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ERP Systme, also Enterprise-Resource-Planning Systeme, übernehmen im Unternehmen die Aufgaben der Planung, Steuerung und Verwaltung von verschiedenen Ressourcen. Wir von premium technologies sehen gerade für kleine und mittelständische Unternehmen großes Potenzial in der Verwendung von ERP Systemen und der damit einhergehenden Digitalisierung der Unternehmen.

Wie genau ERP Systeme in Ihrem Unternehmen helfen können, welche Vorteile sie mit sich bringen und wie wir als Systemhaus Ihnen bei der Einführung dieser Systeme behilflich sein können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

ERP Systeme allgemein: Nutzung und Funktionen

Ein ERP System ist die komplexe Verkettung von verschiedener Software zur Ressourcenplanung im gesamten Unternehmen. Je nach dem Bedarf des Unternehmens kann die Anwendung der entsprechenden Software variieren. Die Wahl des richtigen Systems hängt von der Branche, der Unternehmensgröße, dem geforderten Funktionsumfang und den verwendeten Technologien ab.

Je nach den Anforderungen und der Größe Ihres Unternehmens können weitestgehend alle Unternehmensbereiche durch ein ERP System abgebildet werden. So kann eine bessere Kommunikation erfolgen und die unternehmensinterne Kollaboration verbessert werden. Grundsätzlich kann ein ERP System von der Materialwirtschaft, über Produktionsplanung, Rechnungswesen, Personalwirtschaft bis hin zum Dokumentenmanagement alles umfassen. Auch viele andere Bereiche können durch die Verwendung einer ERP Software abgebildet werden.

premium technologies konzentriert sich auf die Bereiche der Buchhaltung, der Personalabrechnung, des Dokumenten- und Kundenmanagements, sowie der Ressourcen- und Warenwirtschaft, der Office-Anwendungen und der digitalen Steuererklärung.

Vorteile von ERP Systemen

Die einheitliche Datenbasis von ERP Systemen hilft dabei, Redundanzen zu vermeiden und allen Mitarbeitern stets die aktuellen Daten zur Verfügung zu stellen. So können viele Unternehmensprozesse zentralisiert und optimiert werden. Dies bringt ebenfalls eine geringere Fehlerdichte mit sich und spart Zeit, da nur mit einem System gearbeitet werden muss.

Ein weiterer Vorteil besteht in dem Gesamtüberblick, den ein ERP System bietet. So können Sie stets alle relevanten Unternehmensdaten aktuell und übersichtlich abrufen, wodurch Entscheidungen schneller getroffen werden können und die Berichterstattung beschleunigt wird. Ebenso trägt dies zur besseren Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern bei.

Zudem kann durch ERP Systeme die Digitalisierung im Unternehmen vorangebracht werden: die digitale Speicherung von Daten erspart das Papierarchiv und die Suche nach bestimmten Daten kann durch eine Suchfunktion in der Software deutlich erleichtert werden. So können Unternehmen nach der Einführung eines ERP Systems eine gesteigerte Motivation der Mitarbeiter verzeichnen, da Standardprozesse automatisiert werden können und sich somit die gesamte Effizienz im Unternehmen steigert.

Insgesamt nützen die Vorteile eines ERP Systems allerdings nur etwas, wenn die Mitarbeiter auch verantwortungsvoll und umsichtig damit umgehen. Daher ist es auch unumgänglich, alle Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software zu schulen, damit diese auch effizient angewandt werden kann. Dafür steht Ihnen unser Partner wetux zur Seite. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Einführung eines ERP Systems oftmals nicht einfach, da sie nicht die Manpower und das Know-how besitzen, welche für den Start nötig sind. Daher ist es sinnvoll einen IT-Dienstleister zu konsultieren.

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Wie premium technologies Sie bei der Einführung eines ERP Systems unterstützt

Als IT-Systemhaus unterstützen wir Sie bei der IST-Analyse der Prozesse und bei der Konzeption des Soll-Ziels. Dann beraten wir Sie zur Auswahl geeigneter Softwarelösungen. Wir agieren gemeinsam mit renommierten Software-Partnern wie LEXWARE, COBRA, AMANGO und MICROSOFT, deren Produkte wir genau kennen und ausgiebig in der täglichen Praxis getestet haben.

Wir begleiten als ganzheitlich denkender IT-Dienstleister die komplette Einführung der Software in die Prozesse. Bei der Schulung der Anwender in den Fachabteilungen stehen wir Ihnen zur Seite. Wir gewährleisten einen technischen und fachlichen Anwendungssupport auf Dauer. Sie profitieren von unseren reichen Erfahrungen als IT-Systemhaus aus langjährigen Kundenbeziehungen mit vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen in Chemnitz und Umgebung.

Wir konzentrieren uns auf Ihre Bedürfnisse: unsere hochqualifizierten Software-Entwickler sind in der Lage, Anpassungen der ERP Software für Sie vorzunehmen. So können Sie spezifische Module nach Ihren individuellen Anforderungen in Ihr ERP System integrieren. Gern helfen unsere Experten Ihnen dabei, den meisten Nutzen aus der Software zu ziehen.

Wonach Suchen Sie?

Digitale Buchhaltung – Lexware Buchhaltung Premium und lexoffice

Digitale Personalabrechnung – Lexware Office Pro

Digitale Steuererklärung – Lexware TAXMAN

Ressourcenplanung und Warenwirtschaft – Lexware, Haufe X360 und Lexware Premium

Dokumentenmanagement – Amagno

Kundenmanagement – cobra crm

Office Anwendungen – Microsoft Office 365

Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für Ihre individuelle Beratung!

Ihre Ansprechpartner

Systemadministratoren, Softwareentwickler, Vertrieb und Verwaltung – alle arbeiten unter dem Oberbegriff IT Dienstleister Chemnitz bei premium technologies. Unser Team kennt sich in allen Belangen rund um Technik und IT aus. Das Ziel unserer IT Dienstleistungen ist es, die Geschäftsprozesse unserer Kunden durch den Einsatz von modernen Informationstechnologien zu unterstützen und zu optimieren.  

Die Leidenschaft für Technik und das stetige Streben nach Verbesserung treibt uns alle gemeinsam an. Mit richtungsweisenden Produkten und Lösungen stellen wir uns gern den technischen Herausforderungen, die Unternehmen in Zeiten der Digitalisierung zu bewältigen haben. Dabei handelt es sich meist um längere Prozesse, welche wir mit Ausdauer, Ehrgeiz und jeder Menge Teamgeist anpacken.

Und wo unser Team ist, da ist auch jede Menge Spaß! Sei es eine gesprächige Kaffeepause, ein Plausch in der Mittagsrunde oder ein gemeinsamer Spieleabend: die Witze bleiben nie aus. Genau das ist es auch, was wir an unserem Unternehmen so schätzen. Das lockere Miteinander und die familiäre Atmosphäre schaffen Raum für neue Ideen und jede Menge Kreativität. So finden wir ständig neue Lösungsansätze für unsere Kunden und wagen somit den Blick über den Tellerrand.

Daher ist es uns auch wichtig, keine Standardlösungen anzuwenden, sondern ganz individuell die Bedürfnisse unserer Kunden zu hinterfragen und eine maßgeschneiderte Lösung für das jeweilige Unternehmen zu finden. Mit Enthusiasmus und einer Mengen Fachwissen stehen wir nicht nur dem Auftraggeber direkt bei, sondern holen jeden einzelnen Mitarbeiter ins Boot, sodass alle von den verbesserten Geschäftsprozessen profitieren können. Denn uns ist es wichtig, die vorhandene Technologie auch zu nutzen.

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IT Infrastruktur

Die IT Infrastruktur ist einer unserer Leistungsbereiche. Wir stellen individuelle und flexible Systeme für unsere Kunden zusammen, welche Hardware, Sicherheit und Vernetzung beinhalten. Durch eine ideal angepasste IT Infrastruktur kann das Unternehmen leistungsfähiger, zuverlässiger und sicherer agieren. Die digitale Transformation ist kein Fremdwort mehr, sondern hält immer mehr Einzug in den Berufsalltag. Wir als IT Dientleister nutzen selbst täglich modernste Tools für unsere Arbeitsprozesse, und diese empfehlen wir auch unseren Kunden. Funktionalität, Ergonomie und Ästhetik spielen dabei eine sehr wichtige Rolle. Denn so kann die Wirtschaftlichkeit und Arbeitsatmosphäre des Unternehmens verbessert werden.

Wir setzen auf die leistungsfähige Technik unserer Partner TERRA, MICROSOFT Surface und LANCOM. Ihre individuellen Anforderungen werden durch eine umfassende Beratung unserer IT-Experten aufgenommen, sodass wir eine maßgeschneiderte Hardware-Lösung für Sie bereitstellen können. Installation und Anwendungssupport für die gesamte Lebensdauer der Geräte werden ebenfalls von uns angeboten. So können Sie die Vorzüge des Rundum-Services nutzen und sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.

ERP Software

Die richtige Business Software und ein gut funktionierendes ERP System kann Ihre Geschäftsprozesse deutlich effizienter machen. Digitale Workflows erhöhen nicht nur die Agilität Ihres Unternehmens, sondern erleichtern auch die tägliche Arbeit. Aus diesem Grund bieten wir unseren Kunden auch die geeignete ERP Software an, damit zu jedem Zeitpunkt ein genauer Überblick über alle Zahlen, Daten und Fakten gewährleistet werden kann – denn nur so kann ein Unternehmen erfolgreich gesteuert werden.

Wir als IT Dienstleister sehen den Bedarf an digitaler Buchhaltung, Personalabrechnung und Dokumentenmanagement. Doch auch das Kundenmanagement, Office Anwendungen, Warenwirtschaft und Ressourcenplanung bieten in digitaler Form einen erheblichen Vorteil für Ihr Unternehmen. Durch unser Know-how im Bereich Software finden wir die passende Lösung für Ihr Unternehmen: mit unseren renomierten Software-Partnern LEXWARE, COBRA, AMAGNO und MICROSOFT können wir auf ein breites Portfolio von Angeboten zurückgreifen.

Wir begleiten als ganzheitlich denkender IT Dienstleister die komplette Einführung der Software in die Prozesse. Bei der Schulung der Anwender in den Fachabteilungen stehen wir Ihnen zur Seite. Wir gewährleisten einen technischen und fachlichen Anwendungssupport auf Dauer. Sie profitieren von unseren reichen Erfahrungen als IT Systemhaus aus langjährigen Kundenbeziehungen mit vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen in Chemnitz und Umgebung.

Kommunikation

In Zeiten von Online Konferenzen, Teamarbeit und dem Teilen von Arbeitsergebnissen ist eine effektive und digitale Kommunikations- und Kooperationslösung unerlässlich. Daher setzen wir auf die Lösungen von MICROSOFT Teams, Planner und Sharepoint, welche die unternehmensinterne Zusammenarbeit stark vereinfachen.

Die intelligenten Lösungen von MICROSOFT Exchange und 3CX für Telefonanlagen ermöglichen eine geordnete und übersichtliche Verwaltung der gesamten Kommunikation. Auch wir als IT Dienstleister nutzen diese Technologien jeden Tag und möchten sie nicht mehr missen.

Je nach Ihrem Kommunikationsbedarf können wir Sie für die verschiedenen Angebote beraten. Wichtig für uns ist dabei, dass Sie die Lösung auch sinnvoll im Unternehmen nutzen können. Zudem helfen wir Ihnen bei der Einführung neuer Kommunikationstools durch Schulungen und Trainings.

Ihr IT Dienstleister Chemnitz für ein Rundum-Sorglos-Paket

Premium technologies steht Ihnen in Chemnitz und Umgebung für die allumfassende Ausstattung mit der richtigen IT Infrastruktur, ERP Software und Kommunikationslösung zur Seite. Von Beratung über Installation bis zum Support sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Zu dem wichtigen Thema Datenschutz arbeiten wir eng mit unserem Partner dasax zusammen, um Ihnen Datensicherheit zu gewährleisten.

Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für Ihr Unternehmen!

Ihre Ansprechpartner

Kevin ist Praktikant bei uns in der Technik und Entwicklung. Er möchte uns von seinem Alltag an der Fachoberschule für Technik berichten, besonders auch vor dem Hintergrund der besonderen Herausforderungen diesen Jahres. Ebenso wie unsere Auszubildende Lisa stieß auch Kevin auf Widerstand bei der Nutzung seines Tablets im Unterricht. Erfahren Sie jetzt, wie digitalisiert das Fachabitur ist.

Als ich an die Fachoberschule für Technik kam, dachte ich mir, diese Schule ist bestimmt hochmodern. Leider ist dem nicht so. Alte grüne Kreidetafeln, alte Beamer, Polylux und Lehrer, die kaum einen PC verwenden. Die Lehrer scheinen überrascht zu sein, dass es überhaupt Technik gibt. Und dass ein Schüler sich damit auskennt, scheint für sie unvorstellbar. Ich habe ein Microsoft Surface für den Unterricht, welches das Schleppen komplett aufhebt und mit dem ich schneller und leichter schreiben kann. In manchen Fächern werde ich allerdings dazu aufgefordert, es wieder einzupacken und stattdessen mit Stift und Papier zu arbeiten. 

Wertschätzen kann ich den Informatikunterricht, wo ich lerne richtig zu programmieren, anstatt nur irgendein Bildbearbeitungsprogramm zu nutzen. Aber wenn man programmieren kann, was nun wirklich nicht leicht ist, wie kann es dann sein, dass die Corona Lage so schlecht bewältigt wird? Denn anstatt für jeden Schüler einen Laptop zu leihen und Live Unterricht zu machen, wird stattdessen alles auf einer Website, welche Moodle genannt wird, gemacht. Jedoch werden wir Schüler dort mit Arbeitsblättern voll gebombt. Und noch schlimmer ist, dass selbst die Lehrer sagen, sie werden dort mehr als genug Dateien reinstellen und dass wir zu Hause länger an den Aufgaben sitzen würden, als wenn wir in der Schule wären. Heißt anstatt von 07.00 Uhr – 14.15 Uhr in der Schule zu sitzen, hängen wir bis 18:00 Uhr oder länger nur an Schulaufgaben, ohne dass wir wissen was benotet wird und was nicht.  

Dass es anders geht sehe ich an premium technologies. Mit Teams wären unsere Probleme viel schneller geklärt: einfach im Chat darüber schreiben, Präsentationen halten und Ergebnisse teilen ist sinnvoller, als die Schüler etwas abschreiben zu lassen. Denn genau so etwas macht den Anschein, als wöllten die Lehrer nur ihre Ruhe vor uns Schülern. 

Schließlich bin ich in der in der IT-Branche tätig, weil mich Technik fasziniert und ich mit Computern arbeiten möchte. Als ich kleiner war hat mein Vater viel an verschiedener Technik gebastelt: Fernseher, Computer und Vieles mehr. Daran hat sich bis heute nichts geändert, nur mein Verständnis dafür. Am Anfang verstand ich nicht was er tat, jedoch spürte ich, die Technik löst etwas in mir aus. Dann habe ich zusammen mit meinem Dad meinen ersten Computer zusammengebaut und ich merkte genau in dem Moment als der PC fertig war, dass das genau mein Thema ist.  

Die Technik bringt uns weiter und wir müssen uns wirklich alle darauf einlassen.

Viele sind davon nicht überzeugt, weil sie es ja selbst nicht so kennen. Ich wünsche mir, dass Schulen, Lehrer und Unternehmen sich auf dieses interessante Gebiet einlassen. Die Erleichterung für das tägliche Leben ist nicht abzustreiten und die Kommunikation kann auf eine neue Ebene gebracht werden, besonders in Schulen. Es gibt ein Video in dem gezeigt wird, wie sich alles weiterentwickelt hat. Autos, welche nach 100 Jahren hochmodern sind, sogar schon fast allein fahren; Häuser, welche besser gebaut werden; sogar wie die Kleidung sich verändert. Nur das Schulsystem ist das gleiche geblieben. Das sieht man auch daran, dass selbst meine Großeltern schon die gleichen Themen in der Schule behandelt haben. Mit Technik, Weiterentwicklung oder Digitalisierung im Schulwesen ist also noch nicht so wirklich eine Entwicklung zu sehen, was schade ist.  

Lasst die Entwicklung zu, um der Schüler Willen!! Lehrer und Schüler können durch die Digitalisierung, die Weiterentwicklung und den Fortschritt besser und mehr lernen! 

Informieren Sie sich hier über unsere Angebote für Bildungseinrichtungen!

Zur fortschreitenden Digitalisierung des Büros gehört auch die digitale Personalakte. Die Verwaltung der Personaldaten in digitaler Form erspart den Kampf durch einen Schrank voller Ordner und bringt alle Informationen gebündelt an einen Ort.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, was es mit der digitalen Personalakte auf sich hat, welche Dokumente dazu gehören und was verboten ist. Zudem möchten wir auch das wichtige Thema Datenschutz kurz beleuchten.

Digitale Personalakte: Bedeutung und allgemeine Informationen

Die digitale Personalakte umfasst die gleichen Inhalte wie eine Akte in Papierform. Jedoch handelt es sich bei der digitalen Form um eine Software, welche elektronische Dokumente verwalten kann. Somit kann auf die Aufbewahrung in Papierform verzichtet werden.

Grundsätzlich ist die Führung einer Personalakte keine Pflicht für den Arbeitgeber. Sie kann jedoch von Vorteil sein, denn somit stehen alle notwendigen Informationen und Unterlagen zu einem Mitarbeiter in gesammelter Form bereit. In die Personalakte gehören alle Informationen, die den jeweiligen Mitarbeiter betreffen. Es bietet sich an, die Akte von Beschäftigungsbeginn an zu führen, da somit der komplette Werdegang des Mitarbeiters von Anfang an dokumentiert werden kann. Zu beachten ist, dass nur Dokumente in die digitale Personalakte aufgenommen werden dürfen, die im sachlichen Zusammenhang mit dem Mitarbeiter und dem Arbeitsverhältnis stehen.

Der Mitarbeiter darf seine Akte jederzeit einsehen. Sind falsche Daten enthalten, so müssen diese korrigiert werden. Auch Dokumente, welche nicht mehr für die Beurteilung des Mitarbeiters relevant sind, müssen aus de Akte entfernt werden. Kommen neue Informationen hinzu, so können die physischen Dokumente gescannt und in die Software übernommen werden.

Ziele und Vorteile einer digitalen Personalakte

Die Speicherung der mitarbeiterrelevanten Daten in digitaler Form hat deutliche Vorteile gegenüber der Aufbewahrung in Papierform. Die gezielte Suche nach Daten kann anhand von Stichworten einfach und schnell erfolgen. Zudem ist auch eine Ergänzung durch weitere Funktionen, wie beispielsweise die Urlaubsverwaltung möglich, sodass die Software auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, gewisse Dokumente für das Finanzamt und die Sozialversicherung über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Durch die saubere Verwaltung in einer digitalen Personalakte kann dies automatisch mit erledigt werden.

Insgesamt kann durch die Verwendung einer digitalen Personalakte eine Optimierung der administrativen Prozesse erfolgen. Die intelligente Anwendung und einfache Handhabung ermöglicht eine Beschleunigung der Abläufe für die Mitarbeiter im Human Resources Bereich. So kann effektiv Zeit gespart werden und die Effizienz wird gesteigert. Somit werden nicht nur Personalkosten gesenkt, sondern Sie können auch Druck- und Lagerungskosten einsparen. Das Papierarchiv kann somit größtenteils abgeschafft werden. Insgesamt kann die gewonnene Zeit in das Unternehmen reinvestiert werden, sodass anderen Personalthemen mehr Beachtung geschenkt werden kann. Zudem sind Schnittstellen, zum Beispiel mit der Buchhaltung, möglich, welche die Integration der digitalen Personalakte in das IT-System Ihres Unternehmens deutlich erleichtern.

Inhalte und No-Go’s

Wie bereits erwähnt dürfen in die digitale Personalakte ausschließlich Dokumente aufgenommen werden, die im sachlichen Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Hier haben wir einige Beispiele für Sie aufgelistet:

• Vertragsdaten (Arbeitsvertrag, Vollmachten, Verschwiegenheitspflichten…)
• Entwicklungsdaten (Beurteilungen, Zwischenzeugnisse, Abmahnungen…)
• Allgemeindaten (Personalmeldungen, Jubiläen, Schriftverkehr mit Mitarbeitern…)
• Vorvertragsdaten (Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen, Eignungstest…)
• Abrechnungsdaten (Gehaltsvereinbarungen, Lohnzettel, Sonderzahlungen…)

Je nach Ihrem Unternehmen und Ihrem Bedarf können die Dokumente in Ihrer digitalen Personalakte variieren. Eine Aktualisierung kann auch das Entfernen von einigen Dokumenten mit sich bringen, wenn diese nicht mehr relevant für die Beurteilung des Mitarbeiters sind.

Es gibt natürlich auch Dokumente und Informationen, die nicht für die Aufbewahrung in der digitalen Personalakte gestattet sind. Dazu gehören grundsätzlich alle Dokumente, welche das Persönlichkeitsrecht gefährden. Das betrifft alle Informationen zum Gesundheitszustand des Mitarbeiters, wie Unterlagen vom Betriebsarzt und psychologische Gutachten, aber auch die politische Ausrichtung, private Vorlieben und Beiträge aus sozialen Medien. Dies sind nur einige Beispiele, daher sollte Vorsicht geboten werden, welche Dokumente in die Akte aufgenommen werden.

Das sagt der Datenschutz

Natürlich gilt es beim Umgang mit Personalakten, egal ob in digitaler oder Papierform, den Datenschutz zu beachten. Digitale Personalakten erhalten dabei mindestens den gleichen Schutz wie papiergebundene. So müssen die digitalen Personalakten verschlüsselt sein und einer Mehr-Faktor-Authentifizierung unterliegen. Auch Datenschutz-Prinzipien wie die Datenminimierung und Speicherbegrenzung sind auf die Personaldatenverarbeitung anzuwenden. Zugriff auf die digitale Personalakte hat nur der Mitarbeiter selbst, der Personalverantwortliche und der Vorgesetzte mit dem berechtigten Zweck der Personalverwaltung.

Die digitale Personalakte muss mit Passwörtern oder Berechtigungen geschützt sein. Wichtig ist es auch, die Einwilligung der digitalen Führung einzuholen und sich an die Betriebsvereinbarung zu halten. Für eine ausführliche Beratung zum Thema Datenschutz und digitale Personalakte können Sie sich an unseren Partner dasax wenden.

Lesen Sie jetzt auch unseren Beitrag zum Thema digitale Dokumentenarchivierung!

Dokumentenarchivierung rückt auch durch die Gesetzgebung immer stärker in den Fokus. Aufgrund der Menge an Dokumenten wird eine reine Papieraufbewahrung zunehmend schwerer. Glücklicherweise nimmt der digitale Dokumententransfer zu, sodass eine digitale Archivierung einfacher wird.

Mit unserem Partner AMAGNO möchten wir Ihnen einen tieferen Einblick zum Thema digitales Dokumentenmanagement, insbesondere die digitale Dokumentenarchivierung geben.

Was bedeutet digitale Dokumentenarchivierung?

Eine Software zum Dokumentenmanagement und der -archivierung hilft Ihnen deutlich bei der Verwaltung aller Ihrer Dokumente. So können entsprechende Dateien sehr schnell gefunden, bearbeitet, gespeichert und zurückverfolgt werden. Statt auf hunderte Ordner verteilt, finden Sie alle Dokumente an einem Ort, der im Fall einer Cloud Lösung sogar von überall aus abrufbar ist. Dies hat natürlich auch erheblichen Einfluss auf Ihre Geschäftsprozesse. Komplexität, verursacht durch physische Papierarchivierung, kann drastisch reduziert werden, Medienbrüche können umgangen werden und Redundanzen vermieden werden. Somit steigt ganz automatisch die Auskunftsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter. Ein weiter positiver Nebeneffekt ist die Umweltfreundlichkeit und Zeitersparnis für das Suchen nach Dokumenten.

Welche Vorteile hat eine digitale Dokumentenarchivierung?

Neben den bereits genannten Vorteilen der Zeitersparnis durch vereinfachte Abläufe und kürzere Reaktionszeiten, können Sie ebenfalls Druck- und Personalkosten einsparen. Auch die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ist in diesem Zusammenhang einfach umzusetzen. Die unkomplizierte Verbindung von Abteilungen und Organisationsbereichen fördert den Informationsaustausch und Wissenstransfer, was wiederum zu einer erhöhten Effizienz in Ihrem Unternehmen führt.

Besonders wenn mehrere Personen auf die Dokumente zugreifen müssen, kann eine digitale Dokumentenarchivierung die Zugriffe und Bearbeitungsschritte lückenlos dokumentieren und, wenn nötig, auch rekonstruieren. Wenn Veränderungen am Dokument vorgenommen werden, bekommen alle Zugriffsberechtigten automatisch die aktuelle Version, sodass Fehlerquellen eliminiert werden können.

Möchten Sie besonders sensible Daten archivieren, so können Sie die Dokumente mit Zugriffsrechten sichern.  Durch ein digitales Dokumentenmanagement ist die revisionssichere Archivierung und Aktenführung möglich, ebenso das Verarbeiten von personenbezogenen Daten laut DSGVO.

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Einsatzmöglichkeiten der digitalen Dokumentenarchivierung

Die Dokumentenarchivierung durch eine Software wie AMAGNO findet in den verschiedensten Unternehmensbereichen Anwendung: bei Buchhaltung und Finanzen, im Einkauf und der Beschaffung, sowie im Marketing und Vertrieb. Wir möchten Sie besonders auf drei Bereiche hinweisen.

Rechnungsverarbeitung
AMAGNO ermöglicht es Ihnen, Ihre Rechnungsprozesse samt Ein- und Ausgang digital und automatisiert abzubilden. So bietet sich bei der Archivierung die Möglichkeit, eine Rechnung digital mit einem Stempel oder einer Notiz zu versehen. Ihre Rechnungsdaten werden vom Programm automatisch ausgelesen und werden demnach entsprechend Ihrer gewünschten Klassifizierung abgelegt. So können die zuständigen Mitarbeiter bei Bedarf darauf zugreifen und mit den Dokumenten arbeiten. Ein weiterer Vorteil: Durch die Möglichkeit, Fristen und Vertragsregelungen zu hinterlegen, gehören unbearbeitete Rechnungen der Vergangenheit an.

Vertragsmanagement
Dokumentenarchivierung in Papierform, besonders wenn es um Verträge geht, hat einen großen Nachteil: die Mitarbeiter können nicht mehr überblicken, wie lange ein Vertrag noch läuft und wann die Kündigungsfrist ansteht. So kann es durchaus passieren, dass sich durch eine längere Laufzeit die Vertragskonditionen verschlechtern. Nicht so bei der digitalen Archivierung über ein Dokumentenmanagementsoftware (DMS) wie AMAGNO. Das DMS bietet stets einen Überblick und die komplette Kontrolle über alle Verträge, ebenso wie die rechtskonforme Aufbewahrung. Automatische Erinnerungen weisen auf den Ablauf von Fristen hin, sodass ein rechtzeitiges Handeln möglich wird.

E-Mail Archivierung und digitaler Posteingang
Auch für E-Mails gelte rechtliche Aufbewahrungsfristen, welche durch die Verwendung eines DMS einfach umgesetzt werden können. Dies hat zudem den Vorteil, dass bei Abwesenheit auch andere Mitarbeiter auf die Informationen in den Mails Zugriff haben. Relevante Informationen können zudem direkt mit dem dazugehörigen Dokument in der DMS verknüpft werden.

Ein digitaler Posteingang sorgt für Einheitlichkeit im Unternehmen, da alle eingehenden Dokumente zentral erfasst werden. Durch eine vordefinierte Klassifizierung können die Dokumente an den richtigen Ansprechpartner geleitet werden. Danach erfolgt die rechtskonforme Dokumentenarchivierung. Somit sind wieder alle Mitarbeiter über die eingegangenen Dokumente im Bilde, die Servicequalität erhöht sich und die Ablage wird nachvollziehbar.

Was muss bei der Einführung einer Dokumentenmanagementsoftware beachtet werden?

Zunächst besteht die Wahl zwischen der Installation On Premise und der Nutzung per Cloud. Grundsätzlich hängt es von Ihrem Unternehmen ab, welche Variante Sie bevorzugen. Bei der Nutzung in der Cloud benötigen Sie keine extra Ausstattung, sind flexibel und können von Kostenvorteilen profitieren. Ein weiterer Vorteil der Cloud Lösung ist, dass Ihre Mitarbeiter unabhängig von Arbeitsplatz und Arbeitszeit auf die jeweiligen Dokumente zugreifen können. Die Nutzung On Premise setzt die Installation in der unternehmenseigenen IT-Umgebung voraus. Hierbei behält das Unternehmen die vollständige Kontrolle über Hard- und Software. Die interne IT muss sich um den reibungslosen Ablauf kümmern, ebenso wie um Wartung, Monitoring und Backups. Hierbei sollten die technischen Voraussetzungen und die nötige Manpower geprüft werden.

Bevor Sie mit der Umsetzung einer DMS beginnen, sollten Sie sich Ihrer Unternehmensprozesse klar sein. In diesem Zuge sollte auch bedacht werden, an welcher Stelle die DMS helfen kann, Ihre Prozesse zu verschlanken und effizienter zu gestalten. Die Aufgaben, welche die digitale Dokumentenarchivierung erledigen soll, sollten ebenfalls im vornherein festgelegt werden. Auch die längerfristige Ausrichtung des Unternehmens sollte in Betracht gezogen werden, sodass, falls nötig, Erweiterungen vorgenommen werden und neue Prozesse direkt optimiert werden können. Bevor eine Software zur Dokumentenarchivierung installiert wird, sollte auf jeden Fall ein Plan zur Einführung um Umsetzung ausgearbeitet werden.

Sie sind neugierig geworden? Dann testen Sie jetzt die kostenfreie Version von AMAGNO und erhalten Sie einen Einblick in die Vorteile des digitalen Dokumentenmangements!

Weitere Informationen über Software zur Erleichterung Ihrer Unternehmensprozesse finden Sie hier auf unserer Website.

Ihre Ansprechpartner

Wer kennt es nicht: schnell einen Kaffee holen und den PC nicht sperren, den Link aus einer seltsamen Mail anklicken, aus Versehen einem Download zustimmen, damit das nervige Fenster verschwindet. Diese scheinbaren Kleinigkeiten können schnell zu einem großen Problem für die IT-Sicherheit Ihres Unternehmens werden.   

In den vergangenen Jahren haben sich Cyberangriffe drastisch erhöht. Jede Unternehmensgröße kann davon betroffen sein, daher gehören entsprechende Sicherheitslösungen in jede gute IT-Infrastruktur. Alle Geräte in Ihrem Unternehmen, vom Smartphone bis zum PC, sollten zentral gegen Schadsoftware abgesichert sein. Auch eine regelmäßige Wartung und Aktualisierung der Geräte trägt maßgeblich zum Schutz vor Angriffen bei.  Doch diese Maßnahmen allein reichen noch nicht aus, um Ihr Unternehmen vor Sicherheitslücken zu schützen. Jeder Mitarbeiter sollte im Umgang mit Internet & Co geschult werden, um etwaige Gefahren zu erkennen und entsprechend mit diesen umzugehen.

Um Ihnen einen Einstieg in das Thema IT-Sicherheit zu geben, haben wir 5 Tipps unserer Sicherheitsexperten zusammengestellt, die Sie vor möglichen Angriffen schützen können:

1. Softwareupdates durchführen

Jegliche Software auf Ihrem Rechner sollte regelmäßigen Updates unterzogen werden. Angefangen beim Betriebssystem bis hin zum Browser sind Aktualisierungen ein Muss. Wer zur Vergesslichkeit neigt, kann die Updates automatisch installieren lassen. Hierfür reicht es, diese Funktion in den Einstellungen der Software zu aktivieren.

2. Antivirenscanner installieren

Um Schadsoftware rechtzeitig zu erkennen und zu löschen ist ein Antivirenscanner unverzichtbar. Wer das Betriebssystem Windows 10 benutzt, hat automatisch einen Virenscanner installiert. Bei allen anderen Systemen sollte eine zusätzliche Software verwendet werden.

3. Keine fremden Datenträger anschließen

Bei fremden Datenträgern sollte große Vorsicht walten. Gefundene, unbekannte Datenträger, wie zum Beispiel USB-Sticks, sollten auf keinen Fall an Ihren Rechner angeschlossen werden. So groß wie die Neugier darüber ist, welche Dateien sich darauf befinden, so groß kann auch der Schaden für Ihr Unternehmen sein. Beachten Sie immer die internen Firmenregeln für die Verwendung von externen Datenträgern und konsultieren Sie im Zweifelsfall Ihren Systemadministrator.

4. E-Mails kritisch prüfen

E-Mails gehören längst in den privaten und beruflichen Alltag. Doch auch wenn sie mit einer gewissen Routine überflogen werden, sollte das kritische Prüfen des Versenders und der Inhalte immer stattfinden. Besonders wenn E-Mails Links enthalten müssen Sie besonders Acht geben. Von blindem Anklicken raten wir streng ab, da somit zum Beispiel Schadsoftware geöffnet werden kann. Auch wenn Sie aufgefordert werden Zahlungen zu tätigen, so sollten Sie sich immer rückversichern, dass der Auftrag auch tatsächlich von der entsprechenden Person kam. Ein kurzes Telefonat kann hierbei schon Klarheit schaffen.

5. Rechner sperren

Sobald Sie Ihren Arbeitsplatz am Rechner verlassen sollten Sie ihn sperren. Auch wenn Sie nur einen kurzen Moment abwesend sind, diese Zeit kann schon ausreichen, um großen Schaden anzurichten. Über das Drücken der Windows-Taste und L können Sie Ihren Rechner im Handumdrehen sperren und somit einen ungewollten Zugriff vermeiden. Und keine Sorge, die Programme bleiben beim Sperren des Rechners offen, sodass Ihre Arbeit nicht verloren geht.

Weitere Informationen rund um das Thema Cybersicherheit finden Sie gesammelt in der Cyberfibel. Initiiert vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik und Deutschland sicher im Netz e.V. bietet das Handbuch zahlreiche Informationen zum sicheren Umgang mit dem Internet und praktische Empfehlungen für den privaten, als auch für den beruflichen Alltag. Hier können Sie die Cyberfibel kostenfrei herunterladen.

Als Ihr IT-Dienstleister in Chemnitz beraten wir Sie gern zu unseren Security-Lösungen und stehen Ihnen bei der Absicherung Ihres Unternehmens zur Seite.