Diana Walther

(Quelle: Lexware)

Alle buchführungspflichtigen Unternehmen sind am Ende jedes Geschäftsjahres zur Abgabe eines Jahresabschlusses verpflichtet. Den Jahresabschluss vorzubereiten und zu erstellen, ist jedes Jahr aufs Neue eine komplexe Aufgabe. Um Sie dabei zu unterstützen, teilen wir mit Ihnen leicht verständliches Lexware-Wissen und hilfreiche Experten-Tipps. Erfahren Sie, wie Sie den Jahresabschluss zeitsparend vorbereiten und welche Fristen und Vorschriften Sie beachten müssen. Profitieren Sie von den besten Steuertipps sowohl zur EÜR als auch zur Bilanz.

Jahresabschluss optimal vorbereiten und erstellen

Bei der Vorbereitung sollten Sie möglichst strukturiert vorgehen. Dadurch sparen Sie bereits von Anfang an Zeit und Geld. Je besser Sie vorbereitet sind, umso einfacher wird die Jahresabschlussanalyse, mit Hilfe derer Sie die aktuelle Lage Ihres Unternehmens umfangreich abbilden können. Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie diese effizient vorbereiten und Ihr Jahresergebnis steuerlich optimieren.

Bevor es an die Vorbereitung des Jahresabschlusses geht, stehen Unternehmer vor der grundsätzlichen Frage, ob sie Buchführung und Jahresabschluss selbst erstellen oder dafür einen Steuerberater einschalten. Die meisten Firmen entschließen sich spätestens beim Thema Jahresabschluss für einen fachkundigen Experten. Dabei ist es mit der richtigen Vorbereitung und einer passenden Buchhaltungssoftware kein Hexenwerk, auch diesen Teil der Buchführung selbst in die Hand zu nehmen.
Mit den Vorbereitungen sollten Sie jedoch möglichst früh anfangen. Denn die Zusammenstellung der nötigen Dokumente dauert seine Zeit.

Dazu gehören u. a.:

• Gesellschaftsvertrag
• Handelsregisterauszug
• Leasingverträge
• Miet- und Pachtverträge
• Rechnungskopien
• Spendenquittungen

Die wichtigsten Vorarbeiten, um den Jahresabschluss zu erstellen:

• Anlagevermögen erfassen
• Vorräte erfassen
• Verträge erfassen
• Fahrtenbuch prüfen (falls vorhanden)
• Buchungsbelege erfassen und sortieren
• Abschreibungen ermitteln und verbuchen
• Rechnungsabgrenzung durchführen
• Forderungen erfassen und prüfen
• Rückstellungen bilden
• Fehlende Belege ersetzen

Tipp: Jahresergebnis steuerlich optimieren

Je höher Ihr Gewinn ausfällt, umso mehr Geld überweisen Sie an das Finanzamt. Bevor Sie den eigentlichen Jahresabschluss erstellen, sollten Sie daher überlegen, wie Sie Ihr Jahresergebnis steuerlich optimieren können. Das bedeutet: Sie „rechnen“ Ihren Gewinn möglichst klein.

Drei Beispiele:

1. Ziehen Sie anstehende Investitionen vor: Wenn Sie ohnehin demnächst einen neuen Schreibtisch oder ein Hochregal brauchen, tätigen Sie die Investition noch vor Jahresende. Damit drücken Sie den Gewinn und reduzieren die Abgaben. Planen Sie einen zeitlichen Vorlauf ein (weil z. B. die Ware nicht sofort geliefert werden kann oder Sie einen Kredit brauchen).
2. Verschieben Sie Einnahmen ins nächste Jahr: Nehmen Sie Kontakt zu Kunden auf, die Ihre Rechnung noch nicht beglichen haben – und bitten Sie diese, später zu bezahlen. Der Grund: Wenn Sie Einnahmen in das nächste Jahr verschieben, mindert das ebenfalls den Gewinn, den Sie im Jahresabschluss ausweisen.
3. Begleichen Sie Rechnungen noch in diesem Jahr: Bezahlen Sie alle Rechnungen vor Jahresfrist. Bitten Sie gegebenenfalls Ihre Lieferanten oder Dienstleister, Ihnen kurzfristig eine Rechnung zu stellen. Ein weiteres Instrument: Vereinbaren Sie Teilzahlungen (z. B. wenn sich die Ausstattung des neuen Büros von Dezember bis Februar hinzieht). Sollte dafür ein Vertrag angepasst werden müssen, planen Sie auch hier genug Zeit ein, um vor Jahresabschluss zu einem Ergebnis zu gelangen.

Tipps für bilanzierende Unternehmen

Beim Jahresabschluss empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise, da die Bilanzierung etwas komplizierter ist. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Steuerberater und klären Sie mit ihm, wie Sie beispielsweise Geschäftsvorfälle buchen sollen, damit er bei den finalen Jahresabschlussarbeiten keine Rückfragen mehr hat.

Bewahren Sie die Buchhaltungsunterlagen (Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträge etc.) gleichso auf, dass diese problemlos den einzelnen Buchungen zugeordnet werden können. Dazu gehört auch eine plausible Kontierung der Belege.

Es ist in jedem Fall ratsam, den Jahresabschluss mit einer Buchhaltungssoftware anzufertigen, da es damit schneller und einfacher geht. Lassen Sie optimalerweise ein bis zwei Mitarbeiter in der Anwendung der Software schulen.

Tipps für alle, die lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen

Wenn Sie Ihren Gewinn via EÜR ermitteln, empfiehlt sich ebenfalls der Einsatz einer Buchhaltungssoftware. Unternehmer müssen ihre Gewinnermittlung ohnehin digital ans Finanzamt senden. Wer also schon während des Jahres seine Belege in einer Software erfasst, spart sich am Jahresende das Aufsummieren und die Übertragung in die elektronische Form.

Wenn Sie den Jahresabschluss ohne Software erstellen, sollten Sie ein Ablage- und Aufzeichnungssystem nutzen, das Ihnen bei der finalen Gewinnermittlung möglichst wenig Nacharbeiten beschert. Am besten besorgen Sie sich das EÜR-Formular und legen in einem Ordner für jede Zeile des Formulars eine extra Rubrik an. Legen Sie alle Belege über das Jahr hinweg in der richtigen Rubrik ab. Am Jahresende müssen Sie dann nur die Belege aufaddieren und in der jeweiligen Zeile des Formulars EÜR eintragen.

Die besten Steuerspartipps zum Jahresabschluss

Der Jahresabschluss ist für viele Unternehmen eine lästige Pflicht. Wir geben Ihnen in diesem Abschnitt jede MengeTipps, wie Sie als Bilanzierer oder EÜR-ler Geld sparen und zeigen Ihnen gleichzeitig, auf welche Fallstricke Sie achten müssen.

Sie benötigen Hilfe mit Lexware oder haben allgemeine IT-Fragen? Kommen Sie einfach auf uns zu! Wir unterstützen Sie gern!