Peter Weißflog, Autor bei IT-Systemhaus Chemnitz – Wir machen IT einfach! | ptc premium technologies GmbH

ERP-Faktencheckreihe

Die Bedeutung von ERP

Unsere neue Reihe setzt sich mit den Bedenken und teilweise Vorurteilen zu einer ERP-Einführung auseinander. Sehr gern nehmen wir auch Ihre Themen auf – schreiben Sie uns! Unser Team freut sich auf Ihre Fragen.

Was ist ERP?

Enterprise Ressource Planning oder kurz ERP ist der innovativ-klingende Anglizismus für ein Softwaresystem, welches ALLE relevanten Daten und Prozesse zur Steuerung eines Unternehmens zusammenführt. Dabei kann man sich das Ganze wie einen Kuchen vorstellen, bei dem z. B. Einkauf, Vertrieb, Kundenmanagement im CRM, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Logistik etc. die Komponenten für das Gesamtergebnis – eine leckere Torte – sind.

Effizienz durch Integration

Im Laufe des Wachstums sammeln sich verschiedene „Software-Zutaten“ in einem Unternehmen an. Schnittstellen, Zugriffe auf verschiedene Systeme und Rechteverwaltungen werden dann meist sehr aufwendig. Mit einem ERP-System müssen die Informationen und Daten nicht aus verschiedenen Programmen oder vielleicht sogar Excellisten zusammengesucht und kombiniert werden, sondern alle sind übersichtlich in einer fertigen Torte zu finden.

Zugriff von überall

Wenn das ERP-System dann auch noch cloudbasiert ist, hat man von überall Zugriff auf die Daten. Bei Haufe X360 wird die Datensicherheit nach dem Bundesdatenschutzgesetz durch ein deutsches Hochsicherheitsrechenzentrum mit umfassenden Schutzvorkehrungen gegen Naturgewalten und Cyber-Angriffe in Frankfurt am Main gewährleistet. Dieses ist nach ISO-27001 und TÜV-zertifiziert und nutzt dieselbe Verschlüsselungsform, die auch für Banken verwendet wird (SSL-Technologie mit AES-Standard). So haben Entscheider sämtliche Daten, wie beispielsweise die Warenbewegungen, die sich ständig verändern, live im Blick und können schnell agieren. Niemand muss sich bei wichtigen Aufgaben auf das Bauchgefühl verlassen, sondern kann datenbasiert die richtige Entscheidung treffen.

Optimierung von Prozessen

Informationen und Prozesse werden verständlich und user-zugeschnitten dargestellt. Die Produktion kann so effizient wie möglich gestaltet werden, weil die Laufzeiten von Maschinen, die benötigten Komponenten, die Arbeitszeiten von Angestellten und die jeweiligen Kosten alle im System zusammenfließen. Durch die Lagerfluktuation können zusätzlich Prognosen erstellt oder automatisch Bestellungen ausgelöst werden und im gleichen Maß werden Belege an die Kundschaft versandt und deren Verträge selbstständig vom System abgerechnet.

Erweiterte Transparenz

Die Transparenz kann auf externe Kunden und Partner erweitert werden – z. B. Supporttickets, Verträge, Warenbestände, Lieferketten. Das funktioniert für alle Beteiligten mit einer schnelleren Bearbeitungsdauer und höheren Zufriedenheit – spart also neben Zeit und Geld auch Nerven.

Einsatz moderner Technologien

Ein ERP-System ist aber nicht nur auf die Erfassung und Vermittlung von Daten beschränkt. Mittels moderner Technologien wie künstlicher Intelligenz und der Vernetzung über die gesamte Supply Chain erleichtert es Arbeitsschritte, die effizient oder eigenständig von dem System übernommen werden können.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Fazit: Ein ERP-System hilft gerade auch mittelständischen Unternehmen dabei, die eigenen Ressourcen bestmöglich zu nutzen. Wobei je nach Branche und Größe ein Unternehmen natürlich spezifische Anforderungen hat und das ERP-System an diese angepasst werden kann.

Kosten und Anpassung

Wie bei einem Kuchen gibt es ein Grundrezept, aber je nach Präferenz können einige Zutaten oder die Dekoration ersetzt, ergänzt oder weggelassen werden. Braucht man z. B. keine Glasur oder Füllung – dann werden diese auch nicht gekauft. Diese flexible Anpassung an die eigenen Bedürfnisse spiegelt sich auch in den Kosten wider, denn entgegen der geläufigen Meinung muss ein ERP-System nicht teuer sein.

Kostenlose Beratung

Wer mehr über ERP-Systeme wissen möchte oder vielleicht noch gar nicht genau weiß, was für sein Unternehmen sinnvoll ist, ist herzlich zu einer kostenfreien Beratung willkommen.

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Neues ERP-System bei Chemnitzer Erdwärmespezialist GeoCollect

by Peter Weißflog25. Juli 202215. März 2024

Smart Rail Connectivity Campus – Cloud, Microsoft Dynamics 365 und Microsoft 365

by Peter Weißflog18. Juli 202222. November 2024

Der Smart Rail Connectivity Campus (SRCC) thematisiert intelligente (“smarte”) Lösungen für den Bahnverkehr und zielt dabei auf den Strukturwandel für eine stark mittelständisch geprägte Region ab. Wie der Name bereits vermuten lässt, soll in Annaberg-Buchholz ein Zentrum für Forschung, Entwicklung, Erprobung und Befähigung zur Zulassung im Innovationsfeld Intelligenter Schienenverkehr (Smart Rail) entstehen.

Konkret arbeiten die circa 150 Partner im Netzwerk zum Beispiel an Lösungen für automatisiertes Fahren und intelligent vernetzte Systeme im Bahnverkehr, in der Bahntechnik und der Hybridisierung von Antrieben zusammen. Testfahrten werden dabei auf der anspruchsvollen Bahnstrecke zwischen Annaberg-Buchholz und Schwarzenberg durchgeführt.

Anforderungen an die IT-Lösungen

Um der digitalen Vision des Projekts auch im Projektmanagement Rechnung zu tragen, sollten mehrere IT-Lösungen implementiert werden. Zum einen sollte eine zentrale Datenbank für die Verwaltung und Kommunikation der Mitglieder geschaffen werden, die auch per Cloud für alle Mitarbeiter jederzeit zugänglich ist. Zum Zweiten sollte der Internetauftritt überarbeitet werden.

Da der Smart Rail Connectivity Campus Mitarbeiter an mehreren Standorten, u. a. in Chemnitz und Annaberg-Buchholz beschäftigt, wurde direkt auf eine Cloud-Software orientiert, um für das gesamte Team die gleichen, flüssigen Arbeitsbedingungen zu schaffen.

Implementierung der Lösungen

Die Mitglieder-/Partnerverwaltung realisierten wir durch Microsoft Dynamics 365, welches dezentrale Insellösungen, Adressbücher und Exceltabellen ablöste. Mit dem Sales Kernmodul der Software sind die Mitarbeiter in der Lage, einheitlich Daten zu pflegen und im Sinne eines Kundenmanagementsystems (CRM) auch Gruppierungen, Auswertungen und Newsletter zu erstellen.

Zusätzlich wurde im Projektverlauf der komplette SRCC auch in Bezug auf Datenverwaltung, E-Mail und Office-Anwendungen auf Microsoft 365 umgestellt. Dank Sharepoint und Exchange Online werden nun alle Dokumente, Daten und die Mail-Kommunikation über die Microsoft Cloud erledigt. Dadurch profitieren auch die über 150 Akteure, da Dokumente somit einfach geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können.

„Uns war stets wichtig, dass wir unser wachsendes und interdisziplinäres Netzwerk zuverlässig abbilden und alle Informationen zu den Partnern in einem Tool verwalten konnten. Mit Microsoft 365 wollten wir zudem in der Lage sein, ortsunabhängig, partnerübergreifend und vor allem effizient zu arbeiten,“ begründet Stephanie Hoyer, Projektmanagerin Innovationsmanagement beim Smart Rail Connectivity Campus e.V. (SRCC e.V.) die Entscheidung für die neue Cloud-Software.

Um dabei auch die Telefonie für Homeoffice und mobiles Arbeiten abzudecken, wurde die Telefonsoftware von 3CX installiert. Mittels der Smartphone-App können die Mitarbeiter nun auch bequem von unterwegs Telefonate mit der Festnetznummer führen.

Hinsichtlich der Webseite wurde im ersten Schritt das relativ komplexe Content Management System Drupal durch WordPress ersetzt, um den Mitarbeitern mehr Freiheiten in der Online-Kommunikation zu ermöglichen.

Bewältigung der Herausforderungen

Eine besondere Herausforderung für das Team bestand darin, alle Ideen und Wünsche auf einen Nenner zu bringen und die heterogene Struktur des SRCC-Netzwerks dabei immer im Hinterkopf zu behalten. So bestand für uns ein wesentlicher Schritt darin, alles zu homogenisieren, bevor wir es in Dynamics einbringen konnten.

Das sagt unser Kunde

„Über ein Zeitfenster von insgesamt sieben Monaten wurden unsere Vorstellungen professionell durch premium technologies umgesetzt. Wir haben nun eine zentrale Plattform, um sämtliche Daten unserer Netzwerkpartner und Mitglieder abzubilden und Prozesse nachverfolgen zu können. Der Zugriff über die Cloud ist für das gesamte Team sehr komfortabel und läuft flüssig. Wir planen im nächsten Schritt weitere Funktionen für uns zu erschließen, um auch die netzwerkübergreifende Kommunikation zu optimieren.“

Stephanie Hoyer, Projektmanagerin Innovationsmanagement, Smart Rail Connectivity Campus e.V. (SRCC e.V.)

GeoCollect GmbH – Neues ERP-System Haufe X360

by Peter Weißflog5. Mai 202222. November 2024

Vor dem Hintergrund knapper werdender Rohstoffe und steigender Energiekosten sind viele Menschen auf der Suche nach alternativen Energiequellen. Eine Lösung dafür ist die Erdwärme: Sie ist immer verfügbar, eignet sich zum Kühlen und Heizen, ist unerschöpflich und absolut schadstofffrei.

Die GeoCollect GmbH mit Sitz in Chemnitz hat sich auf das Thema Erdwärme spezialisiert und bietet ein innovatives Absorber-System zur Nutzung von Erdwärme als Energiequelle für Wärmepumpen an. Das System wird dabei nur 1,5 Meter unter der Erdoberfläche installiert und besteht je nach Energiebedarf aus mehreren Strängen.

Herausforderung: Digitalisierung der Unternehmensprozesse

Um der steigenden Nachfrage mit optimierten (digitalen) Prozessen zu begegnen, entschied sich das Chemnitzer Unternehmen dafür, von seinem alten Warenwirtschaftssystem auf das Cloud-ERP-System von Haufe X360 umzusteigen. Bei Haufe X360 handelt es sich um eine 360° Unternehmenssoftware, die sämtliche Prozesse vernetzt im Unternehmen abbilden kann und das alles ortsunabhängig in der Cloud. Dabei ist die Lösung speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten, um kleine und mittlere Unternehmen zukunftssicher auszurüsten.

Lösung: Implementierung und Anpassung von Haufe X360

Nach erfolgter Projektierung und Konzeptionierung wurden zunächst die Stammdaten in Haufe X360 importiert. Eine besondere Anforderung von GeoCollect war dabei die Arbeit mit Bundles im Warenwirtschaftsmodul. Durch die Montage mehrerer Stränge im Erdreich war dies eine sinnvolle Ergänzung zum breiten Funktionsumfang, um die Abläufe bei der Kalkulation optimal aufzustellen. Die Mitarbeiter sind damit in der Lage, das „Standard-Bundle“ für einen Strang zur Kalkulation hinzuzufügen und dieses dann durch das Tauschen einzelner Elemente auf die jeweiligen Bedürfnisse anzupassen. Um die Kalkulation zuverlässig umsetzen zu können, musste durch die Spezialisten von premium technologies zunächst die Einzelkalkulation außer Kraft gesetzt werden. Andernfalls hätte die Änderung des Bundles auch eine Preisänderung mit sich gezogen. Bei der Angebotslegung lässt sich nun auch bestimmen, ob die Einzelkomponenten samt Preis ausgegeben oder verborgen werden sollen.

Neben dem Haufe X360-Warenwirtschaftsmodul hat GeoCollect auch das Modul Buchhaltung und Finanzwesen im Einsatz. So können ebenfalls Einkauf und Verkauf, Zahlungen, Steuern und die gesamte Buchhaltung homogen in einem System abgebildet werden.

Aktuell sind drei Mitarbeiter an das System angeschlossen, die hauptsächlich am Desktop mit der Plattform arbeiten.

Dandy Seiler, Anwendungsentwickler bei premium technologies, war für die Umsetzung der Bundle-Anpassungen verantwortlich. Er geht mit vielen Learnings aus dem Projekt heraus. „Natürlich mussten wir uns erst mal in die konkrete Konstellation bei GeoCollect hineindenken. Nach Rücksprachen mit Haufe konnten wir die Kalkulation der Bundles dann aber entsprechend der Kundenwünsche anpassen. Wir gehen davon aus, dass die Bundles für andere Anwender interessant sein könnten und arbeiten daran, die Option weiterhin aktuell und mit den neusten Updates kompatibel zu halten.“ Michael Follmar von GeoCollect GmbH resümiert nach ca. sechs Monaten: “Trotz kleinerer Verständigungsprobleme am Anfang konnte durch die tatkräftige Unterstützung von Dandy Seiler und seinen Kollegen das System auf unsere Anforderungen und Wünsche gut angepasst werden. Eine schnelle Bearbeitungszeit und professionelle Lösungsfindung können wir den Partnern von premium technologies gern bestätigen.“

Das sagt unser Kunde

„Wir sind mit Haufe X360 und der Arbeit von premium technologies sehr zufrieden! Die Implementierung hat größtenteils reibungslos funktioniert und wir hatten mit dem Team von premium technologies konstante Ansprechpartner an unserer Seite, die uns über den gesamten Prozess hinweg begleitet und beraten haben. So konnten wir im Herbst 2021 direkt auf das Live-System umsteigen. In der Einarbeitungsphase erhielten wir zudem viele wertvolle Tipps zur effizienten Arbeit mit unserem neuen ERP. Mittlerweile unterstützt uns Haufe X360 im Tagesgeschäft und hat viele Abläufe für uns vereinfacht.“

Michael Follmar, Innendienst-Mitarbeiter, GeoCollect GmbH.

Hacker haben es auf E-Mail-Konten abgesehen

by Peter Weißflog6. April 202231. Juli 2023

Wir bemerken derzeit ein erhöhtes Aufkommen von Spam- und Phishing-Attacken durch Hacker-Angriffe auf E-Mail-Postfächer.

Dabei werden reelle, vertrauenswürdige E-Mail-Accounts gehackt, um dann mit diesen Spam-E-Mails zu versenden. Da es sich dabei um legitime Konten handelt, ist es schwer für Empfänger und deren Sicherheitssysteme diese als Malware zu erkennen.

Mögliche Nachrichteninhalte könnten beispielsweise Benachrichtigungen zu Dateifreigaben sein. Der Empfänger soll dabei auf einen Downloadlink klicken, wodurch die Malware installiert wird.

Auch gefälschte Zahlungsaufforderungen der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sind in diesem Zusammenhang aktuell im Umlauf. (weitere Informationen)

Aktuellste Informationen zu betrügerischen Phishing-Aktivitäten veröffentlicht außerdem die Verbraucherzentrale.

Sollten Sie verdächtige Mails erhalten, zögern Sie nicht, sich an uns zu wenden!

Sie möchten Ihr Unternehmen schützen, indem Sie Ihre Mitarbeiter sensibilisieren? Gern vermitteln wir Ihnen die wichtigsten Grundlagen zum Thema Cybersecurity in unseren Schulungen. Sprechen Sie uns an!

Wie sicher ist Microsoft Teams?

by Peter Weißflog23. März 202228. Juli 2023

Die vergangenen zwei Jahre haben in Sachen Kommunikation einen rasanten Wandel herbeigeführt. Video-Konferenzen, Collaboration-Tools und Webinare sind an der Tagesordnung. Der analoge Austausch hat sich zwangsläufig ins Internet verlagert.

Einer der Gewinner der Stunde ist sicherlich Microsoft mit seinem Tool “Teams“: eine interaktive Plattform zum gemeinsamen Chatten, Telefonieren und Arbeiten. Vom Startup bis zum Großkonzern arbeiten täglich Millionen Menschen in Teams… im Büro, im Homeoffice oder mobil von unterwegs.

Die Chat- und Video-Telefoniefunktion gehen zu den beliebtesten Features bei Teams.

Während einige lediglich die Chat und (Video-)Telefoniefunktion regelmäßig nutzen, greifen andere auf die vernetzte Systemlandschaft zurück: Sharepoint-Dateien abrufen, Projektarbeit mit Hilfe von Planner, Kanälen und Whiteboards… alles kein Problem.

Doch wie schaut es eigentlich in puncto Sicherheit bei Teams aus? Im heutigen Blog-Beitrag beleuchten wir das Thema mal genauer und zeigen Ihnen, welche Maßnahmen Nutzer ggf. auch selbst treffen können, um ihre Arbeit sicher zu gestalten.

Sicherheit in Teams logisch gedacht

Bevor wir in die (Un-)Tiefen der IT-Sicherheit absteigen, möchten wir zunächst kurz innehalten und einige Eckpunkte von Teams klären.

Wir alle kennen wahrscheinlich Spam-Mailings mit dubiosen Absendern, schlecht formulierten, fehlerhaften Mailtexten und offensichtlich schädlichen Links. Nahezu jeder kann sich von überall auf der Welt eine E-Mail-Adresse erstellen, um damit boshafte Absichten zu verfolgen.

Ganz anders sieht das bei Teams aus. Einfach mal einen Account anlegen, mit der Absicht anderen schaden zu wollen, ist wesentlich schwieriger. Denn Grundvoraussetzung ist ein Office-Account, wo unter Umständen auch persönliche Daten hinterlegt sind. So richtig anonym ist das nicht mehr, denn der Urheber verdächtiger Nachrichten kann so immer nachverfolgt werden.

Im Chat ist der Absender einer Nachricht immer klar erkennbar. Gauner haben es da schwer.

Des Weiteren würde Microsoft großangelegten kriminellen Absichten wohl schnell auf die Schliche kommen und weitere Aktivitäten unterbinden.

Das heißt im Umkehrschluss, jemand der die Absicht hat Schaden anzurichten, würde sich wohl ein einfacheres Einfallstor suchen als Teams.

Schutz von innen – mit Admin-Center und Datenverschlüsselung

Im Business-Umfeld kommt Teams mit einem umfangreichen Admin-Center daher, wo zahlreiche Einstellung dazu dienen, das eigene Unternehmen und dessen Mitarbeiter vor Cyberangriffen zu schützen.

So gibt es zum einen die Möglichkeit, den Handlungsspielraum von Gästen einzuschränken.

Darf überhaupt jemand von außerhalb der Organisation Kontakt per Chat aufnehmen?

Dürfen Dateien gesendet werden?

Und auf welchen Dienstgeräten ist Teams installiert?

Darüber hinaus verfügt Teams über eine Datenverschlüsselung für Besprechungen, Chats und Anrufe. Auch Dateien werden bei der Speicherung und Übertragung verschlüsselt.

Ein weiteres Missverständnis bei der Arbeit mit Teams ist der Datenversand. Denn die Dateien werden nicht, wie oft angenommen, direkt 1:1 gesendet, sondern landen quasi im “Zwischenspeicher” auf Sharepoint. Da auch hier komplexe Sicherheitsmechanismen greifen, kann Schadsoftware im Zweifel frühzeitig erkannt, isoliert und beseitigt werden. Zudem haben Administratoren die Möglichkeit, bereits im Vorfeld Einschränkungen für die Datenablage auf Sharepoint vorzunehmen.

Ab und zu kommt im Zusammenhang mit Sicherheitsbedenken dann das Argument, dass Dateien ja direkt in Teams geöffnet werden können. Das ist aber nur halb-richtig. Während Nutzer Office-Dateien wie Word, Excel und PowerPoint ohne weiteres anzeigen und bearbeiten können, blockiert Teams ausführbare Dateien wie etwa *.exe. Hier müsste dann wieder der Weg über Sharepoint oder Download gegangen werden, wo wiederum die IT-Sicherheitsmaßnahmen von Windows greifen.

Vorsicht ist besser als Nachsicht – Mitarbeiter sensibilisieren

Unsere Ausführungen mögen nun so klingen, als wären Cyberangriffe und Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit Teams ausgeschlossen. Dem ist natürlich nicht so. Denn in gewisser Weise bleibt das Thema immer auch eine Art Katz-und-Maus-Spiel. Unternehmen sollten daher alle Mitarbeiter regelmäßig für Bedrohungen sensibilisieren. Erscheinen Absender, Nachrichten oder Dateien suspekt, ist es immer ratsam, einen Experten zu konsultieren.

Sollten Sie Bedenken oder weitere Fragen zu dem Thema haben, stehen wir gern für einen Austausch zur Verfügung.

BSI warnt vor Virenschutzprodukten des russischen Herstellers Kaspersky

by Peter Weißflog18. März 202231. Juli 2023

Am Dienstag hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vor dem Einsatz von Virenschutzsoftware des russischen Herstellers Kaspersky für alle Betriebssysteme gewarnt. Es wird empfohlen, auf Alternativen zurückzugreifen.

Begründet wird dieser Schritt damit, dass der Antivirenschutz, einschließlich der damit verbundenen Clouddienste, über umfangreiche Systemberechtigungen verfügt und im Rahmen von Aktualisierungen eine dauerhafte, verschlüsselte – nicht prüfbare Verbindung – zum Server des Herstellers unterhält. Aktuell bestehen Zweifel an der Zuverlässigkeit, dem Eigenschutz sowie der authentischen Handlungsfähigkeit des Herstellers. Das kriegerische Vorgehen Russlands sowie die ausgesprochenen Drohungen gegen die EU, die NATO und die Bundesrepublik Deutschland bergen ein großes Risiko für IT-Angriffe, die mit weitreichenden Konsequenzen verbunden sein können. So kann aktuell nicht ausgeschlossen werden, dass das Unternehmen gegen seinen Willen gezwungen wird, Systeme anzugreifen oder vertrauliche Daten weiterzugeben.

Unternehmen und andere Organisationen sollten den Austausch wesentlicher Bestandteile ihrer IT-Sicherheitsinfrastruktur sorgfältig planen und umsetzen. Würden IT-Sicherheitsprodukte und insbesondere Virenschutzsoftware ohne Vorbereitung vorzeitig abgeschaltet, wäre man Angriffen aus dem Internet möglicherweise schutzlos ausgeliefert.

Derzeit geht das BSI davon aus, dass Privatanwenderinnen und Privatanwender ohne wichtige Funktion in Staat, Wirtschaft und Gesellschaft nicht im Fokus stehen. Sie können aber in einem erfolgreichen Angriffsfall auch Opfer von Kollateralauswirkungen werden.

Kunden, die hierzu Fragen und Anforderungen haben, können sich gern an Peter Weißflog oder Marcel Wendekamm wenden.

Quelle: BSI warnt vor dem Einsatz von Kaspersky-Virenschutzprodukten

Gesetzliche Anforderungen an die IT – DSGVO

by Peter Weißflog24. Februar 202228. Juli 2023

Die IT in Unternehmen unterliegt verschiedensten rechtlichen Bedingungen – unabhängig davon, ob es sich um ein Startup oder ein traditionsreiches Familienunternehmen in sechster Generation handelt.

Aktuell gehören hier neben BGB und HGB die Vorgaben der GoBD und DSGVO zu den hauptsächlichen Richtlinien.

Beide Texte thematisieren die Nutzung digitaler Medien in Unternehmen.

In diesem Beitrag geben wir einen groben inhaltlichen Überblick über die Schwerpunkte der DSGVO. Wenn Sie stattdessen mehr über die GoBD erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen diesen Beitrag.

Unabhängig davon, was Sie geschäftlich machen, sollten Sie auf jeden Fall bei Fragen einen Rechtsanwalt oder Datenschützer hinzuziehen.

DSGVO – Was ist das überhaupt?

Die DSGVO – oder Datenschutz-Grundverordnung – ist eine Verordnung der Europäischen Union, die den Umgang und die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt. Seit dem 25. Mai 2018 bildet sie den gemeinsamen Datenschutzrahmen der EU. [Zum Volltext]

Wichtige Eckpunkte der DSGVO

Die DSGVO stellt den Rahmen, in dem Sie als Unternehmen, Daten von Personen erfassen und speichern dürfen. Konkret bedeutet das:

Verarbeiten und Speichern von personenbezogenen Daten nur mit vorheriger Erlaubnis
Herausgabe der gespeicherten Daten auf Nachfrage
Löschung der Daten, sobald rechtlich möglich

Die DSGVO betrifft alle Systeme (IT oder nicht), in denen entsprechende Daten enthalten sein können. Daher ist es gerade bei den IT-Systemen wichtig, auf entsprechende Zertifikate zu achten. Dies umfasst auch die Datensicherheit – also sichere Zugänge und Backups!

Darüber hinaus umfasst die DSGVO vor allem auch alle Partner, Lieferanten und Dienste, die Ihr Unternehmen nutzt. Hier muss dann entsprechend eine Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen werden. Das beginnt bereits auf der Webseite, z. B. bei Kontaktformularen oder der Newsletter-Anmeldung.

Worauf zielt die DSGVO ab – Was kann passieren?

Die DSGVO ist zunächst einmal ausschließlich auf Personendaten angelegt. Unternehmensdaten bleiben außen vor. Es geht im Grunde um den sicheren und vertrauenswürdigen Umgang mit Daten, vor allem wenn diese persönlich sind. Gerade in der Außendarstellung (z.B. Webseite) sollte hier aufgrund der Veröffentlichung sehr auf die Einhaltung der Richtlinien geachtet werden.

Im Grunde kann im Bereich der DSGVO immer etwas passieren. Es kann jeder eine Beschwerde beim Landesamt einlegen, welche dieses dann auch prüfen muss.

Strafen werden je nach Schwere des Verstoßes und Art der Daten verteilt (aktuell bis zu 4 % vom Umsatz).

Gerade bei den öffentlich erreichbaren Themen, wie Webseite, Auftragsformulare, Auftragsverarbeitungsverträgen o. ä., lohnt es sich durchaus, diese durch einen Datenschutzexperten prüfen zu lassen.

Gesetzliche Anforderungen an die IT – GoBD

by Peter Weißflog14. Februar 202228. Juli 2023

Aktuell gehören hier neben BGB und HGB die Vorgaben der GoBD und DSGVO zu den hauptsächlichen Richtlinien.

Beide Texte thematisieren die Nutzung digitaler Medien in Unternehmen.

In diesem Beitrag geben wir einen groben inhaltlichen Überblick über die Schwerpunkte der GoBD. Wenn Sie mehr über die DSGVO erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen diesen Beitrag.

Unabhängig davon, was Sie geschäftlich machen, sollten Sie auf jeden Fall bei Fragen einen Rechtsanwalt oder Datenschützer hinzuziehen.

GoBD – Was ist das überhaupt?

Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie deckt zahlreiche Aspekte rund um die Buchführung ab.

Hierzu die wichtigsten Grundlagen:

Verantwortlich ist hier immer der Steuerschuldner – also Sie! Der Steuerberater kann das nicht übernehmen.
Achten Sie bei allen Systemen, die Belege produzieren, auf entsprechende GoBD-Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Zugriff.
Alle Belege und buchungsrelevanten Dokumente, welche digital ins Unternehmen kommen, müssen auch digital, also GoBD-konform aufbewahrt werden. (Stichwort Revisionssicherheit bei digitalen Dokumenten und NEIN! PDF ist nicht revisionssicher! 😉)
Alle Unterlagen müssen mindestens für 10 Jahre nach Steuerbescheid verfügbar sein. Es wird hier ausdrücklich darauf hingewiesen, dass ein Verlust nicht mehr anerkannt werden muss.
Für alle Systeme muss eine entsprechende Dokumentation und Verfahrensbeschreibung vorhanden sein.

Wer sich tiefer einlesen will, kann das auf rund 44 Seiten gern auf der Webseite des Bundesministeriums der Finanzen tun. 😅

Worauf zielt die GoBD ab?

Die GoBD ist vor allem eine Richtlinie der Finanzprüfer.
Seit 2015 werden Buchprüfungen unter Anwendung der GoBD durchgeführt – Tendenz stark steigend.
Es können dabei ALLE digitalen Aufzeichnungen und Programme geprüft werden. Die Themen Revisionssicherheit und Verfahrensdokumentation stehen dabei im Vordergrund.

Was kann passieren, wenn der Prüfer hier Fehler findet?

Es können einzelne Belege (Eingangsrechnungen) verworfen werden. -> Umsatzsteuerrückzahlung
Es kann zu Zuschätzungen zum Umsatz kommen. -> Nachzahlungen
Im schlimmsten Fall kann die komplette Buchführung verworfen werden.
Bei grober Verletzung können auch Strafen verhängt werden.

Hinweis: Aktuell werden alle Betriebsprüfer auf genau diese Themen geschult. Gerade die jüngere Generation bei den Finanzbehörden ist im Bereich IT unheimlich fit.

Sie haben Fragen zu GoBD-konformer Bürosoftware? Sprechen Sie uns gern an!

Lexoffice oder Haufe X360? Die Cloud-Lösungen von Haufe im Vergleich

by Peter Weißflog26. Januar 202215. März 2024

Die richtige Business-Software sorgt dafür, dass Prozesse optimiert und Kapazitäten besser eingesetzt werden können.

Wer sich mit dem Thema näher beschäftigt, steht schnell vor der Frage, ob eine on-premise oder Cloud-Lösung die beste Wahl für das Unternehmen ist.

Inhalt
> Die Vorteile einer Cloud-Business-Software
> Lexoffice – Rechnungen, Banking und Buchhaltung in einem
> Haufe X360 – Mehr Produktivität statt Komplexität
> lexoffice und Haufe X360 im Vergleich

Die Vorteile einer Cloud-Business-Software

Eine Software, die ausschließlich in der Cloud arbeitet, bietet dabei viele Vorzüge.

✔️ Keine Installation erforderlich
✔️ Immer die aktuellste Software-Version durch automatische Updates
✔️ Zugriff von überall möglich, auch von Smartphones und Tablets

Die Software-Experten von Haufe bieten gleich zwei Cloud-Lösungen an, die auf die unterschiedlichen Anforderungen des Mittelstands zugeschnitten sind. Wir möchten in unserem heutigen Blogbeitrag daher lexoffice und Haufe X360 näher beleuchten, um Ihnen die Orientierung ein wenig zu erleichtern.

lexoffice – Rechnungen, Banking und Buchhaltung in einem

Als reine Cloud-Lösung ist lexoffice zu 100 Prozent geräteunabhängig, egal ob Sie am PC, am Tablet oder mit dem Smartphone arbeiten. Sie können jederzeit und überall auf Ihr System zugreifen und effizient arbeiten.

Mit lexoffice können Sie Ihre gesamte digitale Buchhaltung erledigen: Kunden und Belege verwalten, Ihre Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) erstellen und übermitteln sowie mit dem Paket lexoffice Lohn Ihre Personalkosten erfassen und abrechnen.

Durch eine Vielzahl von Schnittstellen zu Online-Banking, ELSTER-Steuerformular, Krankenkassen und weiteren Systemen können Sie schnell und effizient Daten austauschen und versenden.

Haufe X360 – Mehr Produktivität statt Komplexität

Bis vor wenigen Jahren galt gemeinhin die Annahme, ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning) seien extrem kompliziert und teuer und deshalb vor allem großen Betrieben und Konzernen vorbehalten. Mittlerweile spielt das Thema ERP aber auch in kleinen und mittleren Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Zum einen liegt das an der wachsenden Komplexität von Geschäftsprozessen, zum anderen an der fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitswelt, die Firmen aus allen Branchen zum Umdenken zwingt.

Mit Haufe X360 existiert jetzt eine ERP-Lösung, die exakt auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten ist – weil LEXWARE diesen seit Jahrzehnten genau kennt. Die Unternehmensplattform steigert in kürzester Zeit die Effizienz und die Produktivität Ihres Unternehmens. Sie verlieren auch in Zukunft nicht den Anschluss bei der digitalen Transformation, da sich Haufe X360 über Schnittstellen flexibel erweitern und an branchenspezifische Anforderungen anpassen lässt.

Innovative Start-ups und Großunternehmen schöpfen schon lange die riesigen Potenziale aus, die der digitale Wandel bietet.

Mit Haufe X360 können auch mittlere und kleine Unternehmen diese Potenziale für sich nutzen und sich zukunftssicher aufstellen.

lexoffice und Haufe X360 im Vergleich

	lexoffice	Haufe X360
Übersichtlichkeit/ Handling
Implementierung	Startklar innerhalb von 1–2 Stunden	ERP-Projekt erfahrungsgemäß 3-6 Monate Fast Track-Programm verfügbar (Implementierung innerhalb von 60 Tagen)
Einarbeitungszeit	Je nach fachlichem Vorwissen 4–5 Tage	Individuell, von Nutzer zu Nutzer, unterschiedlich Workshop-Angebot/Schulungen für Anwender durch prem-tec
Sicherheit	Daten werden in Frankfurt am Main in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert und geschützt Die genutzte Cloud ist ISO-27001-zertifiziert und nutzt die selbe Verschlüsselungsform, die auch für Bankenverwendet wird (SSL-Technologie mit AES-Standard) Das Rechenzentrum bietet physische Barrieren, Zäune, Kühlsysteme, Brandschutz und andere umfassende Schutzvorkehrungen gegen Naturgewalten. Zudem sind Ihre Daten vor Cyber-Angriffen und unbefugtem Zugriff und Zutritt geschützt.	Daten werden in Frankfurt am Main in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert und geschützt Die genutzte Cloud ist ISO-27001-zertifiziert und nutzt die selbe Verschlüsselungsform, die auch für Bankenverwendet wird (SSL-Technologie mit AES-Standard) Das Rechenzentrum bietet physische Barrieren, Zäune, Kühlsysteme, Brandschutz und andere umfassende Schutzvorkehrungen gegen Naturgewalten. Zudem sind Ihre Daten vor Cyber-Angriffen und unbefugtem Zugriff und Zutritt geschützt.
Übersicht der wichtigsten Funktionen	Lexoffice ist eine Cloud-Lösung für die digitale Buchhaltung in Ihrem Unternehmen: von der digitalen Belegerfassung über Angebotslegung bis zur Rechnungsstellung. Unterschiedliche Software-Pakete Dashboard: Alle Zahlen auf einen Blick Einfache oder doppelte Buchführung Jahresabschluss, GuV, EÜR oder Bilanz Flexible Buchungsmasken ELSTER-Anbindung für Übermittlung der Steuerformulare Musterkontenrahmen DATEV-Schnittstelle Soll- oder Ist-Versteuerung GoBD testiert Lohnabrechnung In den M, L und XL-Paketen außerdem: Anlagenverwaltung Kostenstellen/Kostenträger 13. und 14. Buchungsperiode Netzwerkfähigkeit Benutzer- und Rechteverwaltung OCR-Eingangsrechnungen Belegerfassung Online-Banking alle Funktionen nachlesen	Haufe X360 ist eine modulare Cloud-Lösung, die mittels unterschiedlicher ERP-Module auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten werden kann: von der Buchhaltung über Warenwirtschaft bis hin zum Projektcontrolling. Unterschiedliche ERP-Module Dashboard: Alle Daten auf einen Blick Buchhaltung/Finanzwesen (immer mit drin) Vertragsmanagement Anlagenmanagement Warenwirtschaft Anbindung Versanddienstleister (shipcloud, DHL) CRM Ticketsystem Kundenportal E-Commerce (ShopWare 6, shopify, WooCommerce) Servicemanagement Außendienststeuerung Gerätemanagement Projektcontrolling Produktion Firmen- und Holdingstrukturen GoBD testiert Benutzer- und Rechteverwaltung Anlagenverwaltung DATEV-Schnittstelle Schnittstellen (siehe Webseite)
Support	Inkl. Basis Online-Support von Haufe Gern bieten wir weitere Supportleistungen an	Inkl. Basis Online-Support von Haufe Gern bieten wir weitere Supportleistungen an
Kosten	Die Kosten für lexoffice richten sich nach der jeweiligen Version sowie der Anzahl der Mitarbeiter für die Lohnbuchhaltung	Die Kosten für Haufe X360 richten sich nach der Modulauswahl sowie nach der Anzahl der Nutzer.

Sie haben Fragen zu weiteren Funktionen oder wünschen eine individuelle Beratung zum Thema Cloud-Software? Dann wenden Sie sich gern an unsere Consultants für Digitalisierung.