Die Wahl des passenden Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie die Effizienz und Sicherheit der Geschäftsprozesse maßgeblich beeinflusst. d.velop bietet mit seinen Cloud-, Hybrid- und On-Premises-Lösungen verschiedene Betriebsformen an, die jeweils spezifische Vor- und Nachteile mit sich bringen. In diesem Beitrag werden die Unterschiede dieser Varianten beleuchtet, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen.
Cloud-Betrieb
Beim Cloud-Betrieb wird das DMS als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet bereitgestellt. Dies ermöglicht den Nutzern den Zugriff auf ihre Dokumente von jedem Ort und zu jeder Zeit, sofern eine Internetverbindung besteht. Ein wesentlicher Vorteil dieser Betriebsform sind die geringen Anfangsinvestitionen, da keine eigene Hardware angeschafft werden muss und die Abrechnung in der Regel über monatliche Nutzungsgebühren erfolgt. Zudem profitieren Unternehmen von automatischen Updates und Erweiterungen, ohne zusätzlichen administrativen Aufwand. Allerdings kann die Abhängigkeit vom Anbieter sowie mögliche Compliance-Herausforderungen, insbesondere bei sensiblen Daten, als nachteilig empfunden werden.
On-Premises-Betrieb
Der On-Premises-Betrieb zeichnet sich dadurch aus, dass das DMS auf unternehmenseigenen Servern installiert und betrieben wird. Dies bietet maximale Kontrolle über Daten und Infrastruktur sowie eine hohe Anpassungsfähigkeit an spezifische Unternehmensbedürfnisse. Besonders in stark regulierten Branchen kann dies von Vorteil sein. Allerdings sind die initialen Kosten höher, da Investitionen in Hardware und Software erforderlich sind. Zudem obliegt die Verantwortung für Wartung, Updates und Sicherheitsmaßnahmen dem Unternehmen selbst, was zusätzliche Ressourcen bindet.
Hybrid-Betrieb
Der Hybrid-Betrieb kombiniert Elemente des Cloud- und On-Premises-Betriebs. Unternehmen können dabei bestimmte Anwendungen und Daten lokal verwalten, während andere in der Cloud betrieben werden. Dies ermöglicht eine schrittweise Migration in die Cloud und bietet Flexibilität, um sowohl von lokalen als auch von Cloud-basierten Lösungen zu profitieren. Allerdings erfordert diese Betriebsform ein höheres Maß an Integration und Management, was die Komplexität erhöhen kann.
d.velop Produktfunktionen im Vergleich
Kriterien für die Wahl der richtigen Betriebsform
Bei der Entscheidung für die geeignete Betriebsform sollten Unternehmen verschiedene Faktoren berücksichtigen. Dazu zählen das Datenvolumen und die Speicheranforderungen, spezifische Branchen- und Compliance-Vorgaben, die vorhandenen IT-Ressourcen und -Kompetenzen sowie das verfügbare Budget. Zudem ist es wichtig, die langfristige Skalierbarkeit und zukünftige Unternehmensziele in die Überlegungen einzubeziehen.
Fazit
Die Wahl zwischen Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Betrieb hängt von den individuellen Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens ab. Jede Betriebsform bietet spezifische Vorteile und Herausforderungen. Eine sorgfältige Analyse Ihrer Bedürfnisse sowie eine fundierte Beratung können dabei helfen, die optimale Lösung zu finden.
Sie sind unsicher, welche Betriebsform am besten zu Ihrem Unternehmen passt? Unsere Experten stehen Ihnen gerne für ein persönliches Beratungsgespräch zur Verfügung.
Stellen Sie sich vor, Sie starten Ihren Tag im Büro, arbeiten konzentriert an Ihrem Desktop-PC mit mehreren Bildschirmen und einer bequemen Tastatur. Am Nachmittag wechseln Sie ins Homeoffice, um flexibler auf private Termine reagieren zu können. Dort wartet jedoch bereits der erste Frustmoment: Ihr Dienst-Laptop hat nicht die gleichen Einstellungen wie der Desktop-PC, einige wichtige Dateien fehlen sogar und das Anstecken der notwendigen Peripheriegeräte wird zur nervenaufreibenden Kabelsuche. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die Herausforderung des modernen Arbeitsplatzes
Viele von uns kennen diese Situation nur zu gut: Wir möchten flexibel arbeiten – mal im Büro, mal zu Hause oder unterwegs. Aber oft führt der Wechsel zwischen verschiedenen Geräten wie Desktop-PCs und Laptops zu einem Durcheinander: verschiedene Datenstände, Kabelsalat und unnötiger Zeitverlust. Sicher, Daten können mit OneDrive synchronisiert werden, aber auch das braucht Zeit – und wehe, die Internetverbindung ist langsam. Schon wird das Homeoffice zur Geduldsprobe.
Die Lösung: Flexibles Arbeiten mit einer Dockingstation
Die Lösung klingt einfach: ein mobiles Gerät wie ein Laptop oder Tablet, das an die lokale Hardware angeschlossen wird. Doch wie bewältigt man das Problem der begrenzten Anschlussmöglichkeiten und des Kabelchaos?
Der Schlüssel dazu ist die Dockingstation.
Was ist eine Dockingstation? Eine Dockingstation ist ein kleines, praktisches Gerät, an das Sie mehrere Geräte gleichzeitig anschließen können: Monitore, Tastaturen, Mäuse, Drucker, Netzwerke – alles über eine einzige Verbindung. Diese Dockingstation bleibt im Büro oder Homeoffice, und Sie verbinden sie einfach mit Ihrem Laptop oder Tablet. Einmal angedockt, haben Sie sofort Zugriff auf Ihre gesamte Arbeitsumgebung.
Vorteile von Dockingstationen für den flexiblen Arbeitsplatz
Dockingstationen bieten viele Vorteile, die das Arbeiten an verschiedenen Orten erleichtern:
Einheitliche Arbeitsumgebung: Mit nur einem Gerät – Ihrem Laptop oder Tablet – haben Sie überall die gleichen Einstellungen und Daten. Das spart Zeit und vermeidet Ärger mit Synchronisationsprozessen.
Anschlussmöglichkeiten für mehrere Geräte: Über eine einzige Verbindung können Sie hochauflösende Monitore, Tastaturen, Mäuse, Headsets und andere Geräte anschließen. Das bedeutet weniger Kabelsalat und mehr Zeit für die wichtigen Dinge.
Bessere Ergonomie und höhere Produktivität: Mehrere Monitore erleichtern die Übersicht und das schnelle Wechseln zwischen Anwendungen, was den Arbeitsfluss deutlich verbessert.
Einfaches Setup: Einmal eingerichtet, müssen Sie nur noch Ihren Laptop oder Ihr Tablet andocken, und alles ist sofort einsatzbereit – keine zeitraubenden Konfigurationen mehr.
Zukunftssicherheit: Je nach Modell können Dockingstationen verschiedene Gerätetypen und -generationen unterstützen, was sie zu einer nachhaltigen Investition macht.
Docking-Lösungen von Microsoft, Lenovo und Terra im Vergleich
Mittlerweile bieten zahlreiche Hersteller Docking-Lösungen für die eigenen Produkte an. Viel haben zusätzlich auch universelle Docks für markenfremde Geräte im Portfolio. In den vergangenen Jahren haben wir vor allem mit den Produkten von Microsoft, Lenovo und terra sehr gute Erfahrungen gemacht. Damit Sie im Produkt-Dschungel den Überblick behalten, finden Sie folgend unsere Empfehlungen für unterschiedliche Anwendungsszenarien.
Microsoft
Wer bereits im Microsoft-Ökosystem unterwegs ist, sollte einen Blick auf das Surface Dock 2 werfen. Es ist speziell für die Surface-Reihe entwickelt und erlaubt den Anschluss von bis zu zwei 4K-Monitoren*. Netter Nebeneffekt: Der Laptop oder das Tablet wird gleichzeitig geladen, sodass kein zusätzliches Ladekabel notwendig ist. Auch Internet über LAN, Drucker oder professionelles Headset können angeschlossen werden.
Die Microsoft-Hardware eignet sich besonders für Nutzer, die keine besonderen Anforderungen an die Grafik oder Prozessor haben. Für Konstruktionsprogramme und Bildbearbeitung sollte man eher auf die Lösungen von Lenovo setzen.
*Psssst: Es gibt auch Möglichkeiten, mehr als zwei Bildschirme anzuschließen. Dazu sprechen Sie aber besser mit unseren Profis aus Admin-Abteilung 🤓
Lenovo
Wer Geräte mit einer höheren Leistungsanforderung benötigt, greift besser zu den Laptops von Lenovo. Die Bandbreite reicht von kleinen, schlanken Geräten mit Touch-Display bis hin zu leistungsstarken „Arbeitstieren“. Für beide Enden der Leistungsskala gibt es ein Dock, welches speziell für ThinkPads konzipiert wurde. Aber auch Nutzer anderer Marken gehen nicht leer aus, denn im Portfolio befindet sich auch eine Docking-Lösung für Fremdgeräte.
Allerdings sollte beachtet werden, dass der Support über die Garantie hinaus recht preisintensiv sein kann. Daher sollten Nutzer, die auf umfassenden Service Wert legen, diesen Punkt in ihre Entscheidung einbeziehen.
terra (Wortmann)
Wer eine ähnliche Leistung wie bei Lenovo sucht, dabei aber besonderen Wert auf einen ausgezeichneten Support legt, ist bei terra gut aufgehoben. Die Hardware aus der deutschen PC-Schmiede Wortmann eignet sich besonders für preisbewusste KMUs. Auch hier wird neben einem Universal-Dock eine Dockingstation speziell für die eigenen Geräte angeboten. Besonders hervorzuheben sind die attraktiven Support-Pakete, die weit über den Standard hinausgehen und maßgeschneiderte Lösungen für jedes Unternehmen bieten.
Die Docks von Microsoft, Lenovo und terra im Vergleich
Kriterium
Microsoft
Lenovo
terra (Wortmann)
Spezialisierung
Speziell für Surface-Geräte entwickelt. Geeignet für Nutzer ohne besondere Anforderungen an Grafik oder Prozessor.
Geräte für höhere Leistungsanforderungen, geeignet für intensive Anwendungen wie Konstruktionsprogramme und Bildbearbeitung.
Geräte mit ähnlicher Leistung wie Lenovo, ideal für preisbewusste KMUs, die Wert auf exzellenten Support legen.
Docking-Optionen
Surface Dock 2, ermöglicht den Anschluss von bis zu zwei 4K-Monitoren und weiteren Peripheriegeräten.
Docking-Lösungen für ThinkPads und Fremdgeräte, passend für eine breite Palette von Geräten und Anforderungen.
Bietet sowohl Universal-Docks als auch spezielle Dockingstationen für eigene Geräte.
Monitor-Anschluss
Bis zu zwei 4K-Monitore; es gibt Möglichkeiten, mehr anzuschließen (Beratung durch IT-Profis empfohlen).
Unterstützt mehrere Bildschirme je nach Docking-Lösung und Gerätemodell.
Unterstützt mehrere Monitore, abhängig von Dockingstation und Gerätemodell.
Support und Service
–
Support über die Garantie hinaus kann teuer sein; umfassender Service muss in die Entscheidung einbezogen werden.
Hervorragender Support mit maßgeschneiderten Lösungen, attraktive Support-Pakete über den Standard hinaus.
Zielgruppe
Nutzer im Microsoft-Ökosystem, die keinen hohen Bedarf an Grafik- oder Prozessorleistung haben.
Nutzer mit höheren Leistungsanforderungen, z. B. für Konstruktion und Bildbearbeitung.
Preisbewusste kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), die Wert auf guten Support legen.
Bemerkungen
Ermöglicht gleichzeitig das Laden des Geräts, kein zusätzliches Ladekabel nötig.
Umfassendes Portfolio von leichten Laptops bis zu leistungsstarken Workstations.
Deutsche Marke, bekannt für ihre maßgeschneiderten Lösungen und hohe Servicequalität.
Kompatibilität
Surface Dock 2 ist kompatibel mit einer Vielzahl von Surface-Geräten (Surface Pro, Surface Laptop, Surface Book usw.) und unterstützt unterschiedliche Auflösungen und Bildwiederholraten. Nicht kompatibel mit Geräten anderer Marken.
Lenovo Docks sind mit einer breiten Palette von Lenovo ThinkPads sowie mit Fremdgeräten kompatibel.
Terra Docking-Lösungen sind sowohl für Terra-eigene Geräte als auch für Universalgeräte geeignet.
Portauswahl
7 Ports inklusive zwei USB-C vorne (15W), zwei USB-C hinten, zwei USB-A, 1-Gigabit Ethernet und Audioanschluss.
Verschiedene Konfigurationen mit USB-C, USB-A, Ethernet und mehr, je nach Modell.
Mehrere USB-Anschlüsse, Ethernet, Display-Anschlüsse, je nach Modell und Anforderungen.
Management-Funktionen
Unterstützt zentrale IT-Verwaltung wie Firmware-Updates und Sicherheitskontrollen über Windows Management Instrumentation (WMI) und Surface Enterprise Management Mode (SEMM).
Verwaltungsfunktionen variieren je nach Dock und Einsatzbereich, weniger spezifische IT-Management-Funktionen.
Einfache Verwaltung durch standardmäßige Funktionen und Management-Tools für kleinere Unternehmen.
Stromversorgung
199W externer Stromversorgung, unterstützt schnelles Aufladen und Wake-on-LAN-Funktionalität.
Stromversorgung variiert je nach Modell, unterstützt häufig Aufladung und Netzwerkfunktionen.
Ausreichende Stromversorgung für die meisten Geräte, abhängig vom gewählten Dock.
Fazit: Effizienter und flexibler Arbeiten mit der richtigen Dockingstation
Zugegeben, wir reden hier von einem konkreten Szenario: mehrere stationäre Arbeitsplätze, ein mobiles Gerät (Laptop oder Tablet) und die Arbeit in der Cloud. Unserer Erfahrung nach ist dieses Setup aber besonders für Nutzer, die regelmäßig im Homeoffice sind, interessant.
Die Dockingstation ist eine gute Möglichkeit, den Wechsel zwischen unterschiedlichen Arbeitsorten bequem und effizient abzubilden. Kabelsalat, Datensynchronisation und abweichende Einstellungen entfallen, da nur noch ein einziges Gerät im Einsatz ist.
Die Wahl der Dockingstation hängt dabei stark von den individuellen Anforderungen an die restliche Hardware ab. Microsoft bietet nahtlose Integration für Surface-Nutzer, Lenovo punktet mit leistungsstarken Optionen für anspruchsvolle Anwender, und terra überzeugt mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis und starkem Support.
Wir finden jedenfalls, dass Dockingstationen nicht nur ein nettes Gadget, sondern ein echter Gamechanger für die hybride Arbeitswelt sind.
Gern konfigurieren wir auch Ihre Arbeitsplätze entsprechend Ihrer individuellen Anforderungen. Sprechen Sie uns einfach an.
Cyberkriminelle verbreiten derzeit ein gefährliches Phishing-Kit namens V3B, das speziell auf Kunden europäischer Banken abzielt, darunter auch viele namhafte Institute in Deutschland wie Sparkasse, Commerzbank, Deutsche Bank und Hypovereinsbank.
Was ist das Phishing-Kit V3B?
V3B ist eine Malware-as-a-Service Lösung, die Cyberkriminellen für eine monatliche Gebühr von 130 bis 450 Euro den Zugriff auf ausgeklügelte Phishing-Werkzeuge ermöglicht. Das Kit enthält vorgefertigte Phishing-Seiten für über 50 Banken, die dem echten Online-Banking-Auftritt täuschend ähnlich sehen. Opfer sollen so dazu gebracht werden, sensible Daten wie Zugangsdaten und Transaktionsnummern (TANs) preiszugeben.
Besondere Gefahr: Umgehung von Zwei-Faktor-Authentifizierung
Eine erschreckende Funktionalität erlaubt es den Angreifern sogar, die bei vielen Banken übliche Zwei-Faktor-Authentifizierung auszuhebeln. V3B kann demnach Codes abfangen, die per SMS, App oder PhotoTAN generiert werden. Ein integrierter Live-Chat täuscht zudem eine Kommunikation mit dem Bankmitarbeiter vor, um weitere Daten zu stehlen.
Funktionsweise des V3B-Kits
Das V3B-Kit zeichnet sich durch seine Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit aus. So bietet es unter anderem Funktionen zur Echtzeitinteraktion mit den Opfern. Sobald ein Benutzer auf eine gefälschte Webseite zugreift, können die Angreifer in Echtzeit reagieren und spezifische Aktionen auslösen, um an sensible Daten wie Login-Informationen oder Einmalpasswörter (OTP) zu gelangen.
Ein bemerkenswertes Merkmal ist die Fähigkeit, QR-Codes zu generieren und Phishing-Angriffe damit zu orchestrieren. Dies wird oft als „QR-Code-Phishing“ bezeichnet. Darüber hinaus unterstützt das V3B-Kit auch modernere Authentifizierungsmethoden wie PhotoTAN und Smart ID, was es besonders gefährlich macht.
Wie verbreitet sich V3B?
Die Verbreitung erfolgt typischerweise durch Phishing-Mails, gefälschte Websites oder Messenger-Nachrichten, die Opfer auf die präparierten Phishing-Seiten locken sollen. Social-Engineering-Taktiken wie gezielte Irreführung durch die Kriminellen kommen hier zum Einsatz.
Was können Bankkunden tun?
Um sich vor solchen Phishing-Angriffen zu schützen, sollten Nutzer stets wachsam sein:
E-Mail-Absender überprüfen: Stellen Sie sicher, dass E-Mails von legitimen Quellen stammen, bevor Sie auf Links klicken.
Keine Informationen auf unbekannten Webseiten eingeben: Seien Sie vorsichtig bei der Eingabe persönlicher Daten auf Webseiten, die Ihnen verdächtig erscheinen.
Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) nutzen: Aktivieren Sie, wenn möglich, MFA für zusätzliche Sicherheit.
Das Bewusstsein für diese Bedrohungen und das Ergreifen geeigneter Vorsichtsmaßnahmen kann erheblich dazu beitragen, sich vor Phishing-Angriffen zu schützen.
Die Digitalisierung bietet viele Vorteile, aber auch Herausforderungen. Besonders bei der Rechnungsstellung und der Archivierung stellt sich oft die Frage, wie man gesetzliche Anforderungen erfüllen kann. Denn ab 2025 müssen Rechnungen zwischen Unternehmen in einem bestimmten elektronischen Format vorliegen, um als „echte“ eRechnung zu gelten.
Doch keine Sorge, mit der richtigen Vorbereitung lässt sich der Wandel zur eRechnung problemlos meistern – wir zeigen Ihnen wie.
Was ist eine eRechnung?
Eine elektronische Rechnung oder eRechnung ist KEINE bloßes PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung, sondern MUSS in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen ermöglicht dieses Format die automatische und elektronische Verarbeitung. Ab 2025 sind zugelassene Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes EN16931-konformes Format Pflicht für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Nur so lassen sich die Rechnungsdaten digital verarbeiten und Prozesse automatisieren.
Vorteile der eRechnung
Effizienz: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren Fehler.
Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch und geringere Portokosten.
Schnellere Zahlungen: Elektronische Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden.
Umweltschutz: Reduzierter Papierverbrauch schont die Umwelt.
Wie funktioniert die eRechnung in Lexware?
Erstellung: Sie erstellen Ihre Rechnungen wie gewohnt in Lexware und wählen die Option „eRechnung“.
Versand: Über den Auftragsassistenten können Sie die Rechnung im gewünschten elektronischen Format versenden.
Archivierung: Die Rechnung wird automatisch archiviert und ist jederzeit zugänglich.
Die neuen Fristen im Überblick:
Bis 31.12.2024 ist die Erstellung von eRechnungen erlaubt, der Empfänger muss zustimmen
Ab 01.01.2025 ist die Erstellung von eRechnungen erlaubt, der Empfänger muss die Rechnung annehmen
Ab 01.01.2027 sind Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz zur eRechnung verpflichtet
Ab 01.01.2028 gilt die eRechnungspflicht für alle Unternehmen
Zusätzlich zur eRechnung selbst gelten neue Aufbewahrungspflichten für Rechnungsbelege. So müssen elektronische Rechnungen über zehn Jahre im Originalformat unveränderbar vorgehalten werden. Eine simple Ablage in Desktop-Ordnern ist rechtlich nicht mehr zulässig.
Die Lösung von Lexware bietet eine revisionssichere, digitale Archivierung gemäß den GoBD-Vorschriften. Dank Aktivitätsprotokoll und Versionierung bleiben die Daten jederzeit verfügbar, nachvollziehbar und unveränderbar. Die Archivierung lässt sich nahtlos in den Rechnungsworkflow integrieren. Eine mobile App ermöglicht überdies den Zugriff auf Belege von unterwegs.
Die Vorteile der revisionssicheren Archivierung mit Lexware
Automatische Belegarchivierung: Ihre Rechnungen werden automatisch archiviert und synchronisiert.
Aktivitätenprotokoll: Alle Änderungen werden protokolliert und sind nachvollziehbar.
Hohe Datensicherheit: Ihre Daten werden in deutschen Hochsicherheitszentren gespeichert.
Volltextsuche und OCR: Schnelle und effiziente Suche nach archivierten Dokumenten.
Mobiler Datenzugriff: Zugriff auf Ihre Daten von überall aus per App.
Intelligentes Dokumentenmanagement mit d.velop
Besonders komfortabel lässt sich die Belegablage und -archivierung mit der Software d.velop durchführen. Dank Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen und automatischer Dokumentenerkennung werden eingehende Rechnungen direkt zugeordnet und revisionssicher in der digitalen Aktenstruktur abgelegt. Ein besonderes Highlight sind die Workflows und Kollaborationstools zur papierlosen Belegbearbeitung im Team.
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Cloud-Server oder On-Premise-Server? Was gilt es bei der Entscheidung zu beachten?
In der heutigen digitalen Welt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die richtige Serverlösung für ihre Bedürfnisse zu wählen. Dabei müssen sie zwischen Cloud-Servern und On-Premise-Servern abwägen. Aber was bedeuten diese Begriffe überhaupt und welche Vor- und Nachteile haben sie? In diesem Beitrag werden wir uns mit dieser Frage beschäftigen und beleuchten, was es bei der Entscheidung zu beachten gilt.
Was sind Cloud-Server und On-Premise-Server?
Bevor wir uns mit den Unterschieden befassen, lassen Sie uns klären, was genau Cloud-Server und On-Premise-Server sind.
Cloud-Server: Cloud-Server sind Server, die von einem externen Anbieter betrieben und über das Internet bereitgestellt werden. Unternehmen nutzen Cloud-Server, um ihre Daten und Anwendungen in einer virtuellen Umgebung zu speichern und auszuführen. Diese Server werden in Rechenzentren gehostet, die eine große Anzahl von Servern beherbergen können.
On-Premise-Server: Im Gegensatz dazu werden On-Premise-Server direkt im Unternehmen betrieben und verwaltet. Die Hardware und Software befinden sich physisch im Firmengebäude. Unternehmen haben die volle Kontrolle über ihre On-Premise-Server und können diese nach ihren eigenen Anforderungen konfigurieren und warten.
Vorteile von Cloud-Servern
Flexibilität und Skalierbarkeit: Cloud-Server bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Ressourcen schnell und einfach je nach Bedarf anzupassen. Sie können zusätzliche Serverkapazitäten hinzufügen oder reduzieren, ohne neue Hardware kaufen oder installieren zu müssen. Diese Flexibilität ist besonders für Unternehmen wichtig, die saisonale Schwankungen im Geschäft haben oder schnell wachsen möchten.
Kosteneffizienz: Cloud-Server können kosteneffizient sein, da Unternehmen nur für die Ressourcen zahlen, die sie tatsächlich nutzen. Es entfallen Investitionen in teure Hardware und Wartungskosten. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Nutzung von Cloud-Servern von den Skaleneffekten des Anbieters profitieren, da dieser die Kosten auf eine große Anzahl von Kunden verteilen kann.
Zugriff von überall: Cloud-Server ermöglichen den Zugriff auf Daten und Anwendungen von überall und jederzeit, solange eine Internetverbindung besteht. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verteilten Teams und erhöht die Flexibilität der Mitarbeiter. Unternehmen können ihren Mitarbeitern den Zugriff auf Unternehmensressourcen von verschiedenen Geräten aus ermöglichen, was die Produktivität steigern kann.
Vorteile von On-Premise-Servern
Kontrolle und Sicherheit: On-Premise-Server bieten Unternehmen eine höhere Kontrolle über ihre Daten und Sicherheitsmaßnahmen. Die Daten verlassen das Firmengelände nicht, was das Risiko von Datenlecks verringert. Unternehmen können ihre eigenen Sicherheitsrichtlinien implementieren und überwachen, um die Integrität und Vertraulichkeit ihrer Daten zu gewährleisten.
Compliance: Für Unternehmen, die speziellen branchenspezifischen Vorschriften unterliegen, können On-Premise-Server die Einhaltung dieser Vorschriften erleichtern. Da die Daten lokal gespeichert und verarbeitet werden, haben Unternehmen die volle Kontrolle über die Einhaltung von Vorschriften und Standards. Dies kann dazu beitragen, rechtliche Risiken und Haftungsfragen zu minimieren.
Leistung und Latenz: On-Premise-Server können eine bessere Leistung und geringere Latenzzeiten bieten, da die Daten lokal gespeichert und verarbeitet werden. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die rechenintensive Anwendungen oder Echtzeitkommunikation verwenden. Durch die Reduzierung der Latenzzeiten können Unternehmen die Benutzererfahrung verbessern und die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse steigern.
Aspekt
Cloud-Server
On-Premise-Server
Flexibilität und Skalierbarkeit
Schnelle Anpassung an Ressourcenbedarf möglich, keine Investitionen in Hardware nötig.
Begrenzte Skalierbarkeit, erfordert Investitionen in Hardware für Skalierung.
Kosteneffizienz
Kosten basieren auf tatsächlicher Nutzung, keine Wartungskosten.
Höhere Anfangsinvestitionen in Hardware, Wartungs- und Betriebskosten können höher sein.
Zugriff von überall
Standortunabhängiger Zugriff über Internet möglich, erleichtert Zusammenarbeit.
Daten und Anwendungen lokal gespeichert, Zugriff von außerhalb des Unternehmensnetzwerks möglicherweise eingeschränkt.
Kontrolle und Sicherheit
Geringere Kontrolle über physische Sicherheit, abhängig vom Anbieter.
Höhere Kontrolle über physische Sicherheit, volle Kontrolle über Sicherheitsrichtlinien und Zugriffsebenen.
Compliance
Einhaltung von Compliance-Standards möglicherweise schwieriger, abhängig vom Anbieter.
Einfachere Einhaltung von Compliance-Standards durch volle Kontrolle über Daten.
Leistung und Latenz
Abhängig von Internetverbindung und Serverauslastung, potenziell höhere Latenzzeiten.
Lokale Speicherung und Verarbeitung führen zu besserer Leistung und geringeren Latenzzeiten.
Entscheidungskriterien
Bei der Entscheidung zwischen Cloud- und On-Premise-Servern sollten Unternehmen verschiedene Faktoren berücksichtigen:
Unternehmensgröße und -wachstum: Kleine und mittelständische Unternehmen können von der Flexibilität und Skalierbarkeit von Cloud-Servern profitieren, während größere Unternehmen möglicherweise die Kontrolle und Sicherheit von On-Premise-Servern bevorzugen.
Budget und Kosten: Cloud-Server können anfangs kostengünstiger sein, da keine Investitionen in Hardware getätigt werden müssen. Langfristig können sich jedoch On-Premise-Server als kosteneffizienter erweisen, insbesondere wenn die Nutzung langfristig hoch ist.
Datensicherheit und Compliance-Anforderungen: Unternehmen sollten sicherstellen, dass die gewählte Serverlösung ihren Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entspricht, insbesondere wenn sensible Daten verarbeitet werden.
Fazit
Die Wahl zwischen Cloud- und On-Premise-Servern ist keine einfache Entscheidung und hängt von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen eines Unternehmens ab. Während Cloud-Server Flexibilität und Skalierbarkeit bieten, punkten On-Premise-Server mit Kontrolle und Sicherheit. Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen und die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu wählen. Letztendlich sollte die gewählte Serverlösung dazu beitragen, die Geschäftsziele zu erreichen und die Effizienz der Unternehmensprozesse zu steigern.
In der heutigen schnelllebigen Welt der Informationstechnologie kann es eine Herausforderung sein, den Überblick über die neuesten Technologietrends zu behalten. Eine Frage, die sich viele Unternehmen stellen, ist: Wie lange kann man einen onPremise-Server nutzen, bevor er ausgedient hat? Diese Frage ist entscheidend, da die Nutzungsdauer eines Servers direkte Auswirkungen auf die Effizienz, Sicherheit und Kosten eines Unternehmens hat.
Was ist ein onPremise-Server?
Bevor wir in die Details eintauchen, lassen Sie uns zunächst klären, was ein onPremise-Server überhaupt ist. Ein onPremise-Server ist ein physischer Server, der sich innerhalb der Unternehmensräumlichkeiten befindet und von den Mitarbeitern vor Ort gewartet und verwaltet wird. Im Gegensatz zu Cloud-Servern, die von Drittanbietern gehostet werden, bietet ein onPremise-Server Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten und Anwendungen.
Die Lebensdauer eines onPremise-Servers
Die Lebensdauer eines onPremise-Servers hängt von mehreren Faktoren ab, darunter:
Technologische Weiterentwicklung: Die Geschwindigkeit, mit der sich die Technologie entwickelt, beeinflusst direkt die Lebensdauer eines Servers. Neue Hardware und Softwareversionen können die Leistungsfähigkeit eines Servers veralten lassen.
Lebenszyklus des Server-Betriebssystem: Die Supportdauer des Server-Betriebssystems hat direkten Einfluss auf dessen Lebensdauer. Wird der Support eingestellt, ist es Zeit für einen Austausch.
Wartung und Upgrades: Regelmäßige Wartung und Upgrades sind entscheidend, um die Lebensdauer eines onPremise-Servers zu verlängern. Durch regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.
Sicherheitsanforderungen: Mit der zunehmenden Bedrohung durch Cyberangriffe ist es wichtig, dass ein onPremise-Server den aktuellen Sicherheitsstandards entspricht. Veraltete Server können anfällig für Sicherheitslücken sein, die das Unternehmen einem erhöhten Risiko aussetzen.
Geschäftsanforderungen: Die Lebensdauer eines Servers sollte auch den sich ändernden Geschäftsanforderungen entsprechen. Wenn sich die Anforderungen eines Unternehmens ändern oder wachsen, muss möglicherweise ein Upgrade oder Austausch des Servers erfolgen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.
Wann ist es Zeit für ein Upgrade?
Es gibt einige Anzeichen, die darauf hinweisen können, dass es Zeit ist, Ihren onPremise-Server zu aktualisieren oder zu ersetzen:
Geringe Leistung: Wenn Ihr Server langsamer wird und nicht mehr mit den Anforderungen Ihres Unternehmens Schritt halten kann, ist es möglicherweise Zeit für ein Upgrade.
Häufige Ausfälle: Wenn Ihr Server häufig ausfällt oder unerwartete Probleme auftreten, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass er am Ende seiner Lebensdauer angekommen ist.
Kapazität erschöpft: Beim Aufsetzen eines onPremise-Servers werden bereits Annahmen über die benötigte Speicherkapazität getroffen. Ändern sich die Anforderungen, kann diese schnell ausgereizt sein und ein Upgrade wird erforderlich.
Sicherheitsbedenken: Veraltete Server sind anfälliger für Sicherheitsbedrohungen. Wenn Sicherheitsbedenken aufkommen, ist ein Upgrade möglicherweise unerlässlich.
EOL des Betriebssystems: Die Server-Betriebssysteme von Windows haben generell eine Lebensdauer von 10 Jahren. Dabei liefert Microsoft für 5 Jahre Funktionsupdates. Für weitere 5 Jahre wird der Server mit Sicherheitsupdates versorgt.
Hardware veraltet: Nach ca. 5 Jahren Betrieb hat eine Festplatte ausgedient.
Garantieende der Hardware: Hersteller wie Wortmann geben standardmäßig 60 Monate Garantie. Diese kann mit Aufpreis um weitere 3 Jahre verlängert werden. Nach Ende der Garantie wird es jedoch Zeit für neue Komponenten.
Ist ein Cloud-Server eine gute Alternative?
In Anbetracht der begrenzten Nutzungsdauer und der starren Konfiguration stellt sich die Frage, ob nicht ein Cloud-Server eine bessere Alternative darstellt. Doch diese Frage lässt sich nicht so einfach beantworten und wird durch einige Faktoren beeinflusst.
Zunächst einmal kommt es darauf an, welche Software im Unternehmen im Einsatz ist. Nicht alle Systeme sind Cloud-Server-fähig. Daher sollte man genau abwägen und vor allem auch zukünftige Entwicklungen im Unternehmen mit in Betracht ziehen.
Hinzu kommt, dass Cloud-Server zwar keine hohen Anschaffungskosten haben, dafür aber mit monatlichen Leasingkosten zu Buche schlagen. Noch immer sind onPremise-Server die günstigere Variante, wenn man die Kosten über die Laufzeit von 5 Jahren betrachtet.
Wer jedoch vor allem auf Flexibilität und Skalierbarkeit Wert legt, kommt am Thema Cloud-Server nicht vorbei. Einen detaillierten Ratgeber zum Thema „onPremise oder Cloud-Server“ finden Sie ebenfalls auf unserem Blog.
Unser Angebot für Sie
Wenn Sie feststellen, dass Ihr onPremise-Server nicht mehr den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht oder Sie sich Gedanken über Sicherheitslücken machen, sind wir hier, um Ihnen zu helfen. Unser Team von IT-Experten kann Ihnen bei der Bewertung Ihrer aktuellen Serverinfrastruktur helfen und maßgeschneiderte Lösungen anbieten, die Ihren Anforderungen entsprechen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren!
Outlook, Word, Excel und Teams gehört mittlerweile zur Standard-Software im Office-Alltag. Und obwohl viele Nutzer täglich damit arbeiten, wird das Potenzial der vielfältigen Anwendungen häufig nicht vollständig ausgeschöpft.
Farbige Ordner in OneDrive?
Eine integrierte Schrittaufzeichnung zum Verfassen einfacher Anleitungen?
Plakative Beiträge in Teams, die garantiert gesehen werden?
Mehr Durchblick in Outlook dank bedingter Formatierung?
Besonders in kleinen Betrieben ist es nach wie vor gängige Praxis, Rechnungen in Word und Excel zu erstellen und diese dann auf dem Server in einem Dateipfad zu sichern.
Wir möchten heute kurz erklären, warum das problematisch ist und wie es besser gemacht werden kann.
GoBD – Gesetzliche Anforderungen kennen und umsetzen
Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie deckt zahlreiche Aspekte rund um die Buchführung ab.
Die GoBD sagen unter anderem aus, dass Belege revisionssicher abzulegen sind. Werden Rechnungen jedoch in Word oder Excel erstellt, kann im Grunde jeder diese ändern oder überschreiben. Auch PDFs, die daraus generiert und elektronisch versendet wurden, sind davon betroffen.
„Wie kann das sein?“, werden wir oft gefragt. „PDFs lassen sich doch gar nicht ohne weiteres ändern.“
Hier also unsere Antwort: Wird eine PDF-Rechnung aus einer Word oder Excel erstellt und per Mail versendet, kann diese nachträglich verändert werden. Entweder wird das ursprüngliche Dokument überarbeitet und als PDF unter gleichem Namen erneut abgespeichert oder aber es wird eine Software genutzt, welche direkt Änderungen in der Rechnung vornimmt. In beiden Fällen lässt sich der Überarbeitungsverlauf unter Umständen nicht mehr transparent nachvollziehen, weshalb Finanzprüfer besonderes Augenmerk darauf legen.
Unsere Empfehlung
Wir raten daher von der Rechnungsstellung in Word und Excel ab und empfehlen den Einsatz einer Software zur Buchhaltung, die GoBD-konform arbeitet.
Sollten Rechnungen – egal ob in Office oder einem anderen Programm erstellt – per Mail versendet werden, muss zudem ein DMS (Dokumententenmanagementsystem) zum Einsatz kommen, um die Überarbeitungshistorie abbilden zu können.
Ist dies nicht erwünscht, so sollten zumindest die wichtigsten Prozessschritte bei der Rechnungsstellung hinsichtlich Ihrer GoBD-Konformität angepasst und in einer entsprechenden Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Auch ein Archivierungssystem ist dann notwendig, um den Versionsverlauf nachvollziehbar zu gestalten.
Anfang 2023 brachte das Bundesfinanzministerium die Pflicht zur E-Rechnung ins Gespräch. Seitdem ist die Aufregung groß, denn viele Fragen sind noch offen und Unternehmen sorgen sich um die Umsetzung.
Gemäß dem Referentenentwurf ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz, den man sich ähnlich einer Excel-Tabelle vorstellen kann. Die benötigten Informationen werden dabei immer in der vorgegebenen Reihenfolge eingetragen. Dies ist auch in der Europäischen Norm EN16931 geregelt. Der Vorteil: Die strukturierten Daten lassen sich ganz einfach maschinell auslesen.
Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch auch, dass ein PDF keine E-Rechnung ist, da das Dateiformat keine strukturierten Daten enthält.
Doch warum das Ganze?
Ab 2028 soll die Umsatzsteuer direkt aus den Rechnungen ausgelesen werden können, was die Steuermeldung für Unternehmen und Behörden wesentlich beschleunigt. Grundvoraussetzung dafür ist aber natürlich, dass Rechnungen auch elektronisch ausgetauscht werden. Aus diesem Grund hat Deutschland entschieden, die E-Rechnung bereits drei Jahre früher einzuführen, bevor 2028 dann das elektronische Steuermeldesystem folgt.
Für Unternehmen hat die E-Rechnung viele Vorteile: Elektronische Rechnungen sind günstig. Es fallen weder Kosten für Papier noch Drucker oder Porto an. Zudem sind sie schnell und einfach in der Handhabung, da die Daten maschinell erfasst und verarbeitet werden.
Doch es gibt auch Kritik: So wurde wiederholt der finanzielle Aufwand beanstandet. Das Argument können wir jedoch nicht teilen. Denn in Anbetracht der erheblichen Ressourceneinsparung rechnet sich der Umstieg bereits nach wenigen Monaten oder gar Wochen.
Auch wenn 2025 noch weit weg klingt, sind 1,5 Jahre gar nicht so viel Zeit. Wir empfehlen daher, dass sich Unternehmen frühzeitig mit dem Thema beschäftigen und beispielsweise prüfen, ob ihre aktuellen Softwarehersteller bereits E-Rechnungen anbieten.
Im Idealfall bieten Softwarelösungen bereits heute Schnittstellen zu E-Rechnungsprovidern. So ist zum Beispiel Lexware seit vielen Jahren an einen e-Beleg Service angebunden. Damit lassen sich bereits heute schon E-Rechnungen im EN-16931-konformen Format schnell und günstig erstellen und versenden.
Sie haben Fragen zum Thema E-Rechnung oder Lexware? Kontaktieren Sie uns gern. Gemeinsam machen wir Ihren Rechnungsprozess für die maschinelle Verarbeitung.
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