Ein Laptop, mehrere Arbeitsplätze – Nahtlos Weiterarbeiten dank Docking-Station

Stellen Sie sich vor, Sie starten Ihren Tag im Büro, arbeiten konzentriert an Ihrem Desktop-PC mit mehreren Bildschirmen und einer bequemen Tastatur. Am Nachmittag wechseln Sie ins Homeoffice, um flexibler auf private Termine reagieren zu können. Dort wartet jedoch bereits der erste Frustmoment: Ihr Dienst-Laptop hat nicht die gleichen Einstellungen wie der Desktop-PC, einige wichtige Dateien fehlen sogar und das Anstecken der notwendigen Peripheriegeräte wird zur nervenaufreibenden Kabelsuche. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Die Herausforderung des modernen Arbeitsplatzes

Viele von uns kennen diese Situation nur zu gut: Wir möchten flexibel arbeiten – mal im Büro, mal zu Hause oder unterwegs. Aber oft führt der Wechsel zwischen verschiedenen Geräten wie Desktop-PCs und Laptops zu einem Durcheinander: verschiedene Datenstände, Kabelsalat und unnötiger Zeitverlust. Sicher, Daten können mit OneDrive synchronisiert werden, aber auch das braucht Zeit – und wehe, die Internetverbindung ist langsam. Schon wird das Homeoffice zur Geduldsprobe.

Die Lösung: Flexibles Arbeiten mit einer Dockingstation

Die Lösung klingt einfach: ein mobiles Gerät wie ein Laptop oder Tablet, das an die lokale Hardware angeschlossen wird. Doch wie bewältigt man das Problem der begrenzten Anschlussmöglichkeiten und des Kabelchaos?

Der Schlüssel dazu ist die Dockingstation.

Was ist eine Dockingstation? Eine Dockingstation ist ein kleines, praktisches Gerät, an das Sie mehrere Geräte gleichzeitig anschließen können: Monitore, Tastaturen, Mäuse, Drucker, Netzwerke – alles über eine einzige Verbindung. Diese Dockingstation bleibt im Büro oder Homeoffice, und Sie verbinden sie einfach mit Ihrem Laptop oder Tablet. Einmal angedockt, haben Sie sofort Zugriff auf Ihre gesamte Arbeitsumgebung.

Vorteile von Dockingstationen für den flexiblen Arbeitsplatz

Dockingstationen bieten viele Vorteile, die das Arbeiten an verschiedenen Orten erleichtern:

  • Einheitliche Arbeitsumgebung: Mit nur einem Gerät – Ihrem Laptop oder Tablet – haben Sie überall die gleichen Einstellungen und Daten. Das spart Zeit und vermeidet Ärger mit Synchronisationsprozessen.
  • Anschlussmöglichkeiten für mehrere Geräte: Über eine einzige Verbindung können Sie hochauflösende Monitore, Tastaturen, Mäuse, Headsets und andere Geräte anschließen. Das bedeutet weniger Kabelsalat und mehr Zeit für die wichtigen Dinge.
  • Bessere Ergonomie und höhere Produktivität: Mehrere Monitore erleichtern die Übersicht und das schnelle Wechseln zwischen Anwendungen, was den Arbeitsfluss deutlich verbessert.
  • Einfaches Setup: Einmal eingerichtet, müssen Sie nur noch Ihren Laptop oder Ihr Tablet andocken, und alles ist sofort einsatzbereit – keine zeitraubenden Konfigurationen mehr.
  • Zukunftssicherheit: Je nach Modell können Dockingstationen verschiedene Gerätetypen und -generationen unterstützen, was sie zu einer nachhaltigen Investition macht.

Docking-Lösungen von Microsoft, Lenovo und Terra im Vergleich

Mittlerweile bieten zahlreiche Hersteller Docking-Lösungen für die eigenen Produkte an. Viel haben zusätzlich auch universelle Docks für markenfremde Geräte im Portfolio. In den vergangenen Jahren haben wir vor allem mit den Produkten von Microsoft, Lenovo und terra sehr gute Erfahrungen gemacht. Damit Sie im Produkt-Dschungel den Überblick behalten, finden Sie folgend unsere Empfehlungen für unterschiedliche Anwendungsszenarien.

Microsoft

Wer bereits im Microsoft-Ökosystem unterwegs ist, sollte einen Blick auf das Surface Dock 2 werfen. Es ist speziell für die Surface-Reihe entwickelt und erlaubt den Anschluss von bis zu zwei 4K-Monitoren*. Netter Nebeneffekt: Der Laptop oder das Tablet wird gleichzeitig geladen, sodass kein zusätzliches Ladekabel notwendig ist. Auch Internet über LAN, Drucker oder professionelles Headset können angeschlossen werden.

Die Microsoft-Hardware eignet sich besonders für Nutzer, die keine besonderen Anforderungen an die Grafik oder Prozessor haben. Für Konstruktionsprogramme und Bildbearbeitung sollte man eher auf die Lösungen von Lenovo setzen.

*Psssst: Es gibt auch Möglichkeiten, mehr als zwei Bildschirme anzuschließen. Dazu sprechen Sie aber besser mit unseren Profis aus Admin-Abteilung 🤓

Lenovo

Wer Geräte mit einer höheren Leistungsanforderung benötigt, greift besser zu den Laptops von Lenovo. Die Bandbreite reicht von kleinen, schlanken Geräten mit Touch-Display bis hin zu leistungsstarken „Arbeitstieren“. Für beide Enden der Leistungsskala gibt es ein Dock, welches speziell für ThinkPads konzipiert wurde. Aber auch Nutzer anderer Marken gehen nicht leer aus, denn im Portfolio befindet sich auch eine Docking-Lösung für Fremdgeräte.

Allerdings sollte beachtet werden, dass der Support über die Garantie hinaus recht preisintensiv sein kann. Daher sollten Nutzer, die auf umfassenden Service Wert legen, diesen Punkt in ihre Entscheidung einbeziehen.

terra (Wortmann)

Wer eine ähnliche Leistung wie bei Lenovo sucht, dabei aber besonderen Wert auf einen ausgezeichneten Support legt, ist bei terra gut aufgehoben. Die Hardware aus der deutschen PC-Schmiede Wortmann eignet sich besonders für preisbewusste KMUs. Auch hier wird neben einem Universal-Dock eine Dockingstation speziell für die eigenen Geräte angeboten. Besonders hervorzuheben sind die attraktiven Support-Pakete, die weit über den Standard hinausgehen und maßgeschneiderte Lösungen für jedes Unternehmen bieten.

Die Docks von Microsoft, Lenovo und terra im Vergleich

Kriterium

Microsoft

Lenovo

terra (Wortmann)

Spezialisierung Speziell für Surface-Geräte entwickelt. Geeignet für Nutzer ohne besondere Anforderungen an Grafik oder Prozessor. Geräte für höhere Leistungsanforderungen, geeignet für intensive Anwendungen wie Konstruktionsprogramme und Bildbearbeitung. Geräte mit ähnlicher Leistung wie Lenovo, ideal für preisbewusste KMUs, die Wert auf exzellenten Support legen.
Docking-Optionen Surface Dock 2, ermöglicht den Anschluss von bis zu zwei 4K-Monitoren und weiteren Peripheriegeräten. Docking-Lösungen für ThinkPads und Fremdgeräte, passend für eine breite Palette von Geräten und Anforderungen. Bietet sowohl Universal-Docks als auch spezielle Dockingstationen für eigene Geräte.
Monitor-Anschluss Bis zu zwei 4K-Monitore; es gibt Möglichkeiten, mehr anzuschließen (Beratung durch IT-Profis empfohlen). Unterstützt mehrere Bildschirme je nach Docking-Lösung und Gerätemodell. Unterstützt mehrere Monitore, abhängig von Dockingstation und Gerätemodell.
Support und Service Support über die Garantie hinaus kann teuer sein; umfassender Service muss in die Entscheidung einbezogen werden. Hervorragender Support mit maßgeschneiderten Lösungen, attraktive Support-Pakete über den Standard hinaus.
Zielgruppe Nutzer im Microsoft-Ökosystem, die keinen hohen Bedarf an Grafik- oder Prozessorleistung haben. Nutzer mit höheren Leistungsanforderungen, z. B. für Konstruktion und Bildbearbeitung. Preisbewusste kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), die Wert auf guten Support legen.
Bemerkungen Ermöglicht gleichzeitig das Laden des Geräts, kein zusätzliches Ladekabel nötig. Umfassendes Portfolio von leichten Laptops bis zu leistungsstarken Workstations. Deutsche Marke, bekannt für ihre maßgeschneiderten Lösungen und hohe Servicequalität.
Kompatibilität Surface Dock 2 ist kompatibel mit einer Vielzahl von Surface-Geräten (Surface Pro, Surface Laptop, Surface Book usw.) und unterstützt unterschiedliche Auflösungen und Bildwiederholraten. Nicht kompatibel mit Geräten anderer Marken. Lenovo Docks sind mit einer breiten Palette von Lenovo ThinkPads sowie mit Fremdgeräten kompatibel. Terra Docking-Lösungen sind sowohl für Terra-eigene Geräte als auch für Universalgeräte geeignet.
Portauswahl 7 Ports inklusive zwei USB-C vorne (15W), zwei USB-C hinten, zwei USB-A, 1-Gigabit Ethernet und Audioanschluss. Verschiedene Konfigurationen mit USB-C, USB-A, Ethernet und mehr, je nach Modell. Mehrere USB-Anschlüsse, Ethernet, Display-Anschlüsse, je nach Modell und Anforderungen.
Management-Funktionen Unterstützt zentrale IT-Verwaltung wie Firmware-Updates und Sicherheitskontrollen über Windows Management Instrumentation (WMI) und Surface Enterprise Management Mode (SEMM). Verwaltungsfunktionen variieren je nach Dock und Einsatzbereich, weniger spezifische IT-Management-Funktionen. Einfache Verwaltung durch standardmäßige Funktionen und Management-Tools für kleinere Unternehmen.
Stromversorgung 199W externer Stromversorgung, unterstützt schnelles Aufladen und Wake-on-LAN-Funktionalität. Stromversorgung variiert je nach Modell, unterstützt häufig Aufladung und Netzwerkfunktionen. Ausreichende Stromversorgung für die meisten Geräte, abhängig vom gewählten Dock.

Fazit: Effizienter und flexibler Arbeiten mit der richtigen Dockingstation

Zugegeben, wir reden hier von einem konkreten Szenario: mehrere stationäre Arbeitsplätze, ein mobiles Gerät (Laptop oder Tablet) und die Arbeit in der Cloud. Unserer Erfahrung nach ist dieses Setup aber besonders für Nutzer, die regelmäßig im Homeoffice sind, interessant.

Die Dockingstation ist eine gute Möglichkeit, den Wechsel zwischen unterschiedlichen Arbeitsorten bequem und effizient abzubilden. Kabelsalat, Datensynchronisation und abweichende Einstellungen entfallen, da nur noch ein einziges Gerät im Einsatz ist.

Die Wahl der Dockingstation hängt dabei stark von den individuellen Anforderungen an die restliche Hardware ab. Microsoft bietet nahtlose Integration für Surface-Nutzer, Lenovo punktet mit leistungsstarken Optionen für anspruchsvolle Anwender, und terra überzeugt mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis und starkem Support.

Wir finden jedenfalls, dass Dockingstationen nicht nur ein nettes Gadget, sondern ein echter Gamechanger für die hybride Arbeitswelt sind.

Gern konfigurieren wir auch Ihre Arbeitsplätze entsprechend Ihrer individuellen Anforderungen. Sprechen Sie uns einfach an.

#Microsoft QuickTipps | Streng geheime Tipps für produktiveres Arbeiten mit Microsoft 365 🤫

Outlook, Word, Excel und Teams gehört mittlerweile zur Standard-Software im Office-Alltag. Und obwohl viele Nutzer täglich damit arbeiten, wird das Potenzial der vielfältigen Anwendungen häufig nicht vollständig ausgeschöpft.

Farbige Ordner in OneDrive?

Eine integrierte Schrittaufzeichnung zum Verfassen einfacher Anleitungen?

Plakative Beiträge in Teams, die garantiert gesehen werden?

Mehr Durchblick in Outlook dank bedingter Formatierung?

Excelzellen verbinden – Aber richtig!

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Level Up – Mit Microsoft Surface

Heute sind die Augen der Technik-Welt auf New York City gerichtet, denn Microsoft hat die Presse für ein Event eingeladen. Die Gerüchteküche brodelt, welche Produkte Microsoft launchen werden. Da meist im September oder Oktober neue Technik der Surface Reihe vorgestellt wird, liegt die Vermutung nahe, dass es auch heute Enthüllungen aus der Surface Familie geben wird.

Unsere premium technologies Mitarbeiter sind begeisterte Surface Nutzer. Vom handlichen Surface Go bis zum Pro oder auch den Surface Laptop werden alle Geräte gern genutzt. Sei es im Meeting, Home Office oder über die Dockingstation im Büro, unsere treuen Begleiter wollen wir nicht missen!

Deswegen raten wir Ihnen: Level up! Bis zum 30.09.2023 haben wir eine tolle Rabattaktion für Sie, bei der Sie Ihr Team aufs nächste Level bringen können. Mit den leistungsstarken Surface Pro 9 und Surface Laptop 5 Geräten können Sie Ihr Potential entfalten. Bis zu 15% können Sie beim Kauf sparen – sprechen Sie uns an!

Surface Pro 9

Leistungsstark wie ein Laptop, flexibel wie ein Tablet

i5 16 GB Ram 256 GB WiFi 10% Platin / Graphit
i7 16 GB Ram 256 GB WiFi 15% Platin / Graphit
i7 16 GB Ram 512 GB WiFi 15% Platin / Graphit
SQ3 16 GB Ram 256 GB 5G 10% Platin
SQ3 16 GB Ram 512 GB 5G 10% Platin

Surface Laptop 5

Beeindruckende Geschwindigkeit, modernes Design

i5 8 GB RAM 256 GB 13,5 Zoll 10% Platin / Schwarz
i5 16 GB Ram 256 GB 13,5 Zoll 15% Platin / Schwarz
i5 16 GB Ram 512 GB 13,5 Zoll 15% Platin / Schwarz
i7 16 GB Ram 256 GB 13,5 Zoll / 15 Zoll 15% Platin / Schwarz
i7 16 GB Ram 256 GB / 512 GB 13,5 Zoll / 15 Zoll 15% Platin / Schwarz


Ihr Ansprechpartner

Screen Microsoft Loop

Microsoft Loop – Unsere Erfahrungen mit der neuen Kollaborationssoftware

Sie kennen Excel. Sie kennen Outlook. Und auch Teams hat unseren Arbeitsalltag fest im Griff.

Doch was ist Microsoft Loop eigentlich?

Im März 2023 kündigte Microsoft die Public Preview seiner neuen Kollaborationssoftware Loop an. Microsoft Loop ist eine Plattform, die nicht wie bisher üblich in einzelnen Dokumenten „denkt”, sondern einen standortunabhängigen und grenzenlosen Arbeitsbereich bietet. Es ist eine vernetzte Plattform für die teamübergreifende Zusammenarbeit, die schrittweise ausgebaut werden soll. Zukünftig könnte es so eine native Alternative für Kollaborations-Apps wie Notion oder Trello werden.

Wer sich bis jetzt ausschließlich im Microsoft-Ökosystem bewegt hat, dem wird die Funktionsweise von Notion und Trello zunächst einmal nichts sagen. Die Softwarelösungen verstehen sich als Informationsorganisationssysteme, die innerhalb einer App Text-Editor und Notizen mit Aufgaben- und Projektmanagement verbinden. Auch Wikis und ganze Datenbanken lassen sich damit abbilden.

Als Microsoft also Loop ins Rennen schickte, fragten sich daher viele, welchen Mehrwert es nun gegenüber den anderen Lösungen haben würde. Zugegeben: Wir haben uns das auch gefragt 😋

Wir haben uns also mal ein wenig in Loop umgeschaut und erste Erfahrungen mit der Software gesammelt. Mittlerweile können wir auf die ersten Wochen im Einsatz zurückblicken und möchten nun unsere Eindrücke teilen.

Screen Microsoft Loop

Was ist Microsoft Loop?

Die Arbeitsoberfläche von Loop besteht aus Arbeitsbereichen, die in Seiten unterteilt sind. Hier findet die Zusammenarbeit statt. Man kann Texte, Listen, Tabellen, Abstimmungen und mehr erstellen und bearbeiten.

Der Clou ist, dass jedes dieser Elemente mit nur einem Klick in eine “Loop-Komponente” verwandelt und über Apps hinweg geteilt werden kann. Die Empfänger können die Komponente dort bearbeiten, wo sie empfangen wird – zum Beispiel in Outlook oder Teams. Dabei sehen alle Beteiligten die Änderungen in Echtzeit.

Aufgabenlisten sind beispielsweise mit den Microsoft To Do-Listen verknüpft. Aufgaben aus Loop werden so auch in der vertrauten To Do-App angezeigt und Fristen bleiben im Blick. Team-Mitglieder lassen sich zudem mit „@“ ganz einfach ins Boot holen.

Fun Fact: Das Wort „Loop“ steht im Englischen für „Schleife“. Mit hübschen Dekoartikeln hat das Tool bekanntlich eher weniger am Hut. „To be in the loop“ ist eine englische Redewendung und bedeutet so viel wie „informiert oder eingeweiht sein“.

Mögliche Anwendungsszenarien für Microsoft Loop

Loop steckt noch in den Software-Kinderschuhen. Aktuell ist der Funktionsumfang noch begrenzt. Mit der Zeit ergeben sich aber sicherlich immer neue Anwendungsszenarien. Aktuell sehen wir die App besonders als Medium zum Brainstorming und als Rahmen für fokussierte Diskussionen. Weiterhin bewältigt es bereits einfachere Projektmanagement-Aufgaben erstaunlich gut. Als Informationsorganisationssystem kann es zudem für Datensammlungen oder Wikis eingesetzt werden.

Loop Vorteil #1 – Zusammenarbeit auf einem neuen Level

Einer DER Vorteile ist für uns die nahtlose Zusammenarbeit. Die live Bearbeitungsansicht ermöglicht die gemeinsame Erarbeitung von Ideen und Texten. Dank Erwähnungen und Kommentarfunktion lassen sich Rückfragen direkt klären, ohne in Chat- oder E-Mailprogramme wechseln zu müssen. Das spart Zeit und macht Entscheidungen für alle Mitlesenden transparent.

Loop Vorteil #2 – App-übergreifende Komponenten

Das System der Komponenten ist ziemlich praktisch. Benötigt man zum Beispiel den Input einer anderen Abteilung, muss man nicht ein riesiges – und zuweilen recht furchteinflößendes – Dokument zur Bearbeitung freigeben. Man kann einfach die entsprechende Komponente teilen und alle sehen sofort, was wichtig ist.

Informationen lassen somit deutlich besser herunterbrechen und sind damit besser lesbarer.

Die Komponenten lassen sich unter anderem in Teams-Chats oder Kanälen sowie in E-Mails einbinden: ganz gleich wo diese dann bearbeitet werden, alle Beteiligten sind stets auf dem gleichen Arbeitsstand.

Loop Vorteil #3 – Termine und Verantwortlichkeiten im Blick

Dadurch, dass Loop ebenfalls aus dem Hause Microsoft kommt, werden Aufgaben und Fälligkeiten direkt mit Tasks und To Do synchronisiert. Mitarbeiter können also nach wie vor ihre Aufgabenlisten dort verwalten, wo sie es bereits kennen. Loop ist lediglich eine neu angebundene Quelle.

„Die Deadline ist mir hinten runtergefallen“ dürfte daher der Vergangenheit.

Loop Vorteil #4 – Loop Komponenten werden auf der Office-Startseite angezeigt

Wie alle anderen Datei-Formate werden Loop Komponenten auch im Windows-Startmenü und auf der Office-Startseite angezeigt. Mit gesetztem Filter kann man sämtliche Loop-Inhalte überblicken, die in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen für einen selbst freigegeben sind.

Unser Fazit

Obwohl der Funktionsumfang und die Seitenvorlagen noch eingeschränkt sind (Kein Kanban oder Kalender möglich), macht Loop bereits vieles richtig. Vor allem Anwender, die ohnehin schon mit Tasks, To Dos und Planner arbeiten, profitieren von der gewonnenen Vernetztheit.

Für uns ist es vor allem eine tolle Alternative zu OneNote. Mit dessen etwas angestaubten Look im Hinterkopf erfreuen sich besonders visuelle Typen an der modernen Optik und den Gestaltungsmöglichkeiten.

Nichtsdestotrotz warten auch wir gespannt auf neue Funktionen, welche unsere Arbeit weiter vereinfachen.  

Teams-Besprechungen mit externen Teilnehmern

Microsoft Teams ist eine unglaublich praktische Anwendung im Unternehmensalltag. Neben der Chatfunktion und den integrierten Office-Anwendungen wird besonders seit der Pandemie die Besprechungsfunktion genutzt. Meetings jeglicher Art können ortsunabhängig gehalten und die Zusammenarbeit verbessert werden. Doch können auch Personen außerhalb meiner Organisation an Besprechungen teilnehmen, die von mir gehostet werde? JA! Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag alles über externe Teilnehmer an Teams-Besprechungen!

Die 3 Arten externer Teilnehmer

Grundsätzlich gibt es drei Arten von externen Teilnehmern: Gäste, Personen von vertrauenswürdigen Organisationen und anonyme Teilnehmer. Gäste zählen als Personen, die in meiner Organisation mit einem Gastkonto angemeldet werden. Personen aus vertrauenswürdigen Organisationen nutzen in ihrer Organisation ebenfalls Teams mit einem Microsoft 365 Konto. Anonyme Teilnehmer sind Personen, deren Identität nicht überprüft wurde. Basierend auf dieser Dreiteilung unterscheiden sich verifizierte externe Teilnehmer (Gäste und Personen aus vertrauenswürdigen Organisationen) und nicht verifizierte externe Teilnehmer (anonyme Teilnehmer).

Verfügt ein Teilnehmer nicht über ein M365 Konto, so wird er als Gast eingestuft. Verfügt ein Teilnehmer jedoch über ein solches Konto, kann er über das Feature für externen Zugriff einfach an Besprechungen teilnehmen. Je nach der Art der Besprechung kann so entschieden werden, ob die Teilnehmer überprüft werden müssen oder auch anonym zugelassen werden.

Besprechungen mit Teilnehmern aus Organisationen ohne M365

Damit Personen aus Nicht-M365-Organisationen als verifiziert gelten, müssen diese vorher in einem Verzeichnis als Gast angelegt werden und der Gastzugriff muss demnach aktiviert sein. Nur nach Anmeldung in diesem Gastkonto können sie an der Besprechung teilnehmen, andernfalls zählen Sie als anonym.

Besprechungen mit Teilnehmern aus Organisationen mit M365

Um mit Teilnehmern mit M365 Konto eine Besprechung zu halten, müssen diese entweder über den Gastzugriff verwaltet werden oder das Feature für den externen Zugriff im Teams nutzen. Dieser Zugriff regelt, welchen Organisationen vertraut werden soll und welchen Benutzern es erlaubt ist, mit mir eine Besprechung zu hosten. Die anderen Organisationen müssen ihre Zugriffsverwaltung ebenfalls entsprechend konfigurieren. Fehlen die entsprechenden Zugriffsberechtigungen, so zählen die Teilnehmer als anonym, es sei denn sie sind als Gäste angemeldet. Ist in den Einstellungen die Teilnahme anonymer Personen deaktiviert, so können diese gar nicht an der Besprechung teilnehmen.

Anonyme Teilnehmer

Sind Personen nicht nach den obenstehenden Kriterien überprüft, zählen Sie als anonyme Teilnehmer. Standardmäßig ist die Einstellung getroffen, dass anonyme Personen an Besprechungen teilnehmen dürfen. Erfordern Ihre Compliance Richtlinien jedoch eine Überprüfung der Teilnehmer, so kann der anonyme Zugriff auch deaktiviert werden.

Einwahlbenutzer

Eine Möglichkeit zur Teilnahme an Besprechungen ist die Einwahl über die Konferenznummer. Wählt sich ein Teilnehmer über diesen Weg in die Besprechung ein, so muss er zunächst im Wartebereich warten. Dieser Wartebereich wird genutzt, um die Teilnehmer vor der Besprechung zu überprüfen. Die Wartenden können vom Organisator oder Referenten zugelassen werden. Auch hierbei gibt es wieder verschiedene Optionen für die drei Teilnehmerarten, welche vor oder während der Besprechung konfiguriert werden können. Alternativ kann an dieser Stelle auch mit Besprechungsvorlagen oder Vertraulichkeitsbezeichnungen gearbeitet werden.

Sie sehen, es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Besprechungen mit externen Teilnehmern durchzuführen. Je nach Ihren Anforderungen können die jeweiligen Einstellungen für Ihr Unternehmen getroffen werden.

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben oder Hilfe beim Konfigurieren benötigen, kontaktieren Sie unsere Experten!

Excel ist ein Tabellenkalkulations­­­­programm – KEINE DATENBANK!­

Wir müssen reden! Es gibt da nämlich etwas, das uns schon lange unter den Nägeln brennt.

EIGENTLICH ist Excel nämlich ein Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem Zahlen und Text in tabellarischer Form visualisiert und ausgewertet werden können. Eine schier unendliche Anzahl an Funktionen sorgt dafür, dass komplexe Rohdaten in nützliche Informationen umgewandelt werden.

Doch neben der reinen Tabellenkalkulation hat Excel auch eine “dunkle Seite” der Formel-Macht: Von vielen Unternehmen wird Excel nach wie vor zur Inventarverwaltung oder gar zum Kontaktmanagement zweckentfremdet.

Unser IT-ler Herz blutet, wenn wir sowas hören: Denn wir wissen nur zu gut, dass der Einsatz von Excel als CRM oder Inventarsystem zahlreiche Probleme mit sich bringt.

Excel Problem #1: 🔎

Excels Stärke ist gleichzeitig auch seine größte Schwäche. Mit wachsendem Datenbestand geht die Übersichtlichkeit verloren. Mal eben etwas nachschlagen, mutiert dann schnell zur kniffligen Schnitzeljagd.

Excel Problem #2: 🔗

Excel ist ein in sich geschlossenes System. Anhänge für einzelne Datensätze sind nicht möglich. Auf relevante Dateien kann man nur mit Hyperlink verweisen. Und wehe der Dateiname oder -speicherort ändert sich. Dann läuft der Link ins Leere und wichtige Informationen fehlen.

Excel Problem #3: 🏝️

Excel lässt sich nicht mit Datenbanken und externen Quellen synchronisieren. Zwar lassen sich externe Bezüge zu anderen Tabellen herstellen, doch die Zusammenführung der Daten ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Es bleibt damit eine Insellösung.

Excel Problem #4: ⌨️

Eigentlich ist Excel ziemlich schlau. Es erkennt Zellinhalte und formatiert diese entsprechend. Das kann funktionieren, muss aber nicht. Wer schon einmal bei hunderten Postleitzahlen vom Format 0xxxx die “0” ergänzen musste, weil Excel diese einfach gelöscht hat, weiß, wovon wir sprechen.

Excel Problem #5: 🧐

Komplexe Excel-Tabellen können schon am Desktop einschüchternd wirken. Doch habe Sie schon mal versucht, mobil über Smartphone die gesuchte Information zu finden?

Excel Problem #6: 🗓️

Timelines und Projektpläne in Excel machen auf den ersten Blick durchaus Sinn: Alles ist visuell ansprechend aufgelistet und jeder hat sämtliche Termine im Blick. ABER: Wie kommen jetzt die Termine in den eigenen Kalender? Oder in den Planner? Und wie verfolgt man den Status der einzelnen Aufgaben? Ein fehleranfälliges System, was zusätzlich auch noch eine Doppelpflege zur Folge hat.

Excel Problem #7: 😵‍💫

Excel-Dateien lassen sich mit nur wenigen Klicks kopieren. Plötzlich gibt es zwei Versionen. Welche ist jetzt die aktuelle? Wo wurden die Änderungen vorgenommen?

Excel Problem #8: 🔒

Datenschutz geht alle an! Ja, wir wissen, der Datenschutz ist ein leidiges und trockenes Thema. Das ist aber kein Grund, ihn völlig außer Acht zu lassen. Excel-Tabellen lassen sich schnell kopieren, senden und verschieben. Nicht auszudenken, was passiert, wenn die sensiblen Kundendaten in die falschen Hände geraten.

Unser Fazit

Wir lieben Excel! Wirklich! … aber nur als das, was es ist: Ein Tabellenkalkulationsprogramm.

Es ist ein vielseitiges Tool, doch als Inventarverwaltung oder Kontaktmanagement stößt es schnell an seine Grenzen. Im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld reicht es nicht mehr aus, bloße Tabellen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen zu nutzen.

Ein fortschrittliches CRM- oder Warenwirtschaftssystem versetzt Anwender in die Lage, umfassende Einblicke in Kundeninteraktionen und Lagerbestände zu erhalten, Prozesse zu automatisieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Excel hingegen fehlt es an der nötigen Skalierbarkeit, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Es kann zu Inkonsistenzen, Sicherheitsrisiken und begrenzter Zusammenarbeit führen.

Zur Kundenkontaktverwaltung empfehlen wir daher ein Kundenmanagementsystem. Inventarisierung lässt sich mit Warenwirtschaftssystemen umsetzen. Und wer mehrere Themen unter einem Schirm vereinen möchte, greift am besten auf ein ERP zurück.

Wenn Sie sich unsicher sind, unterstützen wir Sie gern dabei, das für Ihre Daten richtige System zu finden.

SharePoint: Gemeinsamer Zugriff auf Daten

Wir alle kennen diese Situation: mehrere Mitarbeiter arbeiten an einem Dokument, es müssen Änderungen eingefügt werden oder jemand soll Probelesen. Gesagt, getan – alle machen sich hochmotiviert an die Arbeit und dann kommt die Meldung, die uns einen Schauer über den Rücken laufen lässt: Das Dokument ist für die Bearbeitung durch einen anderen Nutzer gesperrt. Dahin ist die Motivation und das leidige Versenden von „Kannst du bitte mal die Word Datei schließen?“ beginnt.

Nun kommt die gute Nachricht: Diese Zeiten sind vorbei! Microsoft 365 bietet die perfekte Lösung für dieses Problem, den SharePoint. Microsofts SharePoint ist ein mobiles, cloudbasiertes Intranet, das von überall aus zu jeder Zeit erreichbar ist. Als zentraler Speicherort für Dateien bietet es die perfekte Basis für die Zusammenarbeit im Unternehmen. Dateien im SharePoint, wie etwa Word Dokumente oder PowerPoint-Präsentation, sind mit der Funktion „Automatisches Speichern“ ausgestattet. So läuft man nie Gefahr, Änderungen und Fortschritte zu verlieren.

Doch nun zu dem Feature, das bei der Zusammenarbeit besonders hilfreich ist: Mehrere Nutzer können in Echtzeit an einer Datei arbeiten. Es gibt keine Fehlermeldungen mehr, weil die Datei bereits von einem Kollegen geöffnet ist. Dies erleichtert die gemeinsame Bearbeitung immens und spart nicht nur Zeit und ständige Abstimmungen, sondern auch Nerven. Im Menüband gibt es eine Anzeige, welche Kollegen gerade ebenfalls in der Datei arbeiten, und über einen Versionsverlauf können alle Änderungen eingesehen werden. So kommt nie wieder die Frage auf, welche Version eines Dokuments gerade die Aktuelle ist, wer etwas geändert hat oder bei wem eine Datei gespeichert ist. Auch das ständige Hin und Her per Mail entfällt, da alle Mitarbeiter zentral auf die Dateien zugreifen können.

Es kann jedoch sein, dass es in Ihrem Unternehmen auch Dateien gibt, die nicht von jedem Mitarbeiter geöffnet, beziehungsweise geändert werden dürfen. Auch das ist im SharePoint kein Problem. Über die Zugriffsverwaltung kann eingestellt werden, welche Nutzer für welche Ordner oder Dateien Berechtigungen besitzen. So können Dokumente nicht in die falschen Hände geraten.

Wir bei premium technologies nutzen den SharePoint täglich und sind begeistert von der einfachen und bequemen Handhabe. Sie sind noch nicht überzeugt oder möchten mehr über das Thema Microsoft M365 erfahren? Buchen Sie eine Beratung bei einem unserer Spezialisten – wir finden die passende Lösung für Ihr Unternehmen!


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Microsoft 365 – das steckt drin

Optimale Anpassung an wandelnde Geschäftsumgebungen

Die sich wandelnden Bedingungen innerhalb einer Wirtschaft stellen Unternehmen regelmäßig vor vielfältige Herausforderungen. Seien es die besonderen Umstände der Pandemie oder auch eine wirtschaftliche Rezession, jedes Unternehmen muss sich der aktuellen Situation anpassen. Im Zuge dessen soll der Fokus natürlich weiterhin auf dem Kerngeschäft liegen und nicht auf den organisatorischen Herausforderungen. Zudem sehen sich Unternehmen unter dem Druck, Kosten zu senken und neue Geschäftsnutzen zu generieren. Das sich wandelnde Arbeitsumfeld erfordert neue Denkweisen und Funktionalitäten, um dem hybriden Arbeitsstil den Weg zu ebnen. Online- Besprechungen, Videotelefonie und automatisierte Prozesse gehören für viele Unternehmen schon fest zum Arbeitsalltag.

Microsoft 365: Die Lösung für flexible Arbeitsmodelle

Um mithalten zu können, müssen vorhandene Systeme mit neuen Lösungen erweitert werden, ohne die Gesamtbetriebskosten ins Unermessliche hochzutreiben und ohne die IT- Infrastruktur unnötig komplex und groß zu machen. Da die Microsoft Office Produkte wie Word, Excel und PowerPoint sich schon lange als alltägliche Tools für Unternehmen etabliert haben, macht es durchaus Sinn auch weitere Anwendungen von Microsoft in den Unternehmensalltag zu integrieren. Microsoft 365 bietet die perfekte Basis, um den Geschäftsnutzen zu maximieren und effizient in einer hybriden Arbeitswelt zu handeln.

Vielseitige Funktionen und Vorteile von Microsoft 365

Microsoft 365 ist eine Komplettlösung aus Office Anwendungen, Clouddiensten und erweiterter Sicherheit. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens und der Unternehmensgröße stehen verschiedene Pläne zur Auswahl. Von kleinen und mittelständischen Unternehmen bis zu großen Kooperationen bietet Microsoft 365 DSGVO- konforme Clouddienste aus Deutschland.

Sicherheit, Effizienz und einfaches Management

Die Vorteile der Funktionalität von M365 lässt sich grob in drei Bereiche gliedern: Sicherheit, Management und Produktivität. Werden teure Bestandslösungen durch M365 abgelöst, werden schnell Zeitersparnisse durch die integrierte Arbeitsumgebung verzeichnet. Ein geringer Arbeitsaufwand durch automatisierte Prozesse und eine einfache Systemverwaltung setzt Potential frei, um sich mit komplexeren Themen zu beschäftigen. Microsoft 365 hat Sicherheit priorisiert: ein integrierter Schutz vor Cyberbedrohungen, Sicherheit für die Anwender, Geräte, Systeme und Netzwerke gehören fest zum Portfolio – egal wo und wie man auf die Unternehmensressourcen zugreift.

Auch der Aufwand für das Management kann durch M365 gering gehalten werden. Nutzer können einfach verwaltet werden, ein Account ermöglicht den Zugriff auf alle Anwendungen und komplizierte Abläufe werden abgelöst.

Förderung der Zusammenarbeit und Mitarbeiterengagement

Doch die Vorteile von M365 erstrecken sich auch auf die operative Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Vielfältige Anwendungen erschaffen neue Wege der Kollaboration, die Ihre Mitarbeiter stärkt und für Engagement sorgt.

Doch die Vorteile von M365 erstrecken sich auch auf die operative Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Vielfältige Anwendungen erschaffen neue Wege der Kollaboration, die Ihre Mitarbeiter stärkt und für Engagement sorgt.

Was steck drin?

Grundsätzlich kann zwischen Microsoft 365 Plänen für KMU und große Unternehmen unterschieden werden. In der folgenden Tabelle können Sie die Optionen sehen.

Die Basis für alle Pläne ist gleich und besteht aus folgenden Bestandteilen:

  • Clouddienste aus Deutschland
  • DSGVO-konform
  • Sichere Datenspeicherung in deutschen Rechenzentren
  • Mindestens 1 TB Cloudspeicher pro Nutzer
  • Office Basics: Word, Excel, PowerPoint, Outlook

Welche weiteren Anwendungen für KMU enthalten sind und wofür diese am besten verwendet werden, sehen Sie in der nachfolgenden Abbildung:

Zudem enthalten alle Pläne:

  • Rund-um-die-Uhr- Support per Telefon und Web
  • 99,9 % Verfügbarkeit
  • Automatisierte Synchronisation durch OneDrive/ SharePoint
  • Teilen und Senden von Zugriffs- oder Gastlinks mit externen Kontakten
  • Sicheres Teilen von Dokumenten und Mails

Für die Enterprise Versionen gelten die folgenden Inhalte:

  • Microsoft 354 Apps: PowerPoint, Excel, Word, OneNote, Publisher (PC), Access (PC)
  • E-Mail und Kalender: Outlook, Exchange, Bookings
  • Besprechungen und Anrufe: Teams
  • Soziales Netzwerk und Intranet: SharePoint, Yammer, Viva Connections, Viva Exchange
  • Dateien und Inhalte: OneDrive, Stream, Sway, Lists, Forms, Visio
  • Arbeitsmanagement: Planner, Power Apps, Power Automate, Power Virtual Agents, To Do
  • Sicherheitsverwaltung: Sicherheitsbewertung und Security&Compliance Center

Sprechen Sie uns gerne an, um das passende Paket für Ihr Unternehmen zu finden. Wir beraten und schulen Sie auch gern zu den einzelnen Anwendungen.


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Mit weniger Aufwand mehr erreichen – Microsoft 365

Flexibilität im Arbeitsalltag mit Microsoft 365

Ein erfolgreiches Unternehmen ist dazu in der Lage, sich den ständig wandelnden Gegebenheiten und Anforderungen der Zeit zu stellen. Wichtig dafür ist nicht nur das Mindset, sondern auch die verwendeten Tools. In diesem Beitrag möchten wir als Partner von Microsoft die Produkte rund um Microsoft 365 genauer beleuchten und Ihnen aufzeigen, wie Ihr Unternehmen von M365 profitieren kann.

Remote Work und die Rolle von Microsoft 365

In den letzten Jahren hat sich der Arbeitsalltag für viele verändert und sowohl Unternehmen als auch Angestellte mussten sich an die Fernarbeit gewöhnen. Remote Work hat sich somit weiterverbreitet und heute wünschen sich viele Arbeitnehmer mehr Flexibilität in Bezug auf ihren Arbeitsort.

Flexibilität und Widerstandsfähigkeit in unsicheren Zeiten

Auch die wirtschaftliche Ungewissheit muss im Unternehmen bedacht werden. Externe und schwer vorhersehbare Faktoren können über das Stehen und Fallen eines Unternehmens entscheiden. Aus diesem Grund ist ein gewisses Maß an Flexibilität unerlässlich. Dies sollte sich ebenfalls in den genutzten Anwendungen widerspiegeln.

Microsoft 365: Die dynamische, cloudbasierte Lösung

In Anbetracht dieser wesentlichen Faktoren bedarf es einer dynamischen, cloudbasierten Lösung. Microsoft ist bestens gerüstet, um Sie für diesen Weg zu wappnen. Das umfassende, integrierte Portfolio an Cloud-Lösungen beruht auf einem Fundament von Sicherheit und Datenschutz. Es hilft Unternehmen aus allen Branchen, die Widerstandsfähigkeit zu erhöhen und das Geschäftsergebnis zu verbessern. Viele Unternehmen arbeiten seit Jahrzehnten täglich mit Microsoft Produkten. Diese Vertrautheit und die Benutzerfreundlichkeit der Produkte sind nur ein Grund mehr, um sich für M365 zu entscheiden.

Moderne Arbeitsformen mit Microsoft 365

Microsoft 365 führt Sie auf den Weg zu modernen Arbeitsformen. Branchenführende Apps in Kombination mit intelligenten Clouddiensten und erstklassiger Sicherheit bieten eine solide Basis an Business Tools für Ihr Unternehmen.

Datenschutz und Microsoft 365

Da das Thema Datenschutz grundlegend von großer Bedeutung ist, möchten wir Ihnen einige Informationen dazu zur Verfügung stellen:

  • Sie haben die Kontrolle über Ihre Daten: Microsoft nutzt Ihre Daten nur für die vereinbarten Dienste. Sobald das Kundenverhältnis beendet ist, werden auch die Daten entfernt. Zudem hält sich Microsoft selbstverständlich an die Datenschutzgesetze wie die DSGVO.
  • Sie entscheiden, wo Ihre Daten gespeichert werden: Microsoft kann Daten an mehr Orten auf der Welt aufbewahren als jeder andere Cloud-Anbieter.
  • Microsoft sichert Ihre Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung: die Protokolle umfassen mindestens zwei Verschlüsselungsschichten.
  • Microsoft verteidigt Ihre Daten: staatlichen Stellen wird kein ungehinderter Zugang zu Ihren Daten gewährt. Datenanfragen staatlicher Stellen werden von Microsoft vor Gericht angefochten.

Ihre Daten werden ausschließlich für die Erbringung von Diensten, für die Problembehandlung, sowie Wartung und Verbesserung genutzt. Unzulässige Verwendungsweisen wie das Erstellen von Benutzerprofilen, Werbung und Marktforschung werden nicht toleriert.

Wie Microsoft Ihrem Unternehmen weiterhelfen kann

  • Größere Produktivität von überall aus
    • Schaffung optimaler Arbeitsbedingungen mit Cloudtechnologie zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team.
      • Relevante Dateien, Notizen und laufende Chats in einem freigegebenen Bereich speichern
      • Zusammen bessere Inhalte erstellen
      • Dank Versionsverlauf und vertrauenswürdiger Cloudstandorte vertrauensvoll und sicher zusammenarbeiten
      • Mit der Leistungsfähigkeit von KI die eigene Arbeit weiter verbessern
    • Integrierte Tools zur Arbeitserleichterung, damit Sie auf jedem Gerät Ihr Bestes geben können.
      • Mit einer Plattform für alle Geschäftspartner Verbindungen aufbauen und zusammenarbeiten
      • Mit integrierten Office 365-Apps Dateien in Echtzeit freigeben und bearbeiten
      • Als App für Windows, macOS, iOS und Android herunterladen – oder in einem Browser arbeiten
      • Ein reibungsloses, vertrautes Benutzererlebnis für PC, Handy, Internet und Besprechungsräume
    • Bessere Verbindungen für ein Gefühl von größerer Nähe zu den Kollegen im Unternehmen.
      • Gefühl der Verbundenheit, selbst wenn man getrennt ist
      • Größere Kontrolle darüber, wie Inhalte und Besprechungsteilnehmer angezeigt werden
      • Durch Mitteilungen und Mitwirkung der Geschäftsführung im gesamten Unternehmen auf dem Laufenden bleiben
  • Sicherung des eigenen Geschäfts mit vertrauenswürdiger Technologie
    • Sorgen Sie dafür, dass nur die richtigen Benutzer über Zugriff verfügen, ohne dass dies zulasten der Produktivität geht
    • Schützen Sie Ihre Daten durch bewährte Sicherheitsverfahren und unkomplizierte Richtlinien, die versehentliche Datenlecks verhindern
    • Kommen Sie Bedrohungen zuvor durch Erkenntnisse und empfohlene Präventivmaßnahmen
  • Eine kostengünstigere Lösung für die sichere Zusammenarbeit
    • Vereinfachen und optimieren Sie Ihren IT-Bestand mit Tools, die die Benutzer bereits kennen und schätzen.
    • Verringern Sie Ihre Angriffsfläche mit branchenführenden Sicherheitslösungen, die von vornherein integriert und auf bessere Zusammenarbeit ausgelegt sind. Senken Sie die Kosten durch Konsolidierung auf eine vollständige und sichere Kooperationslösung, anstatt für heterogene Einzellösungen zu bezahlen.

Werden Microsoft 365 und Surface Produkte zusammen genutzt, kann durch die flexiblen Spitzengeräte die Produktivität gesteigert und die aktive Zusammenarbeit gefördert werden. Eine einheitliche Verwaltung und die automatische Bereitstellung führt zur Senkung von Kosten und Komplexität. Wie schon erwähnt, schreibt Microsoft Sicherheit groß. Das Zero-Trust Sicherheitsmodell beginnt mit den von Haus aus sicheren Surface Produkten und erstreckt sich bis in die Cloud.

Damit auch Sie für die Herausforderungen der heutigen Arbeitswelt gewappnet sind, möchten wir Ihnen ein Beratungsgespräch anbieten, um die passenden Microsoft 365 Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Wir planen mit Ihnen einen modernen Arbeitsplatz, ermitteln Ihre Prioritäten und leisten den nötigen Support für die Implementation und dauerhafte Betreuung Ihrer IT-Landschaft.