Lexware myCenter ist eine intuitive Web-Anwendung mit direktem Zugriff auf die Datenbank von Lexware reisenkosten und fehlzeiten. Mitarbeiter haben dort die Möglichkeit, eigene Daten und Belege zu erfassen: von Arbeitszeiten über Abwesenheiten bis hin zur Erfassung von Reisen inkl. aller Belege.
Dabei kann jederzeit auf die Lexware reisekosten/fehlzeiten Daten zugegriffen werden. (Urlaubskonto, Statusabfrage Reisen)
Ab der Version 2024 gibt es zudem eine Mitarbeiteransicht für Daten aus Lexware lohn+gehalt. Dazu zählen Entgeltnachweise, Lohnsteuerjahresbescheinigungen und Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung.
myCenter Vorteile und Funktionen
Mitarbeiter können schon während einer Dienstreise die besuchten Orte, Zeiten und Belege erfassen.
Ebenso können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Pausen gemäß der EuGH Rechtssprechung bequem in der Firma oder im Homeoffice ohne separates Zeiterfassungssystem selbst eingeben.
Mitarbeiter können für sich selbst oder einen Kollegen Krankmeldungen übermitteln. Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann dabei gleich mit übertragen werden.
Vorgesetzte haben die Möglichkeit, Anträge für Dienstreisen, Abwesenheiten sowie die erfassten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu genehmigen.
Die Sicherheit ihrer Daten wird im Internet über HTTPS gewährleistet.
Keine Datenspeicherung in der Cloud. Alle Reisen, Fehlzeiten und Arbeitszeiten werden direkt in der Datenbank auf dem Rechner gespeichert.
Neue Funktionen und Programmverbesserungen in myCenter werden ohne ein zusätzliches Update zur Verfügung gestellt.
Arbeitszeiten können dank einer angepassten Ansicht einfach am mobilen Endgerät erfasst werden.
Alle pro- und premium-Lizenzen von Lexware beinhalten bereits 3 Freilizenzen für myCenter. Nutzen Sie diese gern, um sich von den Vorteilen selbst zu überzeugen.
Wer den Sprung in die Selbstständigkeit wagt oder bereits ein kleines Team um sich geschart hat, steht schnell vor der Frage der besten Kommunikationslösung. Auch wenn Messenger-Dienste oder das Microsoft Teams bereits viele Abstimmungsaufgaben meistern, so gehört für viele Unternehmen die Erreichbarkeit per Telefon noch zur Basisausstattung.
3CX, eines der führenden Kommunikationssysteme, bietet nun eine Konfiguration für Kleinunternehmen an, bei dem bis zu 10 Benutzer dauerhaft kostenlos* telefonieren können.
Ausgestattet ist es mit den wichtigsten Grundfunktionen:
Telefonsystem der nächsten Generation für kleine Teams:
Bringen Sie Ihren eigenen unterstützten SIP-Trunk für externe Anrufe mit
Ermöglichen Sie Ihrem Team die Arbeit von zu Hause aus dank Mobil und Desktop-Apps
Team-Messaging, Live-Chat und Business WhatsApp
Videokonferenzen ohne Zeitlimit
Einstellungen zu Feiertagen und Geschäftszeiten
3CX-Links – kostenlose Direktanrufe zu Nebenstellen
Eine Signalisierungsgruppe und eine Willkommensnachricht
Kostenfreie Anrufe von der Webseite
Bis zu 3 Tischtelefone
Mit 3CX erhalten Sie ein Produkt, das keine IT-Kenntnisse und nur minimalen Zeitaufwand für die Einrichtung erfordert. Der Zugriff erfolgt über eine intuitive Web-Oberfläche sowie über Apps und Tischtelefon. Sie müssen dabei keinen eigenen SIP-Trunk konfigurieren. Hosting-Kosten und Systemverwaltung entfallen.
Und wenn Ihr Unternehmen wächst, kann 3CX mitwachsen. Attraktive Konditionen machen es zu einer skalierbaren Option für alle, die viel vorhaben!
*Für 3CX wird ein Telefonanbieter benötigt. Dafür fallen Kosten an.
Heute sind die Augen der Technik-Welt auf New York City gerichtet, denn Microsoft hat die Presse für ein Event eingeladen. Die Gerüchteküche brodelt, welche Produkte Microsoft launchen werden. Da meist im September oder Oktober neue Technik der Surface Reihe vorgestellt wird, liegt die Vermutung nahe, dass es auch heute Enthüllungen aus der Surface Familie geben wird.
Unsere premium technologies Mitarbeiter sind begeisterte Surface Nutzer. Vom handlichen Surface Go bis zum Pro oder auch den Surface Laptop werden alle Geräte gern genutzt. Sei es im Meeting, Home Office oder über die Dockingstation im Büro, unsere treuen Begleiter wollen wir nicht missen!
Deswegen raten wir Ihnen: Level up! Bis zum 30.09.2023 haben wir eine tolle Rabattaktion für Sie, bei der Sie Ihr Team aufs nächste Level bringen können. Mit den leistungsstarken Surface Pro 9 und Surface Laptop 5 Geräten können Sie Ihr Potential entfalten. Bis zu 15% können Sie beim Kauf sparen – sprechen Sie uns an!
Surface Pro 9
Leistungsstark wie ein Laptop, flexibel wie ein Tablet
Prokurist, Gesellschafter, Abteilungsleiter, Model für unser ptc- Banner: Marcel Wendekamm nimmt bei premium technologies viele Rollen ein und ist unser Nr. 1 Ansprechpartner, wenn es um Admin Fragen geht. In diesem Beitrag teilt Marcel seinen Werdegang mit uns und gewährt uns einen kleinen Einblick in seinen Alltag als Systemadministrator.
Seit 2013 ist Marcel Admin für premium technologies und betreut vielerlei Kundenprojekte, sowie interne Aufgaben. Doch begonnen hat sein Interesse für Technik schon viel eher: mit 6 Jahren war Marcel bereits komplett in den Bann der Nintendo Konsole gezogen und ist seitdem passionierter Gamer. Wie seine Reise durch die Welt der Technik weiterging, erfahren Sie im Interview!
Marcel, wie bist du auf den Beruf des Systemadministrators gekommen?
Richtig interessant wurden Computer für mich in meiner ersten Ausbildung zum Steuerfachangestellten, als ich das erste Mal richtig damit arbeiten musste. Während der Ausbildung habe ich auch schnell gemerkt, dass mich das Thema Steuern nicht so brennend interessiert hat wie der PC. Da ich so begeistert von der Technik war, wollte ich gern in die IT-Richtung umschwenken, allerdings war die Ausbildungslage 2004 eine andere: es gab nicht genügend Ausbildungsplätze und mein Traum vom Leben als Admin musste erstmal warten. Zwei Jahre später habe ich dann in der IT der F&U Einsiedel ausgeholfen und mich um das Computerkabinett gekümmert und die Lehrer unterstützt. 2010 hat es dann endlich geklappt und ich konnte meine Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration beginnen. Nach drei Jahren habe ich erfolgreich meinen Abschluss als Zweitbester in Sachsen gemacht. Noch im gleichen Jahr, 2013, ist unser Geschäftsführer Peter Weißflog auf mich aufmerksam geworden – der Rest ist Geschichte!
Du hast dieses Jahr dein 10- jähriges Jubiläum, wie blickst du auf ein Jahrzehnt premium technologies zurück?
Ich blicke sehr positiv auf die vergangenen Jahre zurück. Mit meiner Arbeit bin ich mehr als zufrieden und habe mich persönlich erfolgreich weiterentwickelt. Neben den vielen Kompetenzen, die ich erlangt habe, wurde ich zum Gesellschafter und bin seit einigen Monaten nun auch Prokurist. Ich habe die Firma von 4 auf 16 Mitarbeiter wachsen sehen und bin froh, Teil dieses Entwicklungsprozesses zu sein. Es waren wirklich 10 sehr erfolgreiche Jahre für mich.
Welche Aufgaben stehen auf deiner Tagesordnung?
Als Admin habe ich einen vollen Terminplan, deswegen ist es unerlässlich, Prioritäten zu setzen. Also beginne ich meinen Tag immer direkt mit der wichtigsten Aufgabe: Kaffee trinken! 😀 So habe ich eine solide Basis für den Tag und kann mich direkt in meine Mails stürzen. Als Abteilungsleiter muss ich die anderen Admins und Auszubildenden koordinieren. Wir stimmen uns zu Kundenproblemen ab und stehen in engem Austausch, besonders auch was die Wissensvermittlung für unseren Nachwuchs angeht. Auch Verwaltungsaufgaben, wie z.B. Urlaubsanträge zu bearbeiten, gehören zu meinem Alltag, ebenso wie Aufgaben rund um mein Dasein als Prokurist.
Einen großen Teil meiner Arbeit macht das Bearbeiten von Tickets aus, bei dem ich mich um die Anliegen und Probleme unserer Kunden kümmere. Oftmals geschieht das über Telefonate und Fernwartungen, nur noch selten über Außentermine direkt beim Kunden. Seit der Pandemie ist die Bereitschaft für Fernwartungen deutlich gestiegen, was uns natürlich wahnsinnig viel Zeit spart. Neben dem Beheben von IT-Problemen kümmere ich mich auch um die Erstellung von Angeboten, bereite größere Projekte vor und stimme z.B. Schulungsanfragen ab. Um unseren Kunden immer die besten Technologien anbieten zu können, stehe ich auch in engem Austausch mit unseren Lieferanten. So können wir tolle Rabatte und Aktionen in unserem Online Shop weitergeben.
Selbstverständlich bin ich auch der firmeninterne technische Kummerkasten und helfe bei IT-Problemen weiter – denn die machen auch vor unseren Mitarbeitern nicht halt!
Wir bedienen uns jetzt mal einem Klischee und fragen: Funktioniert aus- und wieder einschalten wirklich immer? 😀
So abgedroschen das inzwischen auch klingt, aber ja – in 90 % der Fälle hilft ein Neustart. Das kann man ganz gut mit dem Schlafengehen vergleichen: wenn man abends müde und kaputt ist, gehen viele Dinge nicht mehr so einfach von der Hand und man wird schusselig. Nach einer guten Nacht Schlaf läuft dann wieder alles normal. So ist es auch mit der Technik, eine kleine Aus-Zeit kann Wunder wirken.
Marcels Tipp für Technikprobleme:
Sie bekommen eine Fehlermeldung angezeigt? Dann nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Meldung gründlich durchzulesen. Oftmals steht die Lösung schon mit bereit oder man findet heraus, wo der Fehler liegt. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven! Und wie bereits erwähnt: ein Neustart hilft in 90% der Fälle!
In der Technik-Welt gibt es ständig Neuerungen, wie bleibst du auf dem aktuellen Stand?
Besonders in meinem Fachbereich darf man nicht aufhören sich weiterzubilden. Das passiert hauptsächlich privat, da im Arbeitsalltag einfach die Zeit dafür fehlt. Natürlich kennt man nach all den Jahren die gängigen Websites, um die neusten Infos zu bekommen. Was mich zurzeit besonders fasziniert ist das Thema KI: sei es die Erstellung von Bildern, Texten oder auch Musik, das sind wahnsinnig spannende Entwicklungen.
Zu guter Letzt möchten wir noch wissen: was macht dir an deiner Arbeit am meisten Spaß?
Das knüpft gut an die vorherige Frage an, denn ich finde es total spannend die technischen Neuerungen zu verfolgen und zu sehen, wohin die Reise geht. Mir macht aber auch die Fehleranalyse an sich sehr viel Spaß. Durch analytisches und logisches Denken wird man zum IT-Detektiv und muss herausfinden, woher genau ein Fehler kommt. Im Vordergrund steht natürlich aber das Beheben des Problems, damit der Kunde weiterarbeiten kann.
Marcel, wir danken dir für das Interview und den Einblick in deinen Berufsalltag!
Besonders in kleinen Betrieben ist es nach wie vor gängige Praxis, Rechnungen in Word und Excel zu erstellen und diese dann auf dem Server in einem Dateipfad zu sichern.
Wir möchten heute kurz erklären, warum das problematisch ist und wie es besser gemacht werden kann.
GoBD – Gesetzliche Anforderungen kennen und umsetzen
Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie deckt zahlreiche Aspekte rund um die Buchführung ab.
Die GoBD sagen unter anderem aus, dass Belege revisionssicher abzulegen sind. Werden Rechnungen jedoch in Word oder Excel erstellt, kann im Grunde jeder diese ändern oder überschreiben. Auch PDFs, die daraus generiert und elektronisch versendet wurden, sind davon betroffen.
„Wie kann das sein?“, werden wir oft gefragt. „PDFs lassen sich doch gar nicht ohne weiteres ändern.“
Hier also unsere Antwort: Wird eine PDF-Rechnung aus einer Word oder Excel erstellt und per Mail versendet, kann diese nachträglich verändert werden. Entweder wird das ursprüngliche Dokument überarbeitet und als PDF unter gleichem Namen erneut abgespeichert oder aber es wird eine Software genutzt, welche direkt Änderungen in der Rechnung vornimmt. In beiden Fällen lässt sich der Überarbeitungsverlauf unter Umständen nicht mehr transparent nachvollziehen, weshalb Finanzprüfer besonderes Augenmerk darauf legen.
Unsere Empfehlung
Wir raten daher von der Rechnungsstellung in Word und Excel ab und empfehlen den Einsatz einer Software zur Buchhaltung, die GoBD-konform arbeitet.
Sollten Rechnungen – egal ob in Office oder einem anderen Programm erstellt – per Mail versendet werden, muss zudem ein DMS (Dokumententenmanagementsystem) zum Einsatz kommen, um die Überarbeitungshistorie abbilden zu können.
Ist dies nicht erwünscht, so sollten zumindest die wichtigsten Prozessschritte bei der Rechnungsstellung hinsichtlich Ihrer GoBD-Konformität angepasst und in einer entsprechenden Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Auch ein Archivierungssystem ist dann notwendig, um den Versionsverlauf nachvollziehbar zu gestalten.
Anfang 2023 brachte das Bundesfinanzministerium die Pflicht zur E-Rechnung ins Gespräch. Seitdem ist die Aufregung groß, denn viele Fragen sind noch offen und Unternehmen sorgen sich um die Umsetzung.
Gemäß dem Referentenentwurf ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz, den man sich ähnlich einer Excel-Tabelle vorstellen kann. Die benötigten Informationen werden dabei immer in der vorgegebenen Reihenfolge eingetragen. Dies ist auch in der Europäischen Norm EN16931 geregelt. Der Vorteil: Die strukturierten Daten lassen sich ganz einfach maschinell auslesen.
Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch auch, dass ein PDF keine E-Rechnung ist, da das Dateiformat keine strukturierten Daten enthält.
Doch warum das Ganze?
Ab 2028 soll die Umsatzsteuer direkt aus den Rechnungen ausgelesen werden können, was die Steuermeldung für Unternehmen und Behörden wesentlich beschleunigt. Grundvoraussetzung dafür ist aber natürlich, dass Rechnungen auch elektronisch ausgetauscht werden. Aus diesem Grund hat Deutschland entschieden, die E-Rechnung bereits drei Jahre früher einzuführen, bevor 2028 dann das elektronische Steuermeldesystem folgt.
Für Unternehmen hat die E-Rechnung viele Vorteile: Elektronische Rechnungen sind günstig. Es fallen weder Kosten für Papier noch Drucker oder Porto an. Zudem sind sie schnell und einfach in der Handhabung, da die Daten maschinell erfasst und verarbeitet werden.
Doch es gibt auch Kritik: So wurde wiederholt der finanzielle Aufwand beanstandet. Das Argument können wir jedoch nicht teilen. Denn in Anbetracht der erheblichen Ressourceneinsparung rechnet sich der Umstieg bereits nach wenigen Monaten oder gar Wochen.
Auch wenn 2025 noch weit weg klingt, sind 1,5 Jahre gar nicht so viel Zeit. Wir empfehlen daher, dass sich Unternehmen frühzeitig mit dem Thema beschäftigen und beispielsweise prüfen, ob ihre aktuellen Softwarehersteller bereits E-Rechnungen anbieten.
Im Idealfall bieten Softwarelösungen bereits heute Schnittstellen zu E-Rechnungsprovidern. So ist zum Beispiel Lexware seit vielen Jahren an einen e-Beleg Service angebunden. Damit lassen sich bereits heute schon E-Rechnungen im EN-16931-konformen Format schnell und günstig erstellen und versenden.
Sie haben Fragen zum Thema E-Rechnung oder Lexware? Kontaktieren Sie uns gern. Gemeinsam machen wir Ihren Rechnungsprozess für die maschinelle Verarbeitung.
Sie kennen Excel. Sie kennen Outlook. Und auch Teams hat unseren Arbeitsalltag fest im Griff.
Doch was ist Microsoft Loop eigentlich?
Im März 2023 kündigte Microsoft die Public Preview seiner neuen Kollaborationssoftware Loop an. Microsoft Loop ist eine Plattform, die nicht wie bisher üblich in einzelnen Dokumenten „denkt“, sondern einen standortunabhängigen und grenzenlosen Arbeitsbereich bietet. Es ist eine vernetzte Plattform für die teamübergreifende Zusammenarbeit, die schrittweise ausgebaut werden soll. Zukünftig könnte es so eine native Alternative für Kollaborations-Apps wie Notion oder Trello werden.
Wer sich bis jetzt ausschließlich im Microsoft-Ökosystem bewegt hat, dem wird die Funktionsweise von Notion und Trello zunächst einmal nichts sagen. Die Softwarelösungen verstehen sich als Informationsorganisationssysteme, die innerhalb einer App Text-Editor und Notizen mit Aufgaben- und Projektmanagement verbinden. Auch Wikis und ganze Datenbanken lassen sich damit abbilden.
Als Microsoft also Loop ins Rennen schickte, fragten sich daher viele, welchen Mehrwert es nun gegenüber den anderen Lösungen haben würde. Zugegeben: Wir haben uns das auch gefragt 😋
Wir haben uns also mal ein wenig in Loop umgeschaut und erste Erfahrungen mit der Software gesammelt. Mittlerweile können wir auf die ersten Wochen im Einsatz zurückblicken und möchten nun unsere Eindrücke teilen.
Was ist Microsoft Loop?
Die Arbeitsoberfläche von Loop besteht aus Arbeitsbereichen, die in Seiten unterteilt sind. Hier findet die Zusammenarbeit statt. Man kann Texte, Listen, Tabellen, Abstimmungen und mehr erstellen und bearbeiten.
Der Clou ist, dass jedes dieser Elemente mit nur einem Klick in eine „Loop-Komponente“ verwandelt und über Apps hinweg geteilt werden kann. Die Empfänger können die Komponente dort bearbeiten, wo sie empfangen wird – zum Beispiel in Outlook oder Teams. Dabei sehen alle Beteiligten die Änderungen in Echtzeit.
Aufgabenlisten sind beispielsweise mit den Microsoft To Do-Listen verknüpft. Aufgaben aus Loop werden so auch in der vertrauten To Do-App angezeigt und Fristen bleiben im Blick. Team-Mitglieder lassen sich zudem mit „@“ ganz einfach ins Boot holen.
Fun Fact: Das Wort „Loop“ steht im Englischen für „Schleife“. Mit hübschen Dekoartikeln hat das Tool bekanntlich eher weniger am Hut. „To be in the loop“ ist eine englische Redewendung und bedeutet so viel wie „informiert oder eingeweiht sein“.
Mögliche Anwendungsszenarien für Microsoft Loop
Loop steckt noch in den Software-Kinderschuhen. Aktuell ist der Funktionsumfang noch begrenzt. Mit der Zeit ergeben sich aber sicherlich immer neue Anwendungsszenarien. Aktuell sehen wir die App besonders als Medium zum Brainstorming und als Rahmen für fokussierte Diskussionen. Weiterhin bewältigt es bereits einfachere Projektmanagement-Aufgaben erstaunlich gut. Als Informationsorganisationssystem kann es zudem für Datensammlungen oder Wikis eingesetzt werden.
Loop Vorteil #1 – Zusammenarbeit auf einem neuen Level
Einer DER Vorteile ist für uns die nahtlose Zusammenarbeit. Die live Bearbeitungsansicht ermöglicht die gemeinsame Erarbeitung von Ideen und Texten. Dank Erwähnungen und Kommentarfunktion lassen sich Rückfragen direkt klären, ohne in Chat- oder E-Mailprogramme wechseln zu müssen. Das spart Zeit und macht Entscheidungen für alle Mitlesenden transparent.
Loop Vorteil #2 – App-übergreifende Komponenten
Das System der Komponenten ist ziemlich praktisch. Benötigt man zum Beispiel den Input einer anderen Abteilung, muss man nicht ein riesiges – und zuweilen recht furchteinflößendes – Dokument zur Bearbeitung freigeben. Man kann einfach die entsprechende Komponente teilen und alle sehen sofort, was wichtig ist.
Informationen lassen somit deutlich besser herunterbrechen und sind damit besser lesbarer.
Die Komponenten lassen sich unter anderem in Teams-Chats oder Kanälen sowie in E-Mails einbinden: ganz gleich wo diese dann bearbeitet werden, alle Beteiligten sind stets auf dem gleichen Arbeitsstand.
Loop Vorteil #3 – Termine und Verantwortlichkeiten im Blick
Dadurch, dass Loop ebenfalls aus dem Hause Microsoft kommt, werden Aufgaben und Fälligkeiten direkt mit Tasks und To Do synchronisiert. Mitarbeiter können also nach wie vor ihre Aufgabenlisten dort verwalten, wo sie es bereits kennen. Loop ist lediglich eine neu angebundene Quelle.
„Die Deadline ist mir hinten runtergefallen“ dürfte daher der Vergangenheit.
Loop Vorteil #4 – Loop Komponenten werden auf der Office-Startseite angezeigt
Wie alle anderen Datei-Formate werden Loop Komponenten auch im Windows-Startmenü und auf der Office-Startseite angezeigt. Mit gesetztem Filter kann man sämtliche Loop-Inhalte überblicken, die in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen für einen selbst freigegeben sind.
Unser Fazit
Obwohl der Funktionsumfang und die Seitenvorlagen noch eingeschränkt sind (Kein Kanban oder Kalender möglich), macht Loop bereits vieles richtig. Vor allem Anwender, die ohnehin schon mit Tasks, To Dos und Planner arbeiten, profitieren von der gewonnenen Vernetztheit.
Für uns ist es vor allem eine tolle Alternative zu OneNote. Mit dessen etwas angestaubten Look im Hinterkopf erfreuen sich besonders visuelle Typen an der modernen Optik und den Gestaltungsmöglichkeiten.
Nichtsdestotrotz warten auch wir gespannt auf neue Funktionen, welche unsere Arbeit weiter vereinfachen.
Microsoft Teams ist eine unglaublich praktische Anwendung im Unternehmensalltag. Neben der Chatfunktion und den integrierten Office-Anwendungen wird besonders seit der Pandemie die Besprechungsfunktion genutzt. Meetings jeglicher Art können ortsunabhängig gehalten und die Zusammenarbeit verbessert werden. Doch können auch Personen außerhalb meiner Organisation an Besprechungen teilnehmen, die von mir gehostet werde? JA! Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag alles über externe Teilnehmer an Teams-Besprechungen!
Die 3 Arten externer Teilnehmer
Grundsätzlich gibt es drei Arten von externen Teilnehmern: Gäste, Personen von vertrauenswürdigen Organisationen und anonyme Teilnehmer. Gäste zählen als Personen, die in meiner Organisation mit einem Gastkonto angemeldet werden. Personen aus vertrauenswürdigen Organisationen nutzen in ihrer Organisation ebenfalls Teams mit einem Microsoft 365 Konto. Anonyme Teilnehmer sind Personen, deren Identität nicht überprüft wurde. Basierend auf dieser Dreiteilung unterscheiden sich verifizierte externe Teilnehmer (Gäste und Personen aus vertrauenswürdigen Organisationen) und nicht verifizierte externe Teilnehmer (anonyme Teilnehmer).
Verfügt ein Teilnehmer nicht über ein M365 Konto, so wird er als Gast eingestuft. Verfügt ein Teilnehmer jedoch über ein solches Konto, kann er über das Feature für externen Zugriff einfach an Besprechungen teilnehmen. Je nach der Art der Besprechung kann so entschieden werden, ob die Teilnehmer überprüft werden müssen oder auch anonym zugelassen werden.
Besprechungen mit Teilnehmern aus Organisationen ohne M365
Damit Personen aus Nicht-M365-Organisationen als verifiziert gelten, müssen diese vorher in einem Verzeichnis als Gast angelegt werden und der Gastzugriff muss demnach aktiviert sein. Nur nach Anmeldung in diesem Gastkonto können sie an der Besprechung teilnehmen, andernfalls zählen Sie als anonym.
Besprechungen mit Teilnehmern aus Organisationen mit M365
Um mit Teilnehmern mit M365 Konto eine Besprechung zu halten, müssen diese entweder über den Gastzugriff verwaltet werden oder das Feature für den externen Zugriff im Teams nutzen. Dieser Zugriff regelt, welchen Organisationen vertraut werden soll und welchen Benutzern es erlaubt ist, mit mir eine Besprechung zu hosten. Die anderen Organisationen müssen ihre Zugriffsverwaltung ebenfalls entsprechend konfigurieren. Fehlen die entsprechenden Zugriffsberechtigungen, so zählen die Teilnehmer als anonym, es sei denn sie sind als Gäste angemeldet. Ist in den Einstellungen die Teilnahme anonymer Personen deaktiviert, so können diese gar nicht an der Besprechung teilnehmen.
Anonyme Teilnehmer
Sind Personen nicht nach den obenstehenden Kriterien überprüft, zählen Sie als anonyme Teilnehmer. Standardmäßig ist die Einstellung getroffen, dass anonyme Personen an Besprechungen teilnehmen dürfen. Erfordern Ihre Compliance Richtlinien jedoch eine Überprüfung der Teilnehmer, so kann der anonyme Zugriff auch deaktiviert werden.
Einwahlbenutzer
Eine Möglichkeit zur Teilnahme an Besprechungen ist die Einwahl über die Konferenznummer. Wählt sich ein Teilnehmer über diesen Weg in die Besprechung ein, so muss er zunächst im Wartebereich warten. Dieser Wartebereich wird genutzt, um die Teilnehmer vor der Besprechung zu überprüfen. Die Wartenden können vom Organisator oder Referenten zugelassen werden. Auch hierbei gibt es wieder verschiedene Optionen für die drei Teilnehmerarten, welche vor oder während der Besprechung konfiguriert werden können. Alternativ kann an dieser Stelle auch mit Besprechungsvorlagen oder Vertraulichkeitsbezeichnungen gearbeitet werden.
Sie sehen, es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Besprechungen mit externen Teilnehmern durchzuführen. Je nach Ihren Anforderungen können die jeweiligen Einstellungen für Ihr Unternehmen getroffen werden.
Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben oder Hilfe beim Konfigurieren benötigen, kontaktieren Sie unsere Experten!
Wir müssen reden! Es gibt da nämlich etwas, das uns schon lange unter den Nägeln brennt.
EIGENTLICH ist Excel nämlich ein Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem Zahlen und Text in tabellarischer Form visualisiert und ausgewertet werden können. Eine schier unendliche Anzahl an Funktionen sorgt dafür, dass komplexe Rohdaten in nützliche Informationen umgewandelt werden.
Doch neben der reinen Tabellenkalkulation hat Excel auch eine „dunkle Seite“ der Formel-Macht: Von vielen Unternehmen wird Excel nach wie vor zur Inventarverwaltung oder gar zum Kontaktmanagement zweckentfremdet.
Unser IT-ler Herz blutet, wenn wir sowas hören: Denn wir wissen nur zu gut, dass der Einsatz von Excel als CRM oder Inventarsystem zahlreiche Probleme mit sich bringt.
Excel Problem #1: 🔎
Excels Stärke ist gleichzeitig auch seine größte Schwäche. Mit wachsendem Datenbestand geht die Übersichtlichkeit verloren. Mal eben etwas nachschlagen, mutiert dann schnell zur kniffligen Schnitzeljagd.
Excel Problem #2: 🔗
Excel ist ein in sich geschlossenes System. Anhänge für einzelne Datensätze sind nicht möglich. Auf relevante Dateien kann man nur mit Hyperlink verweisen. Und wehe der Dateiname oder -speicherort ändert sich. Dann läuft der Link ins Leere und wichtige Informationen fehlen.
Excel Problem #3: 🏝️
Excel lässt sich nicht mit Datenbanken und externen Quellen synchronisieren. Zwar lassen sich externe Bezüge zu anderen Tabellen herstellen, doch die Zusammenführung der Daten ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Es bleibt damit eine Insellösung.
Excel Problem #4: ⌨️
Eigentlich ist Excel ziemlich schlau. Es erkennt Zellinhalte und formatiert diese entsprechend. Das kann funktionieren, muss aber nicht. Wer schon einmal bei hunderten Postleitzahlen vom Format 0xxxx die „0“ ergänzen musste, weil Excel diese einfach gelöscht hat, weiß, wovon wir sprechen.
Excel Problem #5: 🧐
Komplexe Excel-Tabellen können schon am Desktop einschüchternd wirken. Doch habe Sie schon mal versucht, mobil über Smartphone die gesuchte Information zu finden?
Excel Problem #6: 🗓️
Timelines und Projektpläne in Excel machen auf den ersten Blick durchaus Sinn: Alles ist visuell ansprechend aufgelistet und jeder hat sämtliche Termine im Blick. ABER: Wie kommen jetzt die Termine in den eigenen Kalender? Oder in den Planner? Und wie verfolgt man den Status der einzelnen Aufgaben? Ein fehleranfälliges System, was zusätzlich auch noch eine Doppelpflege zur Folge hat.
Excel Problem #7: 😵💫
Excel-Dateien lassen sich mit nur wenigen Klicks kopieren. Plötzlich gibt es zwei Versionen. Welche ist jetzt die aktuelle? Wo wurden die Änderungen vorgenommen?
Excel Problem #8: 🔒
Datenschutz geht alle an! Ja, wir wissen, der Datenschutz ist ein leidiges und trockenes Thema. Das ist aber kein Grund, ihn völlig außer Acht zu lassen. Excel-Tabellen lassen sich schnell kopieren, senden und verschieben. Nicht auszudenken, was passiert, wenn die sensiblen Kundendaten in die falschen Hände geraten.
Unser Fazit
Wir lieben Excel! Wirklich! … aber nur als das, was es ist: Ein Tabellenkalkulationsprogramm.
Es ist ein vielseitiges Tool, doch als Inventarverwaltung oder Kontaktmanagement stößt es schnell an seine Grenzen. Im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld reicht es nicht mehr aus, bloße Tabellen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen zu nutzen.
Ein fortschrittliches CRM- oder Warenwirtschaftssystem versetzt Anwender in die Lage, umfassende Einblicke in Kundeninteraktionen und Lagerbestände zu erhalten, Prozesse zu automatisieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Excel hingegen fehlt es an der nötigen Skalierbarkeit, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Es kann zu Inkonsistenzen, Sicherheitsrisiken und begrenzter Zusammenarbeit führen.
Zur Kundenkontaktverwaltung empfehlen wir daher ein Kundenmanagementsystem. Inventarisierung lässt sich mit Warenwirtschaftssystemen umsetzen. Und wer mehrere Themen unter einem Schirm vereinen möchte, greift am besten auf ein ERP zurück.
Wenn Sie sich unsicher sind, unterstützen wir Sie gern dabei, das für Ihre Daten richtige System zu finden.
Cookie-Zustimmung verwalten
Wir verwenden Cookies, um unsere Website und unseren Service zu optimieren.
Notwendig
Immer aktiv
Die technische Speicherung oder der Zugang ist unbedingt erforderlich für den rechtmäßigen Zweck, die Nutzung eines bestimmten Dienstes zu ermöglichen, der vom Teilnehmer oder Nutzer ausdrücklich gewünscht wird, oder für den alleinigen Zweck, die Übertragung einer Nachricht über ein elektronisches Kommunikationsnetz durchzuführen.
Vorlieben
Die technische Speicherung oder der Zugriff ist für den rechtmäßigen Zweck der Speicherung von Präferenzen erforderlich, die nicht vom Abonnenten oder Benutzer angefordert wurden.
Statistiken
Die technische Speicherung oder der Zugriff, der ausschließlich zu statistischen Zwecken erfolgt.Die technische Speicherung oder der Zugriff, der ausschließlich zu anonymen statistischen Zwecken verwendet wird. Ohne eine Vorladung, die freiwillige Zustimmung deines Internetdienstanbieters oder zusätzliche Aufzeichnungen von Dritten können die zu diesem Zweck gespeicherten oder abgerufenen Informationen allein in der Regel nicht dazu verwendet werden, dich zu identifizieren.
Marketing
Die technische Speicherung oder der Zugriff ist erforderlich, um Nutzerprofile zu erstellen, um Werbung zu versenden oder um den Nutzer auf einer Website oder über mehrere Websites hinweg zu ähnlichen Marketingzwecken zu verfolgen.
