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Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fordert im Artikel 32 von allen Verantwortlichen den Einsatz von technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM), mit denen ein Schutzniveau gewährleistet wird, das dem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen angemessenen ist.

Diese TOM sollen zur Gewährleistung der Sicherheit insbesondere die Risiken berücksichtigen, die sich, bezogen auf beteiligte IT-Systeme, Dienste und Fachprozesse, aus einer potenziellen Verletzung der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten ergeben könnten.

Da die DSGVO aber technikneutral formuliert wurde, finden sich darin leider keine konkreten Maßnahmen, mit der ein Verantwortlicher Schritt für Schritt alle Vorgaben abarbeiten könnte. Stattdessen überlässt es die DSGVO jedem selbst die richtigen Maßnahmen auszuwählen und diese umzusetzen.

Nur was sind technische und organisatorische Maßnahmen im Detail, wie sollten diese eingesetzt werden und wie kann man prüfen, ob die Sicherheit der Verarbeitung nach Artikel 32 DSGVO gewährleistet und ein angemessenes Schutzniveau erreicht ist?

Um Sie genau bei diesen Fragen zu unterstützen, habe wir mit unserer Datenschutzzeitung eine Best Practice Checkliste zusammengetragen, mit der auch Sie Ihr Schutzniveau prüfen und verbessern können. Neben den Themen Archivierung und Awareness der Mitarbeiter:innen – die wir bereits in unserem Beitrag kurz beschreiben – erhalten Sie einen umfassenden ersten Einblick zum Thema technische und organisatorische Maßnahmen.

Archivierung

Archivdaten werden zwar für die tägliche Arbeit nicht mehr benötigt, müssen aber mitunter aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen eine bestimmte Zeit lang weiterhin aufbewahrt werden. Eine Absicherung der enthaltenen personenbezogenen Daten ist daher auch dann zu gewährleisten. Hier bietet zum Beispiel ein Dokumentenmanagement eine elegante Lösung Prozesse im Unternehmen zu optimieren und gleichzeitig die Archivierung rechtskonform zu gestalten.

Awareness der Mitarbeiter:innen

Beschäftige stehen mittlerweile verstärkt im Fokus von Cyberattacken. Zum Beispiel sollen sie mittels raffiniertem Social Engineering dazu verleitet werden, sicherheitskritische Aktionen auszuführen. Mitarbeiter:innen müssen daher gerade in Sicherheitsfragen stetig geschult und sensibilisiert werden, um solche Angriffe schon im Vorfeld zu vereiteln.

Lesen Sie hier die aktuelle Ausgabe unserer Datenschutzzeitung mit Best Practice Checklisten auf Basis des Artikel 32 DSGVO.

Sollten Sie darüber hinaus weitere Informationen benötigen oder eine ausführliche Beratung zum Thema Datenschutz im Allgemeinen wünschen, stehen wir Ihnen jederzeit sehr gerne zur Verfügung.

Die seit über 20 Jahren geltende betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Hard- und Software wird an den schnellen technischen Wandel angepasst. Um der angestrebten Digitalisierung mittelbar eine zusätzliche steuerliche Förderung zu bieten, gilt für alle Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden, die neue Nutzungsdauer für betroffene Wirtschaftsgüter von lediglich einem Jahr.

Für welche Hard- und Software gilt die neue Regelung?

Hardware

Als “Computerhardware” gelten praktisch sämtliche Wirtschaftsgüter einer PC-Anlage und deren Peripherie. Konkret genannt und definiert werden:

• Computer,
• Desktop-Computer,
• Notebook-Computer (wie z.B. Tablet, Slate oder mobiler Thin-Client),
• Desktop-Thin-Client,
• Workstation,
• mobile Workstation,
• Small-Scale-Server,
• Dockingstation,
• externes Netzteil,
• Peripherie-Geräte (wie z.B. Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikrofon, Headset),
• externe Speicher (Festplatte, DVD-/CD-Laufwerk, USB-Stick, Streamer),
• Ausgabegeräte (wie z.B. Beamer, Plotter, Headset, Lautsprecher, Monitor oder Display), sowie
• Drucker (Laser-, Tintenstrahl- oder Nadeldrucker).

Software

Unter Software wird jegliche Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung gefasst. Dazu gezählt werden auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, alle Standardanwendungen, doch auch individuell abgestimmte Anwendungen (z. B. ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme etc.).

Quelle: BMF: Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und  -verarbeitung

Was bedeutet das?

Vor dem Hintergrund, dass der Support für Office 2010 im Oktober 2020 ausgelaufen ist und auch das Supportende für Windows Server 2012 absehbar ist (läuft bis 2023) können Firmen zum Beispiel Investitionen in schnelle, sichere Hard– und Software für Büro und Home Office sofort abschreiben.

Sie haben Fragen dazu oder haben bereits konkrete Vorstellungen und möchten diese kurz mit uns abstimmen? Dann melden Sie sich gern bei uns!

PS.: Sie haben Altgeräte, die Sie aufgrund neuer Investitionen nicht mehr benötigen? Dann legen wir Ihnen die Computertruhe ans Herz. Der Verein möbelt ausrangierte Hardware wieder auf und spendet sie an Bedürftige.

Kennen Sie das? Für nur eine Rechnung gibt es in der FiBu-Abteilung fünf Stempel, acht Ordner, vier Freigabeberechtigte und am Ende auch unzählige Fragezeichen sowie mehrere laufende Regalmeter.

Zugegeben, diese Darstellung mag etwas überspitzt sein.

Nichtsdestotrotz sieht der Alltag bei vielen Geschäftsführern, Finanzbuchhaltern und Steuerberatern so ähnlich aus.

Hinzu kommen lange Lauf- oder Versandwege zwischen den einzelnen Abteilungen oder Niederlassungen und die damit verbundene Wartezeit… vom Faktor Home Office mal ganz zu schweigen.

Doch es gibt zum Glück Abhilfe. Dank der Digitalisierung existieren mittlerweile clevere Tools zur Dokumentenverwaltung, die sämtliche dokumentenbezogene Prozesse im Unternehmensalltag effizienter und intuitiver gestalten.

Als leidenschaftliche Nerds und überzeugte Early Adopters digitaler Lösungen möchten wir mit Ihnen unsere eigenen Erfahrungen teilen und aufzeigen, bei welchen Prozessen wir mittlerweile papierlos unterwegs sind.

Ein kleiner Spoiler vorweg: Bei uns gibt es eigentlich kein Papier mehr…. naja vielleicht noch die Geburtstagskarten für das Team und die ein oder andere Postkarten aus dem Urlaub. Aber sehen Sie selbst.

Die Lösung? Ein Dokumentenmanagementsystem!

Ganz einfach gesprochen, unterstützt uns ein Dokumentenmanagement System (DMS) bei der Verwaltung unserer Dokumente.

Man kann es sich als einen riesigen digitalen Aktenschrank mit unzähligen Fächern, Klebezetteln, Registern und Notizen vorstellen. Eingescannte und digitale Dokumente lassen sich damit im Handumdrehen finden, bearbeiten, speichern und zurückverfolgen.

Mit einem DMS können wir auch komplexe Geschäftsprozesse automatisieren und digital abbilden. Dabei werden Medienbrüche vermieden (analog, Scan, digital), Dateiredundanzen minimiert und die Auskunftsfähigkeit erhöht. Ganz nebenbei schonen wir auch die Umwelt und unsere Mitarbeiter werden durch das System entlastet, sodass sie sich wieder aufs Wesentliche fokussieren und ihr Potenzial frei entfalten können.

“Suchen war gestern”: Zeit sparen und Kosten reduzieren

Die manuelle Bearbeitung einer Rechnung kann richtig Geld kosten. In Abhängigkeit der einzelnen Schritte und der Anzahl der involvierten Mitarbeiter kostet eine einzige Rechnung schnell mal einen hohen zweistelligen Betrag.

Muss dann noch nach die letzte Version eines bestimmten Dokuments gesucht oder die Rechnung mit dem Angebot abgeglichen werden, wird es schnell unübersichtlich.

Mit unserem DMS lassen sich Informationen durch die automatische Kategorisierung blitzschnell abrufen und der Arbeitsschritt kann zügig und ohne lästiges Blättern abgeschlossen werden.

Dadurch, dass jeder Mitarbeiter überall und zu jeder Zeit alle relevanten Dokumente und deren aktuellen Arbeitsstand aufrufen kann, entfallen Rückfragen und lange Durchlaufzeiten.

Transparente Prozesse

Da jeder Mitarbeiter ständig Zugriff auf die für ihn relevanten Dokumente hat, konnten wir fehleranfällige Doppelablagen weitestgehend abschaffen. Die Zugriffe und einzelnen Bearbeitungsschritte können vom Entwickler, über die Buchhaltung bis hin zur Geschäftsführung lückenlos nachvollzogen werden. Wenn nötig, sind diese auch jederzeit rekonstruierbar.

Zusätzlich hilft uns die automatische Versionierung dabei, jederzeit nachzuvollziehen wer, wann und wie Dateien bearbeitet hat. Das eliminiert weitere Fehlerquellen, da alle Beteiligten immer mit der aktuellen Version arbeiten.

Auch zeitintensive Geschäftsprozesse lassen sich mit dem DMS intuitiv abbilden. Wir versenden Dokumente direkt aus dem System und müssen beim Verfassen der Mail nicht mehr umständlich nach der richtigen Dateianlage suchen. Ein- und Ausgangsrechnungen kann das Team nahtlos zur Prüfung und Freigabe übergeben ohne dass Ordner mit ausgedruckten PDF-Dokumenten durch die Firma wandern müssen. Die einzelnen Mitarbeiter können sogar ihre eigenen digitalen Stempel und Unterschriften zur Bearbeitung verwenden.

Durch die Vergabe von Nutzerrollen – verbunden mit unterschiedlichen Zugriffsrechten – werden sensible Unternehmensdaten vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Aufbewahrungspflicht steuerkonform abbilden

Für unterschiedliche Geschäftsunterlagen gibt es verschiedene Aufbewahrungs- und Löschfristen, die wir, wie jedes andere Unternehmen auch, einhalten müssen. Abgesehen von der reinen Papierflut, die es dafür zu bewältigen gilt, muss die Ablage zudem revisionssicher sein, um die Manipulation und Löschung von Dateien zu verhindern. Gemeinsam mit unserem Partner AMAGNO geben wir Ihnen in einem Spezialbeitrag einen tieferen Einblick in die Dokumentenarchivierung.

Sie haben keine Zeit? Dann fordern Sie gern eine kostenfreie Testversion an und testen sie einfach in Ihrem eigenen Tempo.

premium technologies bietet eine schlanke und effiziente Schnittstelle, um digitale Unterschriften mit AMAGNO abzubilden. Die manuellen Arbeitsschritte werden damit auf ein Minimum reduziert. Mehr Infos dazu erhalten Sie in diesem Beitrag.