News Archive – Seite 8 von 12 – IT-Systemhaus Chemnitz – Wir machen IT einfach!

Von Excel-Tabellen und vergessenen Geburtstagen – Wie ein CRM-System geschäftliche Erfolge maximiert

by Peter Weißflog8. April 202128. Juli 2023

Hat Herr Mayer schon das Angebot bekommen?

Wann war doch gleich der Geburtstag von Frau Schneider?

Und wer soll in diesem Jahr eigentlich eine Weihnachtskarte bekommen?

Ja, sicherlich, Weihnachten ist noch lange hin. Aber wir sind uns sicher, dass eben diese Fragen nur allzu häufig im Alltag von kleinen und mittelständischen Unternehmen gestellt werden.

Die Kundendaten – das Kapital einer jeden Firma – werden häufig dezentral, in riesigen Exceltabellen und Outlook-Adressbüchern erfasst und verwaltet: ein fehleranfälliges System, das ganz nebenbei die meisten Unternehmen viel Zeit und Nerven kostet. Nachhaltiger, geschäftlicher Erfolg, der das Wachstum der nächsten Jahre vorgibt, kann damit nur schwer erreicht werden.

Die Antworten auf die oben gestellten Fragen, ließen sich einfach in einem System für Kundenbeziehungsmanagement (eng.: Customer Relationship Management) finden. Doch nach wie vor sind viele KMU der Meinung, dass nur große Unternehmen eine einheitliche digitale Lösung zur Verwaltung der Kunden-, Lieferanten- und Interessentendaten benötigen.

Wir möchten daher etwas Licht ins Dunkel bringen und aufzeigen, dass auch kleine Organisationen von der Software-Lösung profitieren können.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein CRM-System?
Wie profitieren die unterschiedlichen Mitarbeiter im Unternehmen von einem CRM?
Implementierung

Was ist ein CRM-System?

Ein CRM ist eine Software-Lösung, mit der man auf dem eigenen Server, in der Cloud oder als Miet- und Leasing-Version Kundendaten professionell, transparent und in Echtzeit managen kann. Im System können alle wichtigen Infos in einer digitalen Kundenakte, inkl. Kontaktdaten, Kommunikationshistorie, Angeboten, Rechnungen und Schriftverkehr erfasst werden. Zusätzlich ermöglichen Segmentierungskriterien die Einteilung der Kontakte anhand verschiedenster Parameter, um Vertriebschancen zu identifizieren oder weitere Maßnahmen effizient zu planen.

Ein CRM trägt durch die Optimierung der Kommunikation und der angeschlossenen Kundenprozesse nachhaltig zu einer besseren Kundenbindung bei. Darüber hinaus kann durch die Automatisierung Zeit eingespart und die Effizienz von Vertrieb und Marketing gesteigert werden. Durch das abteilungsübergreifende und kollaborative Arbeiten, erhalten alle Nutzer im Unternehmen eine bessere Kenntnis über die Kunden und Geschäftskontakte.

Wie profitieren die unterschiedlichen Mitarbeiter im Unternehmen von einem CRM?

Geschäftsführung

Die Geschäftsleitung hat viel um die Ohren: Kundentermine, Freigaben, Vertrieb, Personalarbeit, strategische Entscheidungen und Managementaufgaben. Die Liste der täglichen To-Dos ist lang und könnte sicher um weitere Punkte ergänzt werden.

Ein systematischer Überblick zu Umsatzzahlen, Kosten, Aufträgen und Meilensteinen an einem Ort ist daher ein guter Ausgangspunkt für die Situationsanalyse sowie Zielplanung, Strategieplanung, Maßnahmenplanung und das anschließende Controlling.

Ein Kundenmanagement-System, das unternehmensweit im Einsatz ist und auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben, vereint eine lückenlose Kommunikationshistorie und die nächsten Schritte unter einem Dach. Sowohl der Vertrieb als auch das Projektmanagement können Eintragungen aus ihrer Perspektive vornehmen. So ergibt sich für die Leitungsebene ein vollständiges Bild ohne zeitraubende Gespräche mit den einzelnen Abteilungen führen zu müssen.

Vertrieb

Der letzte Kontakt liegt schon einige Wochen zurück. Ein CRM bietet eine präzise Übersicht über die besprochenen Themen, eventuelle Fragen und den nächsten Termin für die Wiedervorlage. Und werden die Stammkunden gut betreut?

Sowohl Innen- als auch Außendienst profitieren von den Funktionen eines einheitlichen Systems. Und ist ein Kollege mal außer Haus, kann der Kunde trotzdem über den aktuellen Stand des laufenden Projekts informiert werden. Der Mitarbeiter im Außentermin kann wiederum mit seinem Smartphone von überall auf das CRM zugreifen und hat somit alle Kontaktdaten und Gesprächsnotizen im Blick.

Auch das Nachfassen von Anfragen und Angeboten wird dank automatischer Wiedervorlagen und Workflows optimal gestaltet.

Neben Aussagen zu Vertriebszielen lassen sich mit einer CRM-Lösung auch Verkaufschancen identifizieren.

Marketing

Zurück also zu unserer Anfangsfrage: “Wer bekommt denn nun die Weihnachtskarte?“

Die Mitarbeiter im Marketing können mit einer CRM-Lösung auf die wichtigsten Kontakte und Zielgruppen zugreifen und auf Basis von Umsatzzahlen, Kundenhistorie und weiteren Kriterien mit nur wenigen Klicks auswählen, wer in diesem Jahr Post bekommt. Auch Briefkopf und Anrede sind einfach erstellt… Jetzt fehlt nur noch ein pfiffiger Spruch. 🙂

Ebenso wie die Planung von Mailingaktionen kann im CRM auch der Versand eines Newsletters organisiert, geplant und umgesetzt werden… einschließlich der nötigen datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen.

Und wenn gerade mal nicht das Jahresendgeschäft ins Haus steht, kann das Team aus Marketing und Vertrieb auch die geeigneten Teilnehmer für ein (virtuelles) Get-Together identifizieren und einladen.

Service & Support

Auch die Service- und Support-Mitarbeiter profitieren von einem unternehmensweiten Kundenmanagementsystem.

Klingelt das Telefon, sorgt eine Schnittstelle dafür, dass bereits vor Abheben der jeweilige Kunde auf dem Display angezeigt wird. So lassen sich leicht die Kommunikationshistorie, laufende Verträge und Projekte überblicken. Auch die Anbindung eines Ticketsystems ist durchaus möglich.

Implementierung

Die Einführung eines CRMs zum Beispiel von COBRA ist so individuell wie die Abläufe im Unternehmen. Mit einer Vielzahl an Modulen kann das System auf die unterschiedlichen Prozesse angepasst werden.

Wird ein Newsletter-System benötigt? Soll das Eventmanagement über das CRM abgebildet werden? Bedarf es eines Ticketsystems?

Gemeinsam mit Ihnen klären wir diese Fragen und passen die Software-Lösung ganz auf Ihre Abläufe im Unternehmen an.

Achtung: Schad-SMS im Umlauf

by Peter Weißflog29. März 202131. Juli 2023

Aktuell gehen wieder Schad-SMS rum. Daher von uns ein kleines Statement:

“Seit dem 15.03.2021 erhalten viele Nutzer per SMS Informationen zu einer Paketzustellung. Darin wird der Nutzer aufgefordert, einen Link anzuklicken, um die Sendungsverfolgung einzusehen, bzw. auch um wichtige Informationen einzutragen.
Dieser Link führt auf eine gefälschte Webseite und versucht dann einen Download auszulösen. Dieser ist vor allem für Android Smartphones schadhaft.
Neben dem Zugang zu den Kontakten des Smartphones zum weiter versenden der SMS, verschafft sich das Programm unter Umständen Zugriff auf das gesamte System.

Bitte ignorieren Sie diese SMS und löschen Sie sie.

Generell empfehlen wir, auf Links in SMS, eMail oder auch anderen Messengers nicht direkt zu klicken. Haben Sie z.B. wirklich eine Bestellung oder Paket auf das Sie warten, gehen Sie immer den Weg über den Versender, um das Paket zu verfolgen.
Sollten Sie über eine Webseite aufgefordert werden, einen Download durchzuführen, lehnen Sie das immer ab, wenn Sie nicht exakt Wissen, dass Sie gerade etwas herunterladen möchten.”

20 Jahre premium technologies – 20 Jahre Technologie nutzen

by Peter Weißflog1. März 202131. Juli 2023

Das premtec-Team feiert 20-jähriges Firmenjubiläum

Das Jahr 2021 ist für premium technologies ein besonderes. Im Januar konnten wir die “virtuellen” Korken knallen lassen, denn wir feierten unser 20. Firmenjubiläum.

Auch die IHK Chemnitz griff unseren Geburtstag auf und berichtete in der ersten Ausgabe von Wirtschaft Südwestsachsen des Jahres darüber. Klicken Sie doch gern mal rein.

Das finden wir natürlich klasse. Wir haben uns daher gedacht, wir begeben uns auf eine kleine Zeitreise und blicken einmal zurück auf die vergangenen 20 Jahre. Gemessen an der Halbwertszeit von Silicium mögen zwei Dekaden vielleicht nicht besonders lang erscheinen. Aber in unserer Branche ist es eine halbe Ewigkeit.

Das legendäre Nokia 3310 mit “Text on 9 keys” (T9) Tastatur

In der IT hat sich viel geändert. Während wir vor 20 Jahren noch mühselig SMS auf viel zu kleinen Tasten in ein Nokia 3310 tippten und der Download einer einzigen Datei zu einer echten Geduldsprobe werden konnte, sorgen vernetzte Office-Lösungen heute für komfortables Arbeiten an nahezu jedem Ort.

20 Jahre Begeisterung

Ich habe bereits seit 1996 als Nebenjob das ein oder andere Unternehmen auf Stundenbasis betreut. Mit dem Umzug nach Chemnitz und dem Beginn des Studiums war damit aber dann Schluss.

Da die ersten Semester noch recht entspannt waren, ergab sich die Frage, was man mit der vielen Freizeit anfängt? So saß ich im Jahr 2000 zusammen mit drei Freunden in der damals nagelneuen Orangerie der TU Chemnitz am Kaffeeautomaten und warf die Frage in die Runde, was wir tun möchten. Kellnern? – Keine Lust! Pizza fahren? – Neee!

Am Ende meinte ich dann einfach, lasst uns doch einfach ein Unternehmen gründen – so als völlig logische Alternative zum Kellnern. Zusätzlich gab es den charmanten Vorteil, dass wir damit die Möglichkeit hatten, unsere eigene Technik günstiger zu bekommen. Gesagt, getan! Wir haben dann ohne groß nachzudenken ein Unternehmen gegründet. Als Startkapital habe ich damals noch von meinen Eltern 2.000 DM erhalten.

Die ersten Jahre waren eher geprägt von “Try and Error” und vielen Versuchen.

Zwei Jahre später hatten wir die ersten ernsthaften Kunden an Bord. 2006/2007 war dann vor allem durch die Betreuung von Lexware-Kunden die Zeit knapp geworden. Bis dahin hatte ich mein Studium noch einfach durch den Besuch der Prüfungen nebenher laufen lassen können. Doch dann kam die Anwesenheitspflicht. Trotz mehrfacher Versuche habe ich es nicht geschafft alle Kurse zu absolvieren.

Mein damaliger Vorschlag an die Uni: Ich schreibe einfach ein paar Projektarbeiten mehr.
Gegenvorschlag der Uni: Machen Sie Ihr Unternehmen zu, studieren Sie die 1–2 Jahre zu Ende und dann können Sie ja wieder einsteigen.
Resultat: Exmatrikulation.

Rückblickend nicht die schlechteste Entscheidung. Ich wurde zumindest in den letzten 14 Jahren noch nie gefragt, welchen Abschluss ich habe. 🙂

Bis 2011 wuchsen wir – aber nicht so, wie ich es wollte. Erst mit dem Weggang des letzten GbR Gesellschafters konnte ich dann die Projekte und Ideen umsetzen, die ich wirklich wollte. So haben wir seitdem jedes Jahr Einstellungen vornehmen können und sind zeitweise mit 25 Prozent pro Jahr gewachsen.

20 Jahre Technik

20 Jahre Technik: Das sind fünf Windows Versionen, der Aufstieg von Smartphones und Tablets sowie die rasante Entwicklung von PC-Prozessoren.

2001 brachte Microsoft Windows XP auf den Markt. Es sollte stabiler laufen und mit seinem zweispaltigen Startmenü bei der Benutzerfreundlichkeit punkten. Der voreingestellte Bildschirmhintergrund “Grüne Idylle” ruft wohl bei so manchen von uns einen nostalgischen Seufzer hervor, wenn wir uns auf die von einem blauen Himmel überspannte, grüne Wiese zurück beamen.

Standard-Hintergrundbild “Grüne Idylle” von Windows XP | Bild: Screenshot Microsoft

Lange bevor die innovativen Köpfe aus Cupertino das iPad auf dem Markt brachten, gab es bereits Tablet-PCs, die mit Stift und Touch-Bedienung einen wahnsinnigen Sprung für Technikfans und ITler gleichermaßen bedeuteten.

Wir sind nach wie vor stolze Besitzer eines ACER Travelmate C300 aus dem Jahr 2004 Mit einem 1,6 GHz Prozessor – 0,5 Gigabyte RAM und 60 Gigabyte Gesamtspeicher ein echtes Arbeitstier! Der Tablet-Opa kann auch nach wie vor in unserem “Museum” bestaunt werden. 🙂

20 Jahre Telefonie

Auch in puncto Telefonie erscheint der Blick zurück wie der Besuch in einem Antiquariat.

Im Jahr 2001 kam mit den ersten ADSL-Anschlüssen das Breitbandinternet nach Chemnitz. Endlich konnte das Töchterchen telefonieren, während Papa gleichzeitig im Internet surfte.

Auch für die mobile Telefonie waren die Entwicklungen der letzten 20 Jahre essentiell. Mit dem ersten UMTS-Netz (3G) der Welt, welches Anfang der 2000er an den Start ging, waren nun wesentlich höhere Datenraten möglich. Etwa um die gleiche Zeit erblickte auch das erste Ur-Smartphone das Licht der Welt.

Mein Nokia Communicator 9110 aus dem Jahre 2001 kommt dem, was wir heute als Smartphone bezeichnen, auch schon relativ nahe. Kurznachrichten, Internet, E-Mails, Fax, Webseiten und ein eigenes Betriebssystem erfüllten schon viele der Kriterien. Lediglich das Format erinnerte wohl eher noch an einen genormten Tafelschwamm, als an ein smartes Telefon im Hosentaschenformat.

Der Vorreiter der Smartphones: Nokia Communicator 9110

2010 wurde zudem Voice-over-IP (VoIP) eingeführt. Dadurch war es nun möglich, den Telefondienst über Rechnernetze zu realisieren, so dass diese die herkömmliche Telefontechnik samt ISDN und aller Komponenten ersetzen kann. Premium technologies besitzt bereits seit 2014 eine digitale Telefonanlage. Bis 2018 wurden nahezu alle Telefonanschlüsse auf die Technologie umgestellt.

20 Jahre Internet

Mit der Einführung von ADSL stiegen die Datenraten auf bis zu 8 Mbit/s im Download. Das Herunterladen von “1”, dem Beatles-Album, das Anfang 2001 auf Platz 1 der deutschen Charts stand, hätte somit sage und schreibe 37 Minuten gedauert. Mit einer entsprechenden Glasfaserleitung würde man dafür heute nur noch 2 Sekunden brauchen.

Da damals gerade einmal 35 Prozent der deutschen Haushalte und Unternehmen überhaupt einen Internetanschluss hatten, hielten sich die Downloadzahlen wohl noch in Grenzen 😉

Doch mittlerweile verfügen 90 Prozent der Haushalte und Unternehmen über einen Internetzugang… Tendenz steigend.

20 Jahre Teamgeist

Bei Gründung gehörten 4 Gesellschafter zum Team der GbR. Bis 2004 verließen zwei davon das Unternehmen und der Dritte ging 2011 seine eigenen Wege.

2007 stellten wir unseren ersten Mitarbeiter ein. Bis 2014 waren wir zu 4. Seitdem sind wir auf ein Team von 14 Leuten gewachsen. Obwohl das erste Team-Mitglied uns aufgrund der Entfernung zum Wohnort 2016 verließ, haben wir doch ein echtes „Urgestein“ in unseren Reihen. Es ist bereits seit 2009 im Unternehmen und wird von allen liebevoll als „prem-tec-Inventar“ bezeichnet. ?

Da ich selbst niemals Angestellter in einem Unternehmen war, keinen Berufsabschluss habe und auch in den ersten Jahren niemanden (an der Seite hatte), der mir gezeigt hätte, wie man ein Unternehmen leitet, musste ich mir quasi einen eigenen Führungsstil ausdenken.

Da ich mich selbst aufgrund der fehlenden Erfahrung aber nie als “Chef” gesehen habe, war dieser Führungsstil von Anfang an nie ein “Führungs“, sondern einfach nur ein “Stil“. 😀

Sprich, ich habe von Anfang an darauf gesetzt, dass das Team eigenverantwortlich arbeitet. Sie waren für mich mehr Kollegen und gute Bekannte als Angestellte. Natürlich hatte ich das große Glück, dass gerade die ersten Einstellungen, die ich vorgenommen habe, Personen waren, die damit sehr gut umgehen konnten und das als Chance gesehen haben, sich etwas eigenes aufzubauen, anstatt das Fehlen einer Kontrolle auszunutzen.

Daraus ist mittlerweile ein Kern-Team erwachsen, welches vollkommen eigenständig arbeiten kann und alle größeren Entscheidung gemeinschaftlich trifft. Da alle ähnliche Vorstellungen, Ideen und Ansichten haben, ist neben der eigentlichen Arbeit immer Zeit für Späße und lockere Unterhaltungen.

Taktikbesprechung für das nahende NERF Gefecht

Microsoft Surface Go – Nutzung im Berufsschulunterricht

by dc-admin24. November 202031. Juli 2023

Unsere Auszubildende Lisa gewährt uns einen Einblick in die Nutzung Ihres Microsoft Surface Go im Berufsschulunterricht. Welche Erleichterungen und Vorteile die Nutzung eines solchen Gerätes hat und wie Mitschüler und Lehrer darauf reagieren verrät uns Lisa im folgenden Beitrag.

Zu Beginn meiner Ausbildung erhielt ich von meinem Ausbildungsbetrieb ein Surface Go der Marke Microsoft. Dieses soll meinen Arbeitsalltag erleichtern und mir auch die Arbeit in der Berufsschule unkomplizierter gestalten. Gerade in dem besagten Berufsschulunterricht ist das Surface mehr als nur eine Erleichterung.

„Erleichterung“ kann hier auch im Sinne von „Gewicht“ interpretiert werden. Für jedes Fach einen extra Hefter mitzunehmen hat sich für mich komplett erübrigt. Hierbei tritt wieder der Aspekt der Rückengesundheit mächtig in den Vordergrund. Leider gibt es bei uns noch nicht die Möglichkeit, Bücher in digitaler Form zu erhalten. Aus diesem Grund müssen diese noch in die Schule getragen werden.
Anstatt auch jedes Mal meine Unterlagen zu sortieren und zu überlegen welche Hefter man für welches Fach benötigt, bin ich in dieser Situation mehr als flexibel. Sollte sich der Stundenplan kurzfristig ändern, habe ich trotzdem alle benötigten Unterlagen bei mir und kann zu jederzeit damit arbeiten.

Sauber geführte „Hefter“ gehören bei mir der Vergangenheit an. Meine Unterlagen und Aufzeichnungen sind dauerhaft und einfach lesbar. Rechtschreibfehler oder unnötige Korrekturen sind für mich entweder sehr einfach durchzuführen oder treten dank Rechtschreibkorrekturprogrammen gar nicht erst auf. Kommt es außerdem zu ergänzenden Kommentaren des Lehrers, kann ich diese auch spontan im Nachhinein noch einfügen, ohne meine ganzen Unterlagen neu sortieren zu müssen.
Diagramme und andere Arten von Grafiken lassen sich sehr einfach anfertigen und in das jeweilige Dokument einfügen. Genauso verhält es sich mit Bildern, welche das eine oder andere Thema besser veranschaulichen.

Externe Geräte wie Taschenrechner fallen bei mir ebenfalls raus. Die Nutzung des internen Taschenrechners macht die Arbeit für mich wieder einfacher und flexibler. Allein der Aspekt des „Vergessens“ spielt für mich hierbei keine Rolle.

Durch die tägliche Nutzung des Surface schule ich mich automatisch selbst im Umgang mit den Programmen. Ich lerne täglich neue Funktionen kennen und nutze diese dann auch gern.
Dank der Speichermöglichkeit im „OneDrive“ stehen mir meine Unterlagen zu jederzeit und von jedem Gerät aus zur Verfügung. Spontanes Lernen unterwegs oder Erklärungen durch meine Ausbilderin sind dann einfach und spontan möglich, ohne die jeweiligen Hefter mit sich zu führen.
Abgesehen davon können dann auch keine Unterlagen verloren gehen.

Arbeitsblätter in Papierform sind für mich aktuell noch eine Last, für die ich aber auch eine sinnvolle Lösung gefunden habe. Durch die Funktionen „Scannen“ auf meinem Smartphone kann ich die Arbeitsblätter einscannen, ebenfalls in die Cloud hochladen und dann in das jeweilige Dokument einfügen bzw. noch bearbeiten.

Ebenfalls über mein Smartphone verfüge ich auch auf dem Surface über Internet. Sollte es einmal dazu kommen, dass ich Aussagen von Lehrern anzweifle, habe ich die Möglichkeit schnell nachzusehen, bzw. mir selbst noch eine Meinung darüber zu bilden und nicht alles zu glauben, was einem im Unterricht erzählt wird. Genauso verhält es sich bei Rechercheaufgaben. Das sichere Einschätzen von Quellen und diese adäquat zu nutzen wird hierbei ebenfalls gefördert – quasi nebenbei und ohne extra Aufwand.
Man bekommt schnell tagesaktuelle Informationen und muss keine Lehrbücher von 19hundert-und wälzen und sich dann noch auf falsche Informationen verlassen. Abschließend bleibt mir nur zu sagen:

Ich habe das große Glück, modernste Technologie in meinem Berufsschulalltag zu nutzen.

Es ist schade, dass diese Arbeitsweise immer noch kein Standard ist. Die Reaktionen auf meinen kleinen Laptop fallen auch sehr unterschiedlich aus, von blanken Erstaunen unwissender Schüler über die Möglichkeiten, die Ihnen verwehrt bleiben, bis zu kompletter Ablehnung durch das Lehrpersonal, weil man nicht ins bekannte Bild passt.

So oder so, es stärkt mein Selbstbewusstsein und ich bin stolz darauf, einen Ausbildungsbetrieb gefunden zu haben, der moderne Arbeitsmethoden auch in der Berufsschule fördert und unterstützt.

Weitere Beiträge von Lisa und unserem Praktikanten Kevin finden Sie hier:

“Digitalisierung” an Berufsschulen

Digitalisierte Fachoberschule – Fehlanzeige

Microsoft Teams: Das Wichtigste auf einen Blick

by dc-admin23. November 20208. Oktober 2021

Verloren gegangene Mails, Terminchaos und Verwirrung, mit wem man etwas vereinbart hatte – kennen Sie das? Dies sind nur einige der Stolpersteine, die uns im Berufsalltag das Leben erschweren. Dabei will man nichts mehr, als einfach produktiv zusammenzuarbeiten und alle wichtigen Informationen auf einen Blick zur Verfügung zu haben. Genau dafür möchten wir Ihnen einen praktischen und für uns unverzichtbaren Helfer vorstellen: Microsoft Teams.

Die App für Teamarbeit macht Ihnen das Vernetzen und Organisieren kinderleicht. Und das beste daran ist, dass Sie nicht von Programm zu Programm springen müssen, um alle relevanten Informationen zusammenzutragen.

Funktionen von Microsoft Teams:

Die wohl bekannteste Funktion von Teams ist der Chat. Egal ob in einer 1:1 Unterhaltung oder in der Gruppe, Sie können sich mit Ihren Kollegen jederzeit austauschen. Dem reinen Schreiben können Sie durch Emojis, Sticker und GIFs mehr Charakter verleihen. Auch Anhänge können schnell und einfach innerhalb von Teams versendet werden. Durch die chronologische Darstellung der Unterhaltung können Sie einfach zurückverfolgen, wer wann etwas geschrieben hat – egal wo Sie gerade sind.

Für uns ebenfalls ein Must-have: die Bearbeitung von Dokumenten in Teams. Wenn ein Dokument via Teams versendet wird, kann der Empfänger dieses direkt in der App bearbeiten und kommentieren. So wird automatisch die aktuelle Version gespeichert und es kommt nicht zu Verwechslungen, weil mehrere Versionen im Umlauf sind. Zudem wird angezeigt, wer die Co-Autoren des Dokumentes sind. Dies in besonders in Bezug auf eine weitere Funktion sehr nützlich: in Teams kann übergreifend nach Personen in Nachrichten, unter den Mitgliedern und in den Dateien gesucht werden. So findet man in Sekundenschnelle, wer an welchem Projekt beteiligt ist.

Besonders praktisch finden wir auch die Funktion, dass Dokumente angeheftet werden können. So kann beispielsweise auf häufig genutzte Dateien zugegriffen werden – schnell und ohne zu suchen. Die Einbindung von weiteren Apps steigert die Produktivität noch weiter. Insbesondere der Microsoft Planner und OneNote bilden eine sinnvolle Ergänzung innerhalb von Teams. Doch auch Apps von anderen Anbietern können eingebunden werden, sodass Sie Teams Ihren individuellen Anforderungen anpassen können.

Eine weitere Funktion, für die Teams spätestens seit dem Beginn der Pandemie bekannt ist, ist das Durchführen von Besprechungen, Liveereignissen und Anrufen. Durch die Integration des Kalenders, welcher mit Outlook synchronisiert wird, können online Meetings effizient geplant werden. Der Terminplanungsassistent informiert über die Verfügbarkeiten der Teilnehmer und erleichtert somit die Terminfindung ungemein.

Gründe für Teams:

Zusammenfassend möchten wir Ihnen unsere Top Gründe für die Verwendung von Teams präsentieren. Da wir dieses Tool jeden Tag für die Organisation im Unternehmen nutzen, haben wir es auf Herz und Nieren geprüft und können Ihnen versichern, dass es den Arbeitsalltag deutlich erleichtert!

Zeitersparnis
Schnelle, unkomplizierte Kommunikation
Vereinfachte Abstimmung
Enge und vielfältige Zusammenarbeit
Übersichtlichkeit, da alles in einer App gesammelt ist
Einfaches Teilen von Informationen und Dateien
Sicherheit für die Daten durch hohe Datenschutzstandards von Microsoft
Produktivitätssteigerung

Hat Ihnen dieser kleine Einblick gefallen? Dann halten Sie die Augen nach weiteren Beiträgen zu diesem Thema offen! Wir werden Sie zu den einzelnen Funktionen tiefergehend informieren und Ihnen aufzeigen, welchen Nutzen Sie aus einem modernen Arbeitsplatz ziehen können!

Übrigens: Mit premium technologies haben Sie die Möglichkeit auf eine 6-monatige kostenfreie Testlizenz von Teams!

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ERP Systeme

by dc-admin23. November 202026. Oktober 2021

ERP Systme, also Enterprise-Resource-Planning Systeme, übernehmen im Unternehmen die Aufgaben der Planung, Steuerung und Verwaltung von verschiedenen Ressourcen. Wir von premium technologies sehen gerade für kleine und mittelständische Unternehmen großes Potenzial in der Verwendung von ERP Systemen und der damit einhergehenden Digitalisierung der Unternehmen.

Wie genau ERP Systeme in Ihrem Unternehmen helfen können, welche Vorteile sie mit sich bringen und wie wir als Systemhaus Ihnen bei der Einführung dieser Systeme behilflich sein können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

ERP Systeme allgemein: Nutzung und Funktionen

Ein ERP System ist die komplexe Verkettung von verschiedener Software zur Ressourcenplanung im gesamten Unternehmen. Je nach dem Bedarf des Unternehmens kann die Anwendung der entsprechenden Software variieren. Die Wahl des richtigen Systems hängt von der Branche, der Unternehmensgröße, dem geforderten Funktionsumfang und den verwendeten Technologien ab.

Je nach den Anforderungen und der Größe Ihres Unternehmens können weitestgehend alle Unternehmensbereiche durch ein ERP System abgebildet werden. So kann eine bessere Kommunikation erfolgen und die unternehmensinterne Kollaboration verbessert werden. Grundsätzlich kann ein ERP System von der Materialwirtschaft, über Produktionsplanung, Rechnungswesen, Personalwirtschaft bis hin zum Dokumentenmanagement alles umfassen. Auch viele andere Bereiche können durch die Verwendung einer ERP Software abgebildet werden.

premium technologies konzentriert sich auf die Bereiche der Buchhaltung, der Personalabrechnung, des Dokumenten- und Kundenmanagements, sowie der Ressourcen- und Warenwirtschaft, der Office-Anwendungen und der digitalen Steuererklärung.

Vorteile von ERP Systemen

Die einheitliche Datenbasis von ERP Systemen hilft dabei, Redundanzen zu vermeiden und allen Mitarbeitern stets die aktuellen Daten zur Verfügung zu stellen. So können viele Unternehmensprozesse zentralisiert und optimiert werden. Dies bringt ebenfalls eine geringere Fehlerdichte mit sich und spart Zeit, da nur mit einem System gearbeitet werden muss.

Ein weiterer Vorteil besteht in dem Gesamtüberblick, den ein ERP System bietet. So können Sie stets alle relevanten Unternehmensdaten aktuell und übersichtlich abrufen, wodurch Entscheidungen schneller getroffen werden können und die Berichterstattung beschleunigt wird. Ebenso trägt dies zur besseren Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern bei.

Zudem kann durch ERP Systeme die Digitalisierung im Unternehmen vorangebracht werden: die digitale Speicherung von Daten erspart das Papierarchiv und die Suche nach bestimmten Daten kann durch eine Suchfunktion in der Software deutlich erleichtert werden. So können Unternehmen nach der Einführung eines ERP Systems eine gesteigerte Motivation der Mitarbeiter verzeichnen, da Standardprozesse automatisiert werden können und sich somit die gesamte Effizienz im Unternehmen steigert.

Insgesamt nützen die Vorteile eines ERP Systems allerdings nur etwas, wenn die Mitarbeiter auch verantwortungsvoll und umsichtig damit umgehen. Daher ist es auch unumgänglich, alle Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software zu schulen, damit diese auch effizient angewandt werden kann. Dafür steht Ihnen unser Partner wetux zur Seite. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Einführung eines ERP Systems oftmals nicht einfach, da sie nicht die Manpower und das Know-how besitzen, welche für den Start nötig sind. Daher ist es sinnvoll einen IT-Dienstleister zu konsultieren.

Wie premium technologies Sie bei der Einführung eines ERP Systems unterstützt

Als IT-Systemhaus unterstützen wir Sie bei der IST-Analyse der Prozesse und bei der Konzeption des Soll-Ziels. Dann beraten wir Sie zur Auswahl geeigneter Softwarelösungen. Wir agieren gemeinsam mit renommierten Software-Partnern wie LEXWARE, COBRA, AMANGO und MICROSOFT, deren Produkte wir genau kennen und ausgiebig in der täglichen Praxis getestet haben.

Wir begleiten als ganzheitlich denkender IT-Dienstleister die komplette Einführung der Software in die Prozesse. Bei der Schulung der Anwender in den Fachabteilungen stehen wir Ihnen zur Seite. Wir gewährleisten einen technischen und fachlichen Anwendungssupport auf Dauer. Sie profitieren von unseren reichen Erfahrungen als IT-Systemhaus aus langjährigen Kundenbeziehungen mit vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen in Chemnitz und Umgebung.

Wir konzentrieren uns auf Ihre Bedürfnisse: unsere hochqualifizierten Software-Entwickler sind in der Lage, Anpassungen der ERP Software für Sie vorzunehmen. So können Sie spezifische Module nach Ihren individuellen Anforderungen in Ihr ERP System integrieren. Gern helfen unsere Experten Ihnen dabei, den meisten Nutzen aus der Software zu ziehen.

Wonach Suchen Sie?

Digitale Buchhaltung – Lexware Buchhaltung Premium und lexoffice

Digitale Personalabrechnun g – Lexware Office Pro

Digitale Steuererklärung – Lexware TAXMAN

Ressourcenplanung und Warenwirtschaft – Lexware, Haufe X360 und Lexware Premium

Dokumentenmanagement – Amagno

Kundenmanagement – cobra crm

Office Anwendungen – Microsoft Office 365

Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für Ihre individuelle Beratung!

Ihre Ansprechpartner

IT Dienstleister Chemnitz

by dc-admin23. November 20208. Oktober 2021

Systemadministratoren, Softwareentwickler, Vertrieb und Verwaltung – alle arbeiten unter dem Oberbegriff IT Dienstleister Chemnitz bei premium technologies. Unser Team kennt sich in allen Belangen rund um Technik und IT aus. Das Ziel unserer IT Dienstleistungen ist es, die Geschäftsprozesse unserer Kunden durch den Einsatz von modernen Informationstechnologien zu unterstützen und zu optimieren.

Die Leidenschaft für Technik und das stetige Streben nach Verbesserung treibt uns alle gemeinsam an. Mit richtungsweisenden Produkten und Lösungen stellen wir uns gern den technischen Herausforderungen, die Unternehmen in Zeiten der Digitalisierung zu bewältigen haben. Dabei handelt es sich meist um längere Prozesse, welche wir mit Ausdauer, Ehrgeiz und jeder Menge Teamgeist anpacken.

Und wo unser Team ist, da ist auch jede Menge Spaß! Sei es eine gesprächige Kaffeepause, ein Plausch in der Mittagsrunde oder ein gemeinsamer Spieleabend: die Witze bleiben nie aus. Genau das ist es auch, was wir an unserem Unternehmen so schätzen. Das lockere Miteinander und die familiäre Atmosphäre schaffen Raum für neue Ideen und jede Menge Kreativität. So finden wir ständig neue Lösungsansätze für unsere Kunden und wagen somit den Blick über den Tellerrand.

Daher ist es uns auch wichtig, keine Standardlösungen anzuwenden, sondern ganz individuell die Bedürfnisse unserer Kunden zu hinterfragen und eine maßgeschneiderte Lösung für das jeweilige Unternehmen zu finden. Mit Enthusiasmus und einer Mengen Fachwissen stehen wir nicht nur dem Auftraggeber direkt bei, sondern holen jeden einzelnen Mitarbeiter ins Boot, sodass alle von den verbesserten Geschäftsprozessen profitieren können. Denn uns ist es wichtig, die vorhandene Technologie auch zu nutzen.

IT Infrastruktur

Die IT Infrastruktur ist einer unserer Leistungsbereiche. Wir stellen individuelle und flexible Systeme für unsere Kunden zusammen, welche Hardware, Sicherheit und Vernetzung beinhalten. Durch eine ideal angepasste IT Infrastruktur kann das Unternehmen leistungsfähiger, zuverlässiger und sicherer agieren. Die digitale Transformation ist kein Fremdwort mehr, sondern hält immer mehr Einzug in den Berufsalltag. Wir als IT Dientleister nutzen selbst täglich modernste Tools für unsere Arbeitsprozesse, und diese empfehlen wir auch unseren Kunden. Funktionalität, Ergonomie und Ästhetik spielen dabei eine sehr wichtige Rolle. Denn so kann die Wirtschaftlichkeit und Arbeitsatmosphäre des Unternehmens verbessert werden.

Wir setzen auf die leistungsfähige Technik unserer Partner TERRA, MICROSOFT Surface und LANCOM. Ihre individuellen Anforderungen werden durch eine umfassende Beratung unserer IT-Experten aufgenommen, sodass wir eine maßgeschneiderte Hardware-Lösung für Sie bereitstellen können. Installation und Anwendungssupport für die gesamte Lebensdauer der Geräte werden ebenfalls von uns angeboten. So können Sie die Vorzüge des Rundum-Services nutzen und sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.

ERP Software

Die richtige Business Software und ein gut funktionierendes ERP System kann Ihre Geschäftsprozesse deutlich effizienter machen. Digitale Workflows erhöhen nicht nur die Agilität Ihres Unternehmens, sondern erleichtern auch die tägliche Arbeit. Aus diesem Grund bieten wir unseren Kunden auch die geeignete ERP Software an, damit zu jedem Zeitpunkt ein genauer Überblick über alle Zahlen, Daten und Fakten gewährleistet werden kann – denn nur so kann ein Unternehmen erfolgreich gesteuert werden.

Wir als IT Dienstleister sehen den Bedarf an digitaler Buchhaltung, Personalabrechnung und Dokumentenmanagement. Doch auch das Kundenmanagement, Office Anwendungen, Warenwirtschaft und Ressourcenplanung bieten in digitaler Form einen erheblichen Vorteil für Ihr Unternehmen. Durch unser Know-how im Bereich Software finden wir die passende Lösung für Ihr Unternehmen: mit unseren renomierten Software-Partnern LEXWARE, COBRA, AMAGNO und MICROSOFT können wir auf ein breites Portfolio von Angeboten zurückgreifen.

Wir begleiten als ganzheitlich denkender IT Dienstleister die komplette Einführung der Software in die Prozesse. Bei der Schulung der Anwender in den Fachabteilungen stehen wir Ihnen zur Seite. Wir gewährleisten einen technischen und fachlichen Anwendungssupport auf Dauer. Sie profitieren von unseren reichen Erfahrungen als IT Systemhaus aus langjährigen Kundenbeziehungen mit vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen in Chemnitz und Umgebung.

Kommunikation

In Zeiten von Online Konferenzen, Teamarbeit und dem Teilen von Arbeitsergebnissen ist eine effektive und digitale Kommunikations- und Kooperationslösung unerlässlich. Daher setzen wir auf die Lösungen von MICROSOFT Teams, Planner und Sharepoint, welche die unternehmensinterne Zusammenarbeit stark vereinfachen.

Die intelligenten Lösungen von MICROSOFT Exchange und 3CX für Telefonanlagen ermöglichen eine geordnete und übersichtliche Verwaltung der gesamten Kommunikation. Auch wir als IT Dienstleister nutzen diese Technologien jeden Tag und möchten sie nicht mehr missen.

Je nach Ihrem Kommunikationsbedarf können wir Sie für die verschiedenen Angebote beraten. Wichtig für uns ist dabei, dass Sie die Lösung auch sinnvoll im Unternehmen nutzen können. Zudem helfen wir Ihnen bei der Einführung neuer Kommunikationstools durch Schulungen und Trainings.

Ihr IT Dienstleister Chemnitz für ein Rundum-Sorglos-Paket

Premium technologies steht Ihnen in Chemnitz und Umgebung für die allumfassende Ausstattung mit der richtigen IT Infrastruktur, ERP Software und Kommunikationslösung zur Seite. Von Beratung über Installation bis zum Support sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Zu dem wichtigen Thema Datenschutz arbeiten wir eng mit unserem Partner dasax zusammen, um Ihnen Datensicherheit zu gewährleisten.

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Ihre Ansprechpartner

Digitalisierte Fachoberschule – Fehlanzeige

by dc-admin20. November 202031. Juli 2023

Kevin ist Praktikant bei uns in der Technik und Entwicklung. Er möchte uns von seinem Alltag an der Fachoberschule für Technik berichten, besonders auch vor dem Hintergrund der besonderen Herausforderungen diesen Jahres. Ebenso wie unsere Auszubildende Lisa stieß auch Kevin auf Widerstand bei der Nutzung seines Tablets im Unterricht. Erfahren Sie jetzt, wie digitalisiert das Fachabitur ist.

Als ich an die Fachoberschule für Technik kam, dachte ich mir, diese Schule ist bestimmt hochmodern. Leider ist dem nicht so. Alte grüne Kreidetafeln, alte Beamer, Polylux und Lehrer, die kaum einen PC verwenden. Die Lehrer scheinen überrascht zu sein, dass es überhaupt Technik gibt. Und dass ein Schüler sich damit auskennt, scheint für sie unvorstellbar. Ich habe ein Microsoft Surface für den Unterricht, welches das Schleppen komplett aufhebt und mit dem ich schneller und leichter schreiben kann. In manchen Fächern werde ich allerdings dazu aufgefordert, es wieder einzupacken und stattdessen mit Stift und Papier zu arbeiten.

Wertschätzen kann ich den Informatikunterricht, wo ich lerne richtig zu programmieren, anstatt nur irgendein Bildbearbeitungsprogramm zu nutzen. Aber wenn man programmieren kann, was nun wirklich nicht leicht ist, wie kann es dann sein, dass die Corona Lage so schlecht bewältigt wird? Denn anstatt für jeden Schüler einen Laptop zu leihen und Live Unterricht zu machen, wird stattdessen alles auf einer Website, welche Moodle genannt wird, gemacht. Jedoch werden wir Schüler dort mit Arbeitsblättern voll gebombt. Und noch schlimmer ist, dass selbst die Lehrer sagen, sie werden dort mehr als genug Dateien reinstellen und dass wir zu Hause länger an den Aufgaben sitzen würden, als wenn wir in der Schule wären. Heißt anstatt von 07.00 Uhr – 14.15 Uhr in der Schule zu sitzen, hängen wir bis 18:00 Uhr oder länger nur an Schulaufgaben, ohne dass wir wissen was benotet wird und was nicht.

Dass es anders geht sehe ich an premium technologies. Mit Teams wären unsere Probleme viel schneller geklärt: einfach im Chat darüber schreiben, Präsentationen halten und Ergebnisse teilen ist sinnvoller, als die Schüler etwas abschreiben zu lassen. Denn genau so etwas macht den Anschein, als wöllten die Lehrer nur ihre Ruhe vor uns Schülern.

Schließlich bin ich in der in der IT-Branche tätig, weil mich Technik fasziniert und ich mit Computern arbeiten möchte. Als ich kleiner war hat mein Vater viel an verschiedener Technik gebastelt: Fernseher, Computer und Vieles mehr. Daran hat sich bis heute nichts geändert, nur mein Verständnis dafür. Am Anfang verstand ich nicht was er tat, jedoch spürte ich, die Technik löst etwas in mir aus. Dann habe ich zusammen mit meinem Dad meinen ersten Computer zusammengebaut und ich merkte genau in dem Moment als der PC fertig war, dass das genau mein Thema ist.

Die Technik bringt uns weiter und wir müssen uns wirklich alle darauf einlassen.

Viele sind davon nicht überzeugt, weil sie es ja selbst nicht so kennen. Ich wünsche mir, dass Schulen, Lehrer und Unternehmen sich auf dieses interessante Gebiet einlassen. Die Erleichterung für das tägliche Leben ist nicht abzustreiten und die Kommunikation kann auf eine neue Ebene gebracht werden, besonders in Schulen. Es gibt ein Video in dem gezeigt wird, wie sich alles weiterentwickelt hat. Autos, welche nach 100 Jahren hochmodern sind, sogar schon fast allein fahren; Häuser, welche besser gebaut werden; sogar wie die Kleidung sich verändert. Nur das Schulsystem ist das gleiche geblieben. Das sieht man auch daran, dass selbst meine Großeltern schon die gleichen Themen in der Schule behandelt haben. Mit Technik, Weiterentwicklung oder Digitalisierung im Schulwesen ist also noch nicht so wirklich eine Entwicklung zu sehen, was schade ist.

Lasst die Entwicklung zu, um der Schüler Willen!! Lehrer und Schüler können durch die Digitalisierung, die Weiterentwicklung und den Fortschritt besser und mehr lernen!

Informieren Sie sich hier über unsere Angebote für Bildungseinrichtungen!

Digitale Personalakte

by dc-admin20. November 20208. Oktober 2021

Zur fortschreitenden Digitalisierung des Büros gehört auch die digitale Personalakte. Die Verwaltung der Personaldaten in digitaler Form erspart den Kampf durch einen Schrank voller Ordner und bringt alle Informationen gebündelt an einen Ort.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, was es mit der digitalen Personalakte auf sich hat, welche Dokumente dazu gehören und was verboten ist. Zudem möchten wir auch das wichtige Thema Datenschutz kurz beleuchten.

Digitale Personalakte: Bedeutung und allgemeine Informationen

Die digitale Personalakte umfasst die gleichen Inhalte wie eine Akte in Papierform. Jedoch handelt es sich bei der digitalen Form um eine Software, welche elektronische Dokumente verwalten kann. Somit kann auf die Aufbewahrung in Papierform verzichtet werden.

Grundsätzlich ist die Führung einer Personalakte keine Pflicht für den Arbeitgeber. Sie kann jedoch von Vorteil sein, denn somit stehen alle notwendigen Informationen und Unterlagen zu einem Mitarbeiter in gesammelter Form bereit. In die Personalakte gehören alle Informationen, die den jeweiligen Mitarbeiter betreffen. Es bietet sich an, die Akte von Beschäftigungsbeginn an zu führen, da somit der komplette Werdegang des Mitarbeiters von Anfang an dokumentiert werden kann. Zu beachten ist, dass nur Dokumente in die digitale Personalakte aufgenommen werden dürfen, die im sachlichen Zusammenhang mit dem Mitarbeiter und dem Arbeitsverhältnis stehen.

Der Mitarbeiter darf seine Akte jederzeit einsehen. Sind falsche Daten enthalten, so müssen diese korrigiert werden. Auch Dokumente, welche nicht mehr für die Beurteilung des Mitarbeiters relevant sind, müssen aus de Akte entfernt werden. Kommen neue Informationen hinzu, so können die physischen Dokumente gescannt und in die Software übernommen werden.

Ziele und Vorteile einer digitalen Personalakte

Die Speicherung der mitarbeiterrelevanten Daten in digitaler Form hat deutliche Vorteile gegenüber der Aufbewahrung in Papierform. Die gezielte Suche nach Daten kann anhand von Stichworten einfach und schnell erfolgen. Zudem ist auch eine Ergänzung durch weitere Funktionen, wie beispielsweise die Urlaubsverwaltung möglich, sodass die Software auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, gewisse Dokumente für das Finanzamt und die Sozialversicherung über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Durch die saubere Verwaltung in einer digitalen Personalakte kann dies automatisch mit erledigt werden.

Insgesamt kann durch die Verwendung einer digitalen Personalakte eine Optimierung der administrativen Prozesse erfolgen. Die intelligente Anwendung und einfache Handhabung ermöglicht eine Beschleunigung der Abläufe für die Mitarbeiter im Human Resources Bereich. So kann effektiv Zeit gespart werden und die Effizienz wird gesteigert. Somit werden nicht nur Personalkosten gesenkt, sondern Sie können auch Druck- und Lagerungskosten einsparen. Das Papierarchiv kann somit größtenteils abgeschafft werden. Insgesamt kann die gewonnene Zeit in das Unternehmen reinvestiert werden, sodass anderen Personalthemen mehr Beachtung geschenkt werden kann. Zudem sind Schnittstellen, zum Beispiel mit der Buchhaltung, möglich, welche die Integration der digitalen Personalakte in das IT-System Ihres Unternehmens deutlich erleichtern.

Inhalte und No-Go’s

Wie bereits erwähnt dürfen in die digitale Personalakte ausschließlich Dokumente aufgenommen werden, die im sachlichen Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Hier haben wir einige Beispiele für Sie aufgelistet:

Vertragsdaten (Arbeitsvertrag, Vollmachten, Verschwiegenheitspflichten…)
Entwicklungsdaten (Beurteilungen, Zwischenzeugnisse, Abmahnungen…)
Allgemeindaten (Personalmeldungen, Jubiläen, Schriftverkehr mit Mitarbeitern…)
Vorvertragsdaten (Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen, Eignungstest…)
Abrechnungsdaten (Gehaltsvereinbarungen, Lohnzettel, Sonderzahlungen…)

Je nach Ihrem Unternehmen und Ihrem Bedarf können die Dokumente in Ihrer digitalen Personalakte variieren. Eine Aktualisierung kann auch das Entfernen von einigen Dokumenten mit sich bringen, wenn diese nicht mehr relevant für die Beurteilung des Mitarbeiters sind.

Es gibt natürlich auch Dokumente und Informationen, die nicht für die Aufbewahrung in der digitalen Personalakte gestattet sind. Dazu gehören grundsätzlich alle Dokumente, welche das Persönlichkeitsrecht gefährden. Das betrifft alle Informationen zum Gesundheitszustand des Mitarbeiters, wie Unterlagen vom Betriebsarzt und psychologische Gutachten, aber auch die politische Ausrichtung, private Vorlieben und Beiträge aus sozialen Medien. Dies sind nur einige Beispiele, daher sollte Vorsicht geboten werden, welche Dokumente in die Akte aufgenommen werden.

Das sagt der Datenschutz

Natürlich gilt es beim Umgang mit Personalakten, egal ob in digitaler oder Papierform, den Datenschutz zu beachten. Digitale Personalakten erhalten dabei mindestens den gleichen Schutz wie papiergebundene. So müssen die digitalen Personalakten verschlüsselt sein und einer Mehr-Faktor-Authentifizierung unterliegen. Auch Datenschutz-Prinzipien wie die Datenminimierung und Speicherbegrenzung sind auf die Personaldatenverarbeitung anzuwenden. Zugriff auf die digitale Personalakte hat nur der Mitarbeiter selbst, der Personalverantwortliche und der Vorgesetzte mit dem berechtigten Zweck der Personalverwaltung.

Die digitale Personalakte muss mit Passwörtern oder Berechtigungen geschützt sein. Wichtig ist es auch, die Einwilligung der digitalen Führung einzuholen und sich an die Betriebsvereinbarung zu halten. Für eine ausführliche Beratung zum Thema Datenschutz und digitale Personalakte können Sie sich an unseren Partner dasax wenden.

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