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Dokumentenarchivierung rückt auch durch die Gesetzgebung immer stärker in den Fokus. Aufgrund der Menge an Dokumenten wird eine reine Papieraufbewahrung zunehmend schwerer. Glücklicherweise nimmt der digitale Dokumententransfer zu, sodass eine digitale Archivierung einfacher wird.

Mit unserem Partner AMAGNO möchten wir Ihnen einen tieferen Einblick zum Thema digitales Dokumentenmanagement, insbesondere die digitale Dokumentenarchivierung geben.

Was bedeutet digitale Dokumentenarchivierung?

Eine Software zum Dokumentenmanagement und der -archivierung hilft Ihnen deutlich bei der Verwaltung aller Ihrer Dokumente. So können entsprechende Dateien sehr schnell gefunden, bearbeitet, gespeichert und zurückverfolgt werden. Statt auf hunderte Ordner verteilt, finden Sie alle Dokumente an einem Ort, der im Fall einer Cloud Lösung sogar von überall aus abrufbar ist. Dies hat natürlich auch erheblichen Einfluss auf Ihre Geschäftsprozesse. Komplexität, verursacht durch physische Papierarchivierung, kann drastisch reduziert werden, Medienbrüche können umgangen werden und Redundanzen vermieden werden. Somit steigt ganz automatisch die Auskunftsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter. Ein weiter positiver Nebeneffekt ist die Umweltfreundlichkeit und Zeitersparnis für das Suchen nach Dokumenten.

Welche Vorteile hat eine digitale Dokumentenarchivierung?

Neben den bereits genannten Vorteilen der Zeitersparnis durch vereinfachte Abläufe und kürzere Reaktionszeiten, können Sie ebenfalls Druck- und Personalkosten einsparen. Auch die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ist in diesem Zusammenhang einfach umzusetzen. Die unkomplizierte Verbindung von Abteilungen und Organisationsbereichen fördert den Informationsaustausch und Wissenstransfer, was wiederum zu einer erhöhten Effizienz in Ihrem Unternehmen führt.

Besonders wenn mehrere Personen auf die Dokumente zugreifen müssen, kann eine digitale Dokumentenarchivierung die Zugriffe und Bearbeitungsschritte lückenlos dokumentieren und, wenn nötig, auch rekonstruieren. Wenn Veränderungen am Dokument vorgenommen werden, bekommen alle Zugriffsberechtigten automatisch die aktuelle Version, sodass Fehlerquellen eliminiert werden können.

Möchten Sie besonders sensible Daten archivieren, so können Sie die Dokumente mit Zugriffsrechten sichern.  Durch ein digitales Dokumentenmanagement ist die revisionssichere Archivierung und Aktenführung möglich, ebenso das Verarbeiten von personenbezogenen Daten laut DSGVO.

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Einsatzmöglichkeiten der digitalen Dokumentenarchivierung

Die Dokumentenarchivierung durch eine Software wie AMAGNO findet in den verschiedensten Unternehmensbereichen Anwendung: bei Buchhaltung und Finanzen, im Einkauf und der Beschaffung, sowie im Marketing und Vertrieb. Wir möchten Sie besonders auf drei Bereiche hinweisen.

Rechnungsverarbeitung
AMAGNO ermöglicht es Ihnen, Ihre Rechnungsprozesse samt Ein- und Ausgang digital und automatisiert abzubilden. So bietet sich bei der Archivierung die Möglichkeit, eine Rechnung digital mit einem Stempel oder einer Notiz zu versehen. Ihre Rechnungsdaten werden vom Programm automatisch ausgelesen und werden demnach entsprechend Ihrer gewünschten Klassifizierung abgelegt. So können die zuständigen Mitarbeiter bei Bedarf darauf zugreifen und mit den Dokumenten arbeiten. Ein weiterer Vorteil: Durch die Möglichkeit, Fristen und Vertragsregelungen zu hinterlegen, gehören unbearbeitete Rechnungen der Vergangenheit an.

Vertragsmanagement
Dokumentenarchivierung in Papierform, besonders wenn es um Verträge geht, hat einen großen Nachteil: die Mitarbeiter können nicht mehr überblicken, wie lange ein Vertrag noch läuft und wann die Kündigungsfrist ansteht. So kann es durchaus passieren, dass sich durch eine längere Laufzeit die Vertragskonditionen verschlechtern. Nicht so bei der digitalen Archivierung über ein Dokumentenmanagementsoftware (DMS) wie AMAGNO. Das DMS bietet stets einen Überblick und die komplette Kontrolle über alle Verträge, ebenso wie die rechtskonforme Aufbewahrung. Automatische Erinnerungen weisen auf den Ablauf von Fristen hin, sodass ein rechtzeitiges Handeln möglich wird.

E-Mail Archivierung und digitaler Posteingang
Auch für E-Mails gelte rechtliche Aufbewahrungsfristen, welche durch die Verwendung eines DMS einfach umgesetzt werden können. Dies hat zudem den Vorteil, dass bei Abwesenheit auch andere Mitarbeiter auf die Informationen in den Mails Zugriff haben. Relevante Informationen können zudem direkt mit dem dazugehörigen Dokument in der DMS verknüpft werden.

Ein digitaler Posteingang sorgt für Einheitlichkeit im Unternehmen, da alle eingehenden Dokumente zentral erfasst werden. Durch eine vordefinierte Klassifizierung können die Dokumente an den richtigen Ansprechpartner geleitet werden. Danach erfolgt die rechtskonforme Dokumentenarchivierung. Somit sind wieder alle Mitarbeiter über die eingegangenen Dokumente im Bilde, die Servicequalität erhöht sich und die Ablage wird nachvollziehbar.

Was muss bei der Einführung einer Dokumentenmanagementsoftware beachtet werden?

Zunächst besteht die Wahl zwischen der Installation On Premise und der Nutzung per Cloud. Grundsätzlich hängt es von Ihrem Unternehmen ab, welche Variante Sie bevorzugen. Bei der Nutzung in der Cloud benötigen Sie keine extra Ausstattung, sind flexibel und können von Kostenvorteilen profitieren. Ein weiterer Vorteil der Cloud Lösung ist, dass Ihre Mitarbeiter unabhängig von Arbeitsplatz und Arbeitszeit auf die jeweiligen Dokumente zugreifen können. Die Nutzung On Premise setzt die Installation in der unternehmenseigenen IT-Umgebung voraus. Hierbei behält das Unternehmen die vollständige Kontrolle über Hard- und Software. Die interne IT muss sich um den reibungslosen Ablauf kümmern, ebenso wie um Wartung, Monitoring und Backups. Hierbei sollten die technischen Voraussetzungen und die nötige Manpower geprüft werden.

Bevor Sie mit der Umsetzung einer DMS beginnen, sollten Sie sich Ihrer Unternehmensprozesse klar sein. In diesem Zuge sollte auch bedacht werden, an welcher Stelle die DMS helfen kann, Ihre Prozesse zu verschlanken und effizienter zu gestalten. Die Aufgaben, welche die digitale Dokumentenarchivierung erledigen soll, sollten ebenfalls im vornherein festgelegt werden. Auch die längerfristige Ausrichtung des Unternehmens sollte in Betracht gezogen werden, sodass, falls nötig, Erweiterungen vorgenommen werden und neue Prozesse direkt optimiert werden können. Bevor eine Software zur Dokumentenarchivierung installiert wird, sollte auf jeden Fall ein Plan zur Einführung um Umsetzung ausgearbeitet werden.

Sie sind neugierig geworden? Dann testen Sie jetzt die kostenfreie Version von AMAGNO und erhalten Sie einen Einblick in die Vorteile des digitalen Dokumentenmangements!

Weitere Informationen über Software zur Erleichterung Ihrer Unternehmensprozesse finden Sie hier auf unserer Website.

Ihre Ansprechpartner

Wer kennt es nicht: schnell einen Kaffee holen und den PC nicht sperren, den Link aus einer seltsamen Mail anklicken, aus Versehen einem Download zustimmen, damit das nervige Fenster verschwindet. Diese scheinbaren Kleinigkeiten können schnell zu einem großen Problem für die IT-Sicherheit Ihres Unternehmens werden.   

In den vergangenen Jahren haben sich Cyberangriffe drastisch erhöht. Jede Unternehmensgröße kann davon betroffen sein, daher gehören entsprechende Sicherheitslösungen in jede gute IT-Infrastruktur. Alle Geräte in Ihrem Unternehmen, vom Smartphone bis zum PC, sollten zentral gegen Schadsoftware abgesichert sein. Auch eine regelmäßige Wartung und Aktualisierung der Geräte trägt maßgeblich zum Schutz vor Angriffen bei.  Doch diese Maßnahmen allein reichen noch nicht aus, um Ihr Unternehmen vor Sicherheitslücken zu schützen. Jeder Mitarbeiter sollte im Umgang mit Internet & Co geschult werden, um etwaige Gefahren zu erkennen und entsprechend mit diesen umzugehen.

Um Ihnen einen Einstieg in das Thema IT-Sicherheit zu geben, haben wir 5 Tipps unserer Sicherheitsexperten zusammengestellt, die Sie vor möglichen Angriffen schützen können:

1. Softwareupdates durchführen

Jegliche Software auf Ihrem Rechner sollte regelmäßigen Updates unterzogen werden. Angefangen beim Betriebssystem bis hin zum Browser sind Aktualisierungen ein Muss. Wer zur Vergesslichkeit neigt, kann die Updates automatisch installieren lassen. Hierfür reicht es, diese Funktion in den Einstellungen der Software zu aktivieren.

2. Antivirenscanner installieren

Um Schadsoftware rechtzeitig zu erkennen und zu löschen ist ein Antivirenscanner unverzichtbar. Wer das Betriebssystem Windows 10 benutzt, hat automatisch einen Virenscanner installiert. Bei allen anderen Systemen sollte eine zusätzliche Software verwendet werden.

3. Keine fremden Datenträger anschließen

Bei fremden Datenträgern sollte große Vorsicht walten. Gefundene, unbekannte Datenträger, wie zum Beispiel USB-Sticks, sollten auf keinen Fall an Ihren Rechner angeschlossen werden. So groß wie die Neugier darüber ist, welche Dateien sich darauf befinden, so groß kann auch der Schaden für Ihr Unternehmen sein. Beachten Sie immer die internen Firmenregeln für die Verwendung von externen Datenträgern und konsultieren Sie im Zweifelsfall Ihren Systemadministrator.

4. E-Mails kritisch prüfen

E-Mails gehören längst in den privaten und beruflichen Alltag. Doch auch wenn sie mit einer gewissen Routine überflogen werden, sollte das kritische Prüfen des Versenders und der Inhalte immer stattfinden. Besonders wenn E-Mails Links enthalten müssen Sie besonders Acht geben. Von blindem Anklicken raten wir streng ab, da somit zum Beispiel Schadsoftware geöffnet werden kann. Auch wenn Sie aufgefordert werden Zahlungen zu tätigen, so sollten Sie sich immer rückversichern, dass der Auftrag auch tatsächlich von der entsprechenden Person kam. Ein kurzes Telefonat kann hierbei schon Klarheit schaffen.

5. Rechner sperren

Sobald Sie Ihren Arbeitsplatz am Rechner verlassen sollten Sie ihn sperren. Auch wenn Sie nur einen kurzen Moment abwesend sind, diese Zeit kann schon ausreichen, um großen Schaden anzurichten. Über das Drücken der Windows-Taste und L können Sie Ihren Rechner im Handumdrehen sperren und somit einen ungewollten Zugriff vermeiden. Und keine Sorge, die Programme bleiben beim Sperren des Rechners offen, sodass Ihre Arbeit nicht verloren geht.

Weitere Informationen rund um das Thema Cybersicherheit finden Sie gesammelt in der Cyberfibel. Initiiert vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik und Deutschland sicher im Netz e.V. bietet das Handbuch zahlreiche Informationen zum sicheren Umgang mit dem Internet und praktische Empfehlungen für den privaten, als auch für den beruflichen Alltag. Hier können Sie die Cyberfibel kostenfrei herunterladen.

Als Ihr IT-Dienstleister in Chemnitz beraten wir Sie gern zu unseren Security-Lösungen und stehen Ihnen bei der Absicherung Ihres Unternehmens zur Seite.

Lisa macht bei uns eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement und möchte uns von ihren Erfahrungen zur “Digitalisierung” an Berufsschulen erzählen. Sie hat uns mehrfach über die Zustände und Äußerungen an ihrer Berufsschule berichtet, die sich hinter dem so modern klingenden Ausbildungsberuf verbergen. Erhalten Sie jetzt einen Einblick in das Ausbildungsgeschehen von heute.

“Zwischen Portoberechnung, T-Konten und dem manuellen Versand von Schriftstücken in Papierform bleibt die eine oder andere digitale Lösung schon mal auf der Strecke. Dieses Szenario gehört leider zum Alltag an den heutigen Berufsschulen. Geschrieben wird noch an staubigen grünen Tafeln, die den Krieg gerade so überlebt haben.

Overheadprojektoren zerstören das Raumklima wie schon vor 20 Jahren. Beamer hängen von der Decke, tragen aber eine dicke Staubschicht und verfügen über den Antiquitätenstatus. In Benutzung sind diese allerdings immer öfter. Über die Qualität kann man sich streiten. Genauso wie über die Qualität der sogenannten „PowerPoint Präsentationen“ der Lehrer. Das ist allerdings Ansichtssache. Ob das verschwommene Bild des Beamers von der Technik kommt, oder der Raufasertapete an der Wand lässt sich nicht genau sagen. Vielleicht liegt es aber auch an den Lehrern die mit dem sogenannten „technischen Fortschritt“ überfordert zu sein scheinen und das Internet als Modeerscheinung abstempeln.

Digitalisierung improvisieren

Hier und da wird allerdings versucht aus der Situation das Beste zu machen. Excel und Word gehören fest zum Lernalltag. Der vermittelte Stoff scheint auf den ersten Blick ausreichend zu sein. Schaut man allerdings etwas mehr in die Tiefe, ist man auch hier von den Zuständen überrascht – leider nicht gerade positiv. Das Arbeiten mit Tabellen in Excel ist notwendig, interessant und wird auch den Schülern nähergebracht. Schüler, die allerdings wirklich Interesse an den technischen Umsetzungen von Excel zeigen, sind verloren.

Tiefgreifende Fragen, bzw. die Frage nach näheren Erklärungen, können nicht beantwortet werden. Einfach aufgrund fehlenden Fachwissens der Lehrer. Genauso verhält es sich im Umgang mit Word. Fragen können kaum beantwortet werden. Wieso, weshalb, warum das Programm so reagiert, wenn man bestimmte Funktionen nutzt, kann nicht erklärt werden.

Deprimierte Schüler, offene Fragen und genervte Lehrer sind die Folge.

Es scheitert allerdings nicht nur an dem fehlenden Fachwissen, sondern auch an der fehlenden Technik. Es sind PCs vorhanden. Tastaturen und Mäuse ebenso. Ausreichend natürlich auch. Über die Ausstattung an sich kann man nicht meckern. An den Programmen leider schon. Microsoft wird genutzt, erstmal positiv. Es wurde in den letzten Ferien auch das neuste Update durchgeführt, auch positiv. Die Zeit, die allerdings bis dahin vergangen ist, ist abermals erschreckend.

Bildung im Konjunktiv

Kein Lehrer fühlt sich für die technisch-administrativen Aufgaben zuständig und somit bleiben Updates, Upgrades und Ähnliches solange auf der Strecke, bis Schüler auf die Barrikaden gehen und sich beschweren. Aber wann passiert das schon mal. Die technische Ausstattung in den privaten Räumen lässt auch zu wünschen übrig. Es gibt noch Schüler, welche kaum die Möglichkeit besitzen einen PC zu nutzen. Dann sollten wenigstens die Möglichkeiten in der Schule nutzbar sein. Die Betonung liegt hier auf „sollten“.

Hin und wieder gibt es Schüler, welche es einfach gewohnt sind, statt mit Tinte am Tablet oder anderen Geräten mitzuschreiben. Das Interesse an der IT und den modernen Möglichkeiten zu lernen steigt kontinuierlich. Genau diese Schüler sind es, die von Lehrern, Schülern und teilweise sogar Studenten schief angeschaut werden, weil sie eben keinen Holz-Lamy-Füller in der Hand halten und sich das Papier mit auslaufender Tinte versauen. Eselsohren, die besagten Tintenflecken und Textmarker in allen Regenbogenfarben, gehören nicht mehr zu dem eigentlichen Standard.

Packesel trotz eBooks

Ums Thema „Bücher schleppen“ kommt leider noch keiner von uns herum. Auch die Schüler mit der technischen Ausstattung tragen noch gefühlt 10kg Bücher am Tag mit in die Schule. Wie unnötig in Zeiten von E-Books und digitalem Papier es doch scheint. Bücher können privat erworben werden, das kostet zwar eine Menge Geld, welches kaum ein Azubi vorweisen kann, nimmt einem allerdings die Last, bloß keine Spuren in den heiligen, geliehenen Büchern zu hinterlassen. Über das Datum der Auflage dieser Bücher möchte ich an dieser Stelle nicht weiter eingehen. Nur so viel – Auf dem neusten Stand heißt was anderes. Die Möglichkeit, Schulbücher in digitaler Form zu erwerben, bleibt aber leider den Studenten an Universitäten und Hochschulen vorbehalten. Traurig, aber wahr.

Der Auszubildende, welcher irgendwann auf den Arbeitsmarkt losgelassen wird und frischen Schwung in die Betriebe bringen soll, wird auf der Strecke gelassen. Viele Arbeitgeber erhoffen sich Innovationen, wenn ein junger, neuer, scheinbar gut ausgebildeter Mitarbeiter in den Betrieb kommt. Diese Hoffnungen werden aber oftmals enttäuscht, fragt man diesen doch mal nach den Lerninhalten der Berufsschule. Die Auswahl der richtigen Briefmarke ohne Google belästigen zu müssen, wird allerdings zu seinen Stärken zählen.

Neues im Hinblick auf Technik oder die Nutzung neuer Programme ist leider Fehlanzeige.

Woher soll dieses Wissen auch kommen? Privat setzen sich nur Wenige hin und tüfteln an neuen Ideen. Es sei denn man hat einen zukunftssicheren Job in der IT und einen Programmierer als Freund. Aber wen trifft dieses Glück schon. Das lässt sich vielleicht an einer Hand abzählen.
Es muss sich dringend etwas ändern. Am besten schon gestern. Aber anstatt den DeLorean zu starten und Richtung Zukunft aufzubrechen, schnappe ich mir jetzt meinen allseits treuen Füller, klemme mir meine schweren Bücher unter den Arm und mache mich auf Richtung Digitalisierung.”

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