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Revisionssichere Archivierung: Mehr als nur Dokumente aufbewahren

by Diana Walther23. Juli 202419. November 2024

Aktenschränke gehören der Vergangenheit an. Die physische Ablage in entsprechenden Ordnern wurde weitgehend durch digitale Lösungen ersetzt. Doch um den gesetzlichen Vorgaben zu genügen, reicht es nicht, Dateien einfach auf einem Server oder in einem Ordner auf dem Desktop zu speichern – sie müssen revisionssicher archiviert werden.

Aber was bedeutet das genau, und warum ist das unverzichtbar?

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass digitale Dokumente so gespeichert werden, dass sie unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar sind. Das bedeutet, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind und die Dokumente bei Bedarf, beispielsweise während einer Prüfung, in ihrem Originalzustand vorgelegt werden können.

Warum ist revisionssichere Archivierung wichtig?

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente über festgelegte Zeiträume aufzubewahren. Eine revisionssichere Archivierung gewährleistet, dass diese Unterlagen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und bei Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen als Beweismittel dienen können.

Warum sind Word-, Excel- oder “normale” PDF-Dateien ungeeignet?

Word- und Excel-Dateien können nachträglich geändert werden, ohne dass diese Änderungen nachvollziehbar sind. Zudem bieten sie keine integrierten Funktionen zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit oder zur Protokollierung von Zugriffen und Änderungen. Auch PDFs lassen sich mit den entsprechenden Programmen einfach “ohne Spuren” verändern. Daher erfüllen sie nicht die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.

Welche Lösung erfüllt die Anforderungen der GoBD?

Spezialisierte Lösungen zum Dokumentenmanagement (d.velop) oder zur einfachen E-Mail- und Belegarchivierung (Lexware archivierung) bieten Funktionen, die eine revisionssichere Archivierung ermöglichen. Sie stellen sicher, dass Dokumente unveränderbar gespeichert werden, Zugriffe und Änderungen protokolliert sind und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Vergleich: Lexware archivierung und DMS von d.velop

	Lexware archivierung	d.velop
Zielgruppe	Kleine bis mittelständische Unternehmen, insbesondere Nutzer von Lexware-Produkten	Mittelständische bis große Unternehmen in verschiedenen Branchen
Funktionalität	Fokus auf revisionssichere Archivierung von Belegen und Dokumenten	Umfassendes DMS mit Funktionen wie Dokumentenerfassung, -verwaltung, Workflows und Collaboration
Integration	Nahtlose Integration in Lexware-Softwareprodukte	Integration in diverse ERP-, CRM- und weitere Systeme; zahlreiche Schnittstellen verfügbar
Skalierbarkeit	Geeignet für kleinere Datenmengen; Erweiterungspotenzial begrenzt	Hoch skalierbar; geeignet für große Datenmengen und komplexe Unternehmensstrukturen
Benutzerfreundlichkeit	Einfache Bedienung, speziell für Lexware-Nutzer konzipiert	Intuitive Benutzeroberfläche; erfordert jedoch Einarbeitung aufgrund des umfangreichen Funktionsumfangs
Cloud-Fähigkeit	Primär lokale Installation; Cloud-Optionen begrenzt	Verfügbar als On-Premises, Cloud oder Hybrid-Lösung
Sicherheit & Compliance	Erfüllt GoBD-Anforderungen für revisionssichere Archivierung	Zertifiziert nach IDW PS880; erfüllt umfangreiche Compliance- und Sicherheitsstandards
Preisgestaltung	Kostengünstige Lösung, speziell für Lexware-Kunden	Preis variiert je nach Umfang und Anpassung; tendenziell höherpreisig aufgrund des erweiterten Funktionsumfangs

Wie passt die elektronische Rechnungsstellung (eRechnung) in dieses Thema?

Elektronische Rechnungen, kurz eRechnungen, sind digitale Rechnungen, die in standardisierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt werden. Sie ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und reduzieren Fehler sowie manuellen Aufwand. Seit dem 27. November 2020 sind öffentliche Auftraggeber in Deutschland auf Bundesebene verpflichtet, solche Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Verpflichtung zum Empfang von eRechnungen nun auch für einen Großteil der Unternehmen. Damit rückt auch die revisionssichere Archivierung in den Fokus vieler Akteure, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Einen ausführlichen Beitrag dazu finden Sie hier: Von der Papierrechnung zur revisionssicheren eRechnung

Zusammenfassung

Zusammenfassend ist die revisionssichere Archivierung ein unverzichtbarer Bestandteil des modernen Dokumentenmanagements. Sie stellt sicher, dass digitale Dokumente den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und bei Bedarf in ihrem Originalzustand verfügbar sind. Spezialisierte Lösungen wie die von d.velop unterstützen Unternehmen dabei, diese Anforderungen effizient umzusetzen.

Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung oder besuchen einfach eine unserer Info-Veranstaltungen.

3CX FREE – Das Cloudbasierte Telefonsystem für kleine Unternehmen

by Diana Walther25. September 202327. Februar 2024

Wer den Sprung in die Selbstständigkeit wagt oder bereits ein kleines Team um sich geschart hat, steht schnell vor der Frage der besten Kommunikationslösung. Auch wenn Messenger-Dienste oder das Microsoft Teams bereits viele Abstimmungsaufgaben meistern, so gehört für viele Unternehmen die Erreichbarkeit per Telefon noch zur Basisausstattung.

3CX, eines der führenden Kommunikationssysteme, bietet nun eine Konfiguration für Kleinunternehmen an, bei dem bis zu 10 Benutzer dauerhaft kostenlos* telefonieren können.

Ausgestattet ist es mit den wichtigsten Grundfunktionen:

Telefonsystem der nächsten Generation für kleine Teams:
Bringen Sie Ihren eigenen unterstützten SIP-Trunk für externe Anrufe mit
Ermöglichen Sie Ihrem Team die Arbeit von zu Hause aus dank Mobil und Desktop-Apps
Team-Messaging, Live-Chat und Business WhatsApp
Videokonferenzen ohne Zeitlimit
Einstellungen zu Feiertagen und Geschäftszeiten
3CX-Links – kostenlose Direktanrufe zu Nebenstellen
Eine Signalisierungsgruppe und eine Willkommensnachricht
Kostenfreie Anrufe von der Webseite
Bis zu 3 Tischtelefone

Mit 3CX erhalten Sie ein Produkt, das keine IT-Kenntnisse und nur minimalen Zeitaufwand für die Einrichtung erfordert. Der Zugriff erfolgt über eine intuitive Web-Oberfläche sowie über Apps und Tischtelefon. Sie müssen dabei keinen eigenen SIP-Trunk konfigurieren. Hosting-Kosten und Systemverwaltung entfallen.

Und wenn Ihr Unternehmen wächst, kann 3CX mitwachsen. Attraktive Konditionen machen es zu einer skalierbaren Option für alle, die viel vorhaben!

*Für 3CX wird ein Telefonanbieter benötigt. Dafür fallen Kosten an.

Microsoft 365 – das steckt drin

by Diana Walther25. Juli 202315. März 2024

Optimale Anpassung an wandelnde Geschäftsumgebungen

Die sich wandelnden Bedingungen innerhalb einer Wirtschaft stellen Unternehmen regelmäßig vor vielfältige Herausforderungen. Seien es die besonderen Umstände der Pandemie oder auch eine wirtschaftliche Rezession, jedes Unternehmen muss sich der aktuellen Situation anpassen. Im Zuge dessen soll der Fokus natürlich weiterhin auf dem Kerngeschäft liegen und nicht auf den organisatorischen Herausforderungen. Zudem sehen sich Unternehmen unter dem Druck, Kosten zu senken und neue Geschäftsnutzen zu generieren. Das sich wandelnde Arbeitsumfeld erfordert neue Denkweisen und Funktionalitäten, um dem hybriden Arbeitsstil den Weg zu ebnen. Online- Besprechungen, Videotelefonie und automatisierte Prozesse gehören für viele Unternehmen schon fest zum Arbeitsalltag.

Microsoft 365: Die Lösung für flexible Arbeitsmodelle

Um mithalten zu können, müssen vorhandene Systeme mit neuen Lösungen erweitert werden, ohne die Gesamtbetriebskosten ins Unermessliche hochzutreiben und ohne die IT- Infrastruktur unnötig komplex und groß zu machen. Da die Microsoft Office Produkte wie Word, Excel und PowerPoint sich schon lange als alltägliche Tools für Unternehmen etabliert haben, macht es durchaus Sinn auch weitere Anwendungen von Microsoft in den Unternehmensalltag zu integrieren. Microsoft 365 bietet die perfekte Basis, um den Geschäftsnutzen zu maximieren und effizient in einer hybriden Arbeitswelt zu handeln.

Vielseitige Funktionen und Vorteile von Microsoft 365

Microsoft 365 ist eine Komplettlösung aus Office Anwendungen, Clouddiensten und erweiterter Sicherheit. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens und der Unternehmensgröße stehen verschiedene Pläne zur Auswahl. Von kleinen und mittelständischen Unternehmen bis zu großen Kooperationen bietet Microsoft 365 DSGVO- konforme Clouddienste aus Deutschland.

Sicherheit, Effizienz und einfaches Management

Die Vorteile der Funktionalität von M365 lässt sich grob in drei Bereiche gliedern: Sicherheit, Management und Produktivität. Werden teure Bestandslösungen durch M365 abgelöst, werden schnell Zeitersparnisse durch die integrierte Arbeitsumgebung verzeichnet. Ein geringer Arbeitsaufwand durch automatisierte Prozesse und eine einfache Systemverwaltung setzt Potential frei, um sich mit komplexeren Themen zu beschäftigen. Microsoft 365 hat Sicherheit priorisiert: ein integrierter Schutz vor Cyberbedrohungen, Sicherheit für die Anwender, Geräte, Systeme und Netzwerke gehören fest zum Portfolio – egal wo und wie man auf die Unternehmensressourcen zugreift.

Auch der Aufwand für das Management kann durch M365 gering gehalten werden. Nutzer können einfach verwaltet werden, ein Account ermöglicht den Zugriff auf alle Anwendungen und komplizierte Abläufe werden abgelöst.

Förderung der Zusammenarbeit und Mitarbeiterengagement

Doch die Vorteile von M365 erstrecken sich auch auf die operative Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Vielfältige Anwendungen erschaffen neue Wege der Kollaboration, die Ihre Mitarbeiter stärkt und für Engagement sorgt.

Was steck drin?

Grundsätzlich kann zwischen Microsoft 365 Plänen für KMU und große Unternehmen unterschieden werden. In der folgenden Tabelle können Sie die Optionen sehen.

Die Basis für alle Pläne ist gleich und besteht aus folgenden Bestandteilen:

Clouddienste aus Deutschland
DSGVO-konform
Sichere Datenspeicherung in deutschen Rechenzentren
Mindestens 1 TB Cloudspeicher pro Nutzer
Office Basics: Word, Excel, PowerPoint, Outlook

Welche weiteren Anwendungen für KMU enthalten sind und wofür diese am besten verwendet werden, sehen Sie in der nachfolgenden Abbildung:

Zudem enthalten alle Pläne:

Rund-um-die-Uhr- Support per Telefon und Web
99,9 % Verfügbarkeit
Automatisierte Synchronisation durch OneDrive/ SharePoint
Teilen und Senden von Zugriffs- oder Gastlinks mit externen Kontakten
Sicheres Teilen von Dokumenten und Mails

Für die Enterprise Versionen gelten die folgenden Inhalte:

Microsoft 354 Apps: PowerPoint, Excel, Word, OneNote, Publisher (PC), Access (PC)
E-Mail und Kalender: Outlook, Exchange, Bookings
Besprechungen und Anrufe: Teams
Soziales Netzwerk und Intranet: SharePoint, Yammer, Viva Connections, Viva Exchange
Dateien und Inhalte: OneDrive, Stream, Sway, Lists, Forms, Visio
Arbeitsmanagement: Planner, Power Apps, Power Automate, Power Virtual Agents, To Do
Sicherheitsverwaltung: Sicherheitsbewertung und Security&Compliance Center

Sprechen Sie uns gerne an, um das passende Paket für Ihr Unternehmen zu finden. Wir beraten und schulen Sie auch gern zu den einzelnen Anwendungen.

Ihre Ansprechpartner

Die ptc Gründerpakete

by Diana Walther4. April 202315. März 2024

Gründer, StartUp, Entrepreneur – verschiedene Worte, die das Gleiche bedeuten: ein Neuanfang, eine Chance auf Großes. Wer diesen Schritt geht braucht neben Entschlossenheit und Mut auch ein gewisses Maß an Organisation. Es gibt vieles zu klären und zu beachten und meistens trägt eine Person allein jegliche Last – ein nicht unbeachtlicher Teil dieser Last beschäftigt sich nur mit Verwaltungsaufgaben, nicht dem eigentlichen Kerngeschäft.

Da premium technologies selbst als Studentenidee entstanden und über die Jahre hinweg stetig gewachsen ist, weiß unser Geschäftsführer Peter Weißflog nur zu gut um die Herausforderungen und Hürden, die Gründer bewältigen müssen. Aus diesem Grund hat sich premium technologies auch dazu entschlossen, spezielle Angebote für Gründer zu erstellen.

Mit unseren Gründerpaketen möchten wir unsere Essentials anbieten und nehmen Gründern damit die leidige Recherche nach den passenden Programmen ab. Von einer einfachen Cloud-Version bis zu leistungsstarken Anwendungen findet sich für jede Anforderung das richtige Paket. Die angebotenen Programme haben wir selbst jahrelang auf Herz und Nieren geprüft und täglich im Einsatz. Wir sind von den Funktionen absolut überzeugt und können sie wärmstens empfehlen. Zudem möchten wir Sie mit einem Rabatt von 10% auf die Pakete unterstützen.

Gründerpaket Easy Start

Ortsunabhängige und Flexible Basics: Mit dem Paket Easy Start nutzen Sie praktische Cloud-Produkte, auf die sie von jedem Gerät von überall aus zugreifen können.

Microsoft 365 Business Basic:
• Apps und Dienste fürs Web und Mobilgeräte
• Chatten, Telefonieren, Besprechungen halten
• Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, Exchange, OneDrive und SharePoint

lexoffice M:
• Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen erstellen
• Mobile App inkl. Belegscanner &Belegprüfung
• Steuerberater Zugang
• Kunden & Lieferanten verwalten
• Multibanking mit automatischem Zahlungsabgleich für Belege und Überweisungen

Gründerpaket Pro Start

Das perfekte Starter-Paket: mit installierbaren Microsoft 365 Anwendungen, dem kaufmännischen Alleskönner Financial Office und einem leistungsstarken Notebook.

Microsoft 365 Business Standard:
• Apps und Dienste für Desktop, Web und Mobilgeräte
• Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, Exchange, Access (PC), Publisher (PC)
• Alles für Webinare, Teilnehmermanagement, Berichtstools und Kundenbuchungen

Lexware Financial Office Standard:
• Buchhalterische Funktionen wie Einfache und Doppelte Buchführung, EÜR und automatisierte Buchungsvorlagen
• Personalabrechnung, Lohnsteuerbescheinigungen und ELSTER-Modul
• Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung

TERRA MOBILE 1516T Intel i5
• Intel® Core™ i5-1135G7 Prozessor (8M Cache, bis zu 4.20 GHz)
• Windows 11
• Displaygröße 39.6 cm ( 15.6″ )
• 1920 x 1080 Bildschirmauflösung
• Display-Typ Non Glare
• 8 GB RAM-Speicher
• Intel® Iris® XE Graphics
• 500 GB Gesamtspeicherkapazität

Gründerpaket Premium Start

Das Powerpaket für Gründer: mit der Pro Version von Lexware’s Financial Office und Microsoft M365 Business Premium stehen alle Tools für effiziente Arbeit bereit.

Microsoft 365 Business Premium:
• Apps und Dienste für Desktop, Web und Mobilgeräte
• Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, Exchange, Access (PC), Publisher (PC), Intune, Azure Information on Protection
• Erweiterte Sicherheit, Zugriffs- und Datenkontrolle und Schutz vor Cyberbedrohungen

Lexware Financial Office Pro:
• Buchhalterische Funktionen wie Einfache und Doppelte Buchführung, EÜR und automatisierte Buchungsvorlagen
• Personalabrechnung, Lohnsteuerbescheinigungen, Fehlzeitenverwaltung
• Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung, inkl. Kassenbuch
• Komplette Anlagenverwaltung

Wenn außerhalb dieser Pakete noch Bedarf nach Unterstützung besteht, möchten wir natürlich weiterhelfen. Daher bieten wir Zusatzleistungen an, welche zu den Paketen gebucht werden können. Dafür greifen wir auf die Ressourcen unserer Experten zurück, von Technik und Entwicklung über Vertrieb bis hin zum Datenschutz.

Amagno Dokumentenmanagementsystem
Datenschutzkonforme Mini-Website
Consultingleistungen:
• Businessplan Erstellung
• Vertrieb/Marketing
• Digitalisierung
• Datenschutz

Wenn Sie in diesen Angeboten noch nicht die passende Lösung gefunden haben, kommen Sie gern auf uns zu! Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot, das Ihren Bedürfnissen entspricht.

➤ Hier geht’s zu den ptc Gründerpaketen

Lexoffice oder Haufe X360? Die Cloud-Lösungen von Haufe im Vergleich

by Peter Weißflog26. Januar 202215. März 2024

Die richtige Business-Software sorgt dafür, dass Prozesse optimiert und Kapazitäten besser eingesetzt werden können.

Wer sich mit dem Thema näher beschäftigt, steht schnell vor der Frage, ob eine on-premise oder Cloud-Lösung die beste Wahl für das Unternehmen ist.

Inhalt
> Die Vorteile einer Cloud-Business-Software
> Lexoffice – Rechnungen, Banking und Buchhaltung in einem
> Haufe X360 – Mehr Produktivität statt Komplexität
> lexoffice und Haufe X360 im Vergleich

Die Vorteile einer Cloud-Business-Software

Eine Software, die ausschließlich in der Cloud arbeitet, bietet dabei viele Vorzüge.

✔️ Keine Installation erforderlich
✔️ Immer die aktuellste Software-Version durch automatische Updates
✔️ Zugriff von überall möglich, auch von Smartphones und Tablets

Die Software-Experten von Haufe bieten gleich zwei Cloud-Lösungen an, die auf die unterschiedlichen Anforderungen des Mittelstands zugeschnitten sind. Wir möchten in unserem heutigen Blogbeitrag daher lexoffice und Haufe X360 näher beleuchten, um Ihnen die Orientierung ein wenig zu erleichtern.

lexoffice – Rechnungen, Banking und Buchhaltung in einem

Als reine Cloud-Lösung ist lexoffice zu 100 Prozent geräteunabhängig, egal ob Sie am PC, am Tablet oder mit dem Smartphone arbeiten. Sie können jederzeit und überall auf Ihr System zugreifen und effizient arbeiten.

Mit lexoffice können Sie Ihre gesamte digitale Buchhaltung erledigen: Kunden und Belege verwalten, Ihre Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) erstellen und übermitteln sowie mit dem Paket lexoffice Lohn Ihre Personalkosten erfassen und abrechnen.

Durch eine Vielzahl von Schnittstellen zu Online-Banking, ELSTER-Steuerformular, Krankenkassen und weiteren Systemen können Sie schnell und effizient Daten austauschen und versenden.

Haufe X360 – Mehr Produktivität statt Komplexität

Bis vor wenigen Jahren galt gemeinhin die Annahme, ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning) seien extrem kompliziert und teuer und deshalb vor allem großen Betrieben und Konzernen vorbehalten. Mittlerweile spielt das Thema ERP aber auch in kleinen und mittleren Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Zum einen liegt das an der wachsenden Komplexität von Geschäftsprozessen, zum anderen an der fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitswelt, die Firmen aus allen Branchen zum Umdenken zwingt.

Mit Haufe X360 existiert jetzt eine ERP-Lösung, die exakt auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten ist – weil LEXWARE diesen seit Jahrzehnten genau kennt. Die Unternehmensplattform steigert in kürzester Zeit die Effizienz und die Produktivität Ihres Unternehmens. Sie verlieren auch in Zukunft nicht den Anschluss bei der digitalen Transformation, da sich Haufe X360 über Schnittstellen flexibel erweitern und an branchenspezifische Anforderungen anpassen lässt.

Innovative Start-ups und Großunternehmen schöpfen schon lange die riesigen Potenziale aus, die der digitale Wandel bietet.

Mit Haufe X360 können auch mittlere und kleine Unternehmen diese Potenziale für sich nutzen und sich zukunftssicher aufstellen.

lexoffice und Haufe X360 im Vergleich

	lexoffice	Haufe X360
Übersichtlichkeit/ Handling
Implementierung	Startklar innerhalb von 1–2 Stunden	ERP-Projekt erfahrungsgemäß 3-6 Monate Fast Track-Programm verfügbar (Implementierung innerhalb von 60 Tagen)
Einarbeitungszeit	Je nach fachlichem Vorwissen 4–5 Tage	Individuell, von Nutzer zu Nutzer, unterschiedlich Workshop-Angebot/Schulungen für Anwender durch prem-tec
Sicherheit	Daten werden in Frankfurt am Main in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert und geschützt Die genutzte Cloud ist ISO-27001-zertifiziert und nutzt die selbe Verschlüsselungsform, die auch für Bankenverwendet wird (SSL-Technologie mit AES-Standard) Das Rechenzentrum bietet physische Barrieren, Zäune, Kühlsysteme, Brandschutz und andere umfassende Schutzvorkehrungen gegen Naturgewalten. Zudem sind Ihre Daten vor Cyber-Angriffen und unbefugtem Zugriff und Zutritt geschützt.	Daten werden in Frankfurt am Main in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert und geschützt Die genutzte Cloud ist ISO-27001-zertifiziert und nutzt die selbe Verschlüsselungsform, die auch für Bankenverwendet wird (SSL-Technologie mit AES-Standard) Das Rechenzentrum bietet physische Barrieren, Zäune, Kühlsysteme, Brandschutz und andere umfassende Schutzvorkehrungen gegen Naturgewalten. Zudem sind Ihre Daten vor Cyber-Angriffen und unbefugtem Zugriff und Zutritt geschützt.
Übersicht der wichtigsten Funktionen	Lexoffice ist eine Cloud-Lösung für die digitale Buchhaltung in Ihrem Unternehmen: von der digitalen Belegerfassung über Angebotslegung bis zur Rechnungsstellung. Unterschiedliche Software-Pakete Dashboard: Alle Zahlen auf einen Blick Einfache oder doppelte Buchführung Jahresabschluss, GuV, EÜR oder Bilanz Flexible Buchungsmasken ELSTER-Anbindung für Übermittlung der Steuerformulare Musterkontenrahmen DATEV-Schnittstelle Soll- oder Ist-Versteuerung GoBD testiert Lohnabrechnung In den M, L und XL-Paketen außerdem: Anlagenverwaltung Kostenstellen/Kostenträger 13. und 14. Buchungsperiode Netzwerkfähigkeit Benutzer- und Rechteverwaltung OCR-Eingangsrechnungen Belegerfassung Online-Banking alle Funktionen nachlesen	Haufe X360 ist eine modulare Cloud-Lösung, die mittels unterschiedlicher ERP-Module auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten werden kann: von der Buchhaltung über Warenwirtschaft bis hin zum Projektcontrolling. Unterschiedliche ERP-Module Dashboard: Alle Daten auf einen Blick Buchhaltung/Finanzwesen (immer mit drin) Vertragsmanagement Anlagenmanagement Warenwirtschaft Anbindung Versanddienstleister (shipcloud, DHL) CRM Ticketsystem Kundenportal E-Commerce (ShopWare 6, shopify, WooCommerce) Servicemanagement Außendienststeuerung Gerätemanagement Projektcontrolling Produktion Firmen- und Holdingstrukturen GoBD testiert Benutzer- und Rechteverwaltung Anlagenverwaltung DATEV-Schnittstelle Schnittstellen (siehe Webseite)
Support	Inkl. Basis Online-Support von Haufe Gern bieten wir weitere Supportleistungen an	Inkl. Basis Online-Support von Haufe Gern bieten wir weitere Supportleistungen an
Kosten	Die Kosten für lexoffice richten sich nach der jeweiligen Version sowie der Anzahl der Mitarbeiter für die Lohnbuchhaltung	Die Kosten für Haufe X360 richten sich nach der Modulauswahl sowie nach der Anzahl der Nutzer.

Sie haben Fragen zu weiteren Funktionen oder wünschen eine individuelle Beratung zum Thema Cloud-Software? Dann wenden Sie sich gern an unsere Consultants für Digitalisierung.

Unterschriften wirtschaftlich und rechtskonform gestalten: Unsere Schnittstelle zwischen YOUSIGN und AMAGNO machts möglich

by Peter Weißflog12. Oktober 202127. Juli 2023

Obwohl das Unterschreiben von Dokumenten nur eine kleine Formalität ist, wird gerade dieser letzte Schritt zu einem aufwändigen Kraftakt. Auch heute noch werden mancherorts digitale Dokumente ausgedruckt, von Hand unterschrieben und anschließend wieder eingescannt und per E-Mail verschickt. Dabei sind die eingescannten Dokumente dann oftmals nur noch schwer lesbar.

Der Status Quo: Sperrig und unsicher

Dieser sperrige Prozess ist unwirtschaftlich und innerhalb kürzester Zeit sieht man den Arbeitsplatz vor lauter Blättern nicht mehr.

Vielleicht klopfen Sie sich jetzt auch stolz auf die Schulter, weil Sie eben keinen Papierdschungel in ihrem Büro haben, sondern am Ende Ihrer PDF-Dateien einfach das Bild Ihrer Unterschrift einfügen. Hiermit sparen Sie sich zwar das Drucken und Scannen. Die E-Mails müssen trotzdem verschickt und Dokumente weitergeleitet werden, damit am Ende die richtige Unterschrift auch auf dem Dokument landet.

Doch können Sie sich wirklich sicher sein, dass die eingefügte Unterschrift wirklich von der unterschriftsberechtigten Person stammt und nicht von jemand anderem eingefügt wurde? Die Antwort ist so einfach wie ernüchternd: Nein! Damit sind solche Unterschriften, obwohl diese Methode vielerorts praktiziert wird, nicht rechtsverbindlich.

Schlank, nachhaltig und effizient – Unsere neue YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle

Die effizientere und nachhaltigere Lösung ist YOUSIGN, genauer genommen: Unsere YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle.

Mit der eSignature-Lösung von YOUSIGN können Sie Dokumente einfach digital unterzeichnen lassen. Hierfür geben sie kurz die Daten der Person ein, die das Dokument signieren soll. Diese erhält eine Mail mit einem Link zum Dokument. Sollen die Unterlagen nach eingehender Sichtung unterschrieben werden, wird ein spezieller Code ans Smartphone geschickt. Dieser muss nur noch in das entsprechende Feld eingegeben werden und das Dokument ist signiert. Anschließend kann es heruntergeladen werden.

Quelle: YouSign

Dank unserer YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle lässt sich der gesamte Vorgang direkt innerhalb des Dokumentenmanagementsystems AMAGNO starten. Dort können Sie jederzeit den Bearbeitungsstand der Unterlagen einsehen. Sobald der Status von “In Bearbeitung” auf “Unterschrieben” wechselt, werden die signierten Dokumente automatisch in AMAGNO eingepflegt.

Die manuellen Arbeitsschritte werden so auf ein Minimum reduziert. Sie können sich ihre eigenen Workflows zusammenbauen und im Fall der Fälle sind die Signaturen rechtsverbindlich, revisionssicher und nachvollziehbar. Durch die Schnittstelle beseitigen Sie nicht nur den Dokumentendschungel auf ihrem Schreibtisch, sondern auch das Dateien-Wirrwarr, welches durch manuelle Dateiverwaltung schnell entstehen kann.

Neben dem intuitiven und effizienten Prozess sowie der Rechtsverbindlichkeit die YOUSIGN-Signaturen ermöglichen, müssen Sie sich auch beim Datenschutz keine Sorgen machen: YOUSIGN kommt aus Europa und ist DSGVO-konform.

Gerne zeigen wir ihnen die Funktionalität von YOUSIGN und unserer Schnittstelle in einem unverbindlichen Demo-Termin – damit die Signatur das bleibt was sie ist: eine kleine Formalität am Ende – fernab des undurchdringbaren Dschungels.

Die Vorteile auf einen Blick:

Workflow Integration: Signaturen können dank Schnittstelle direkt über AMAGNO angefordert werden und signierte Dokumente werden direkt in AMAGNO eingepflegt
Schnelle, simple und sichere (rechtsverbindlich) Signaturen
Unmittelbare Rückmeldung bei z. B. Angeboten, da das Dokument nicht gedruckt, händisch unterschrieben eingescannt und zugeordnet werden muss.
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen
eIDAS-konform und zeitgestempelte Belegdatei
DSGVO-konformer Schutz für Ihre Daten und die Ihrer Kunden
Sicheres Hosting innerhalb der EU
Geeignet für alle Branchen, Abteilungen, Teams und verschiedene Unternehmensgrößen
Nachhaltig für Unternehmen und Umwelt
Status der Unterschrift jederzeit abrufbar (“In Bearbeitung”, “Bestätigt” und “Abgelehnt”)

So funktioniert der Ablauf in Amagno DMS.

Buchen Sie direkt einen Präsentationstermin: www.prem-tec.de/consulting

Windows 11 – machen Sie sich startklar

by Peter Weißflog6. August 202128. Juli 2023

Als IT-Fans, Technik-Nerds und eingefleischte Windows-Nutzer der ersten Stunde können wir den Start von Microsofts neuem Betriebssystem Windows 11 kaum erwarten. Uns juckt es schon mächtig in den Fingern, doch wir müssen uns wohl noch bis Jahresende gedulden.

Das lässt uns genug Zeit, einmal eine der vielen Besonderheiten näher zu beleuchten.

Neben der bekannten Leistung verspricht Windows 11 vor allem ein schlankeres Design. Mit dem neuen Betriebssystem wird der Fokus vor allem auf die Sicherheit gelegt. Denn erstmals wird das sogenannte Trusted Computing zu Pflicht, um Windows überhaupt nutzen zu können. Dabei schützt ein spezieller TPM-Chip (“Trusted Platform Module”) auf dem Mainboard Hard- und Software vor Manipulation.

Dieser wird unter anderem beim Start des PCs ausgelesen. Das Betriebssystem prüft dabei, ob Veränderungen am System vorgenommen wurden. Und auch im laufenden Betrieb kommunizieren Chip und Windows unablässig. Werden Veränderungen durch Malware erkannt, schließt der Chip bei Bedarf das betroffene Programm oder unterbricht die Internetverbindung, um weiteren Schäden vorzubeugen.

Nutzer, die damit liebäugeln auf Windows 11 umzusteigen, benötigen demzufolge einen PC mit der entsprechenden Hardware – einen TPM-Chip.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, heißt es nur noch warten.

Und wenn der Chip doch nicht verbaut ist, sollten Sie unbedingt mal unseren Artikel “Nutzungsdauer von Computern und Software von ursprünglich 3 Jahren auf 1 Jahr verkürzt” lesen. Dort erfahren Sie mehr zum Thema Sofortabschreibung von Hard- und Software und wie Sie diese auf Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden, anwenden.

Ach übrigens: Auch das in den Startlöchern stehende Windows Server 2022 (LTSC) verlässt sich auf die Trusted Computing Technologie. Nutzer von Windows Server 2012, deren Support 2023 ausläuft, sollten also überlegen, ob die bereits erwähnten Möglichkeiten der Abschreibung nicht ein guter Anlass sind, die IT-Struktur im Unternehmen zu erneuern.

Sie haben Fragen zu Windows 11, den Systemanforderungen oder möchten einfach Ihre Vorfreude mit uns teilen? 😉 Dann sprechen Sie uns an.

Microsoft Surface Go – Nutzung im Berufsschulunterricht

by dc-admin24. November 202031. Juli 2023

Unsere Auszubildende Lisa gewährt uns einen Einblick in die Nutzung Ihres Microsoft Surface Go im Berufsschulunterricht. Welche Erleichterungen und Vorteile die Nutzung eines solchen Gerätes hat und wie Mitschüler und Lehrer darauf reagieren verrät uns Lisa im folgenden Beitrag.

Zu Beginn meiner Ausbildung erhielt ich von meinem Ausbildungsbetrieb ein Surface Go der Marke Microsoft. Dieses soll meinen Arbeitsalltag erleichtern und mir auch die Arbeit in der Berufsschule unkomplizierter gestalten. Gerade in dem besagten Berufsschulunterricht ist das Surface mehr als nur eine Erleichterung.

„Erleichterung“ kann hier auch im Sinne von „Gewicht“ interpretiert werden. Für jedes Fach einen extra Hefter mitzunehmen hat sich für mich komplett erübrigt. Hierbei tritt wieder der Aspekt der Rückengesundheit mächtig in den Vordergrund. Leider gibt es bei uns noch nicht die Möglichkeit, Bücher in digitaler Form zu erhalten. Aus diesem Grund müssen diese noch in die Schule getragen werden.
Anstatt auch jedes Mal meine Unterlagen zu sortieren und zu überlegen welche Hefter man für welches Fach benötigt, bin ich in dieser Situation mehr als flexibel. Sollte sich der Stundenplan kurzfristig ändern, habe ich trotzdem alle benötigten Unterlagen bei mir und kann zu jederzeit damit arbeiten.

Sauber geführte „Hefter“ gehören bei mir der Vergangenheit an. Meine Unterlagen und Aufzeichnungen sind dauerhaft und einfach lesbar. Rechtschreibfehler oder unnötige Korrekturen sind für mich entweder sehr einfach durchzuführen oder treten dank Rechtschreibkorrekturprogrammen gar nicht erst auf. Kommt es außerdem zu ergänzenden Kommentaren des Lehrers, kann ich diese auch spontan im Nachhinein noch einfügen, ohne meine ganzen Unterlagen neu sortieren zu müssen.
Diagramme und andere Arten von Grafiken lassen sich sehr einfach anfertigen und in das jeweilige Dokument einfügen. Genauso verhält es sich mit Bildern, welche das eine oder andere Thema besser veranschaulichen.

Externe Geräte wie Taschenrechner fallen bei mir ebenfalls raus. Die Nutzung des internen Taschenrechners macht die Arbeit für mich wieder einfacher und flexibler. Allein der Aspekt des „Vergessens“ spielt für mich hierbei keine Rolle.

Durch die tägliche Nutzung des Surface schule ich mich automatisch selbst im Umgang mit den Programmen. Ich lerne täglich neue Funktionen kennen und nutze diese dann auch gern.
Dank der Speichermöglichkeit im „OneDrive“ stehen mir meine Unterlagen zu jederzeit und von jedem Gerät aus zur Verfügung. Spontanes Lernen unterwegs oder Erklärungen durch meine Ausbilderin sind dann einfach und spontan möglich, ohne die jeweiligen Hefter mit sich zu führen.
Abgesehen davon können dann auch keine Unterlagen verloren gehen.

Arbeitsblätter in Papierform sind für mich aktuell noch eine Last, für die ich aber auch eine sinnvolle Lösung gefunden habe. Durch die Funktionen „Scannen“ auf meinem Smartphone kann ich die Arbeitsblätter einscannen, ebenfalls in die Cloud hochladen und dann in das jeweilige Dokument einfügen bzw. noch bearbeiten.

Ebenfalls über mein Smartphone verfüge ich auch auf dem Surface über Internet. Sollte es einmal dazu kommen, dass ich Aussagen von Lehrern anzweifle, habe ich die Möglichkeit schnell nachzusehen, bzw. mir selbst noch eine Meinung darüber zu bilden und nicht alles zu glauben, was einem im Unterricht erzählt wird. Genauso verhält es sich bei Rechercheaufgaben. Das sichere Einschätzen von Quellen und diese adäquat zu nutzen wird hierbei ebenfalls gefördert – quasi nebenbei und ohne extra Aufwand.
Man bekommt schnell tagesaktuelle Informationen und muss keine Lehrbücher von 19hundert-und wälzen und sich dann noch auf falsche Informationen verlassen. Abschließend bleibt mir nur zu sagen:

Ich habe das große Glück, modernste Technologie in meinem Berufsschulalltag zu nutzen.

Es ist schade, dass diese Arbeitsweise immer noch kein Standard ist. Die Reaktionen auf meinen kleinen Laptop fallen auch sehr unterschiedlich aus, von blanken Erstaunen unwissender Schüler über die Möglichkeiten, die Ihnen verwehrt bleiben, bis zu kompletter Ablehnung durch das Lehrpersonal, weil man nicht ins bekannte Bild passt.

So oder so, es stärkt mein Selbstbewusstsein und ich bin stolz darauf, einen Ausbildungsbetrieb gefunden zu haben, der moderne Arbeitsmethoden auch in der Berufsschule fördert und unterstützt.

Weitere Beiträge von Lisa und unserem Praktikanten Kevin finden Sie hier:

“Digitalisierung” an Berufsschulen

Digitalisierte Fachoberschule – Fehlanzeige

Microsoft Teams: Das Wichtigste auf einen Blick

by dc-admin23. November 20208. Oktober 2021

Verloren gegangene Mails, Terminchaos und Verwirrung, mit wem man etwas vereinbart hatte – kennen Sie das? Dies sind nur einige der Stolpersteine, die uns im Berufsalltag das Leben erschweren. Dabei will man nichts mehr, als einfach produktiv zusammenzuarbeiten und alle wichtigen Informationen auf einen Blick zur Verfügung zu haben. Genau dafür möchten wir Ihnen einen praktischen und für uns unverzichtbaren Helfer vorstellen: Microsoft Teams.

Die App für Teamarbeit macht Ihnen das Vernetzen und Organisieren kinderleicht. Und das beste daran ist, dass Sie nicht von Programm zu Programm springen müssen, um alle relevanten Informationen zusammenzutragen.

Funktionen von Microsoft Teams:

Die wohl bekannteste Funktion von Teams ist der Chat. Egal ob in einer 1:1 Unterhaltung oder in der Gruppe, Sie können sich mit Ihren Kollegen jederzeit austauschen. Dem reinen Schreiben können Sie durch Emojis, Sticker und GIFs mehr Charakter verleihen. Auch Anhänge können schnell und einfach innerhalb von Teams versendet werden. Durch die chronologische Darstellung der Unterhaltung können Sie einfach zurückverfolgen, wer wann etwas geschrieben hat – egal wo Sie gerade sind.

Für uns ebenfalls ein Must-have: die Bearbeitung von Dokumenten in Teams. Wenn ein Dokument via Teams versendet wird, kann der Empfänger dieses direkt in der App bearbeiten und kommentieren. So wird automatisch die aktuelle Version gespeichert und es kommt nicht zu Verwechslungen, weil mehrere Versionen im Umlauf sind. Zudem wird angezeigt, wer die Co-Autoren des Dokumentes sind. Dies in besonders in Bezug auf eine weitere Funktion sehr nützlich: in Teams kann übergreifend nach Personen in Nachrichten, unter den Mitgliedern und in den Dateien gesucht werden. So findet man in Sekundenschnelle, wer an welchem Projekt beteiligt ist.

Besonders praktisch finden wir auch die Funktion, dass Dokumente angeheftet werden können. So kann beispielsweise auf häufig genutzte Dateien zugegriffen werden – schnell und ohne zu suchen. Die Einbindung von weiteren Apps steigert die Produktivität noch weiter. Insbesondere der Microsoft Planner und OneNote bilden eine sinnvolle Ergänzung innerhalb von Teams. Doch auch Apps von anderen Anbietern können eingebunden werden, sodass Sie Teams Ihren individuellen Anforderungen anpassen können.

Eine weitere Funktion, für die Teams spätestens seit dem Beginn der Pandemie bekannt ist, ist das Durchführen von Besprechungen, Liveereignissen und Anrufen. Durch die Integration des Kalenders, welcher mit Outlook synchronisiert wird, können online Meetings effizient geplant werden. Der Terminplanungsassistent informiert über die Verfügbarkeiten der Teilnehmer und erleichtert somit die Terminfindung ungemein.

Gründe für Teams:

Zusammenfassend möchten wir Ihnen unsere Top Gründe für die Verwendung von Teams präsentieren. Da wir dieses Tool jeden Tag für die Organisation im Unternehmen nutzen, haben wir es auf Herz und Nieren geprüft und können Ihnen versichern, dass es den Arbeitsalltag deutlich erleichtert!

Zeitersparnis
Schnelle, unkomplizierte Kommunikation
Vereinfachte Abstimmung
Enge und vielfältige Zusammenarbeit
Übersichtlichkeit, da alles in einer App gesammelt ist
Einfaches Teilen von Informationen und Dateien
Sicherheit für die Daten durch hohe Datenschutzstandards von Microsoft
Produktivitätssteigerung

Hat Ihnen dieser kleine Einblick gefallen? Dann halten Sie die Augen nach weiteren Beiträgen zu diesem Thema offen! Wir werden Sie zu den einzelnen Funktionen tiefergehend informieren und Ihnen aufzeigen, welchen Nutzen Sie aus einem modernen Arbeitsplatz ziehen können!

Übrigens: Mit premium technologies haben Sie die Möglichkeit auf eine 6-monatige kostenfreie Testlizenz von Teams!

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