Von der Papierrechnung zur revisionssicheren eRechnung

So meistern Sie den Wandel mit Lexware

Die Digitalisierung bietet viele Vorteile, aber auch Herausforderungen. Besonders bei der Rechnungsstellung und der Archivierung stellt sich oft die Frage, wie man gesetzliche Anforderungen erfüllen kann. Denn ab 2025 müssen Rechnungen zwischen Unternehmen in einem bestimmten elektronischen Format vorliegen, um als “echte” eRechnung zu gelten.

Doch keine Sorge, mit der richtigen Vorbereitung lässt sich der Wandel zur eRechnung problemlos meistern – wir zeigen Ihnen wie.

Was ist eine eRechnung?

Eine elektronische Rechnung oder eRechnung ist KEINE bloßes PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung, sondern MUSS in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen ermöglicht dieses Format die automatische und elektronische Verarbeitung. Ab 2025 sind zugelassene Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes EN16931-konformes Format Pflicht für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Nur so lassen sich die Rechnungsdaten digital verarbeiten und Prozesse automatisieren.

Vorteile der eRechnung

• Effizienz: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren Fehler.
• Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch und geringere Portokosten.
• Schnellere Zahlungen: Elektronische Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden.
• Umweltschutz: Reduzierter Papierverbrauch schont die Umwelt.

Wie funktioniert die eRechnung in Lexware?

1. Erstellung: Sie erstellen Ihre Rechnungen wie gewohnt in Lexware und wählen die Option „eRechnung“.
2. Versand: Über den Auftragsassistenten können Sie die Rechnung im gewünschten elektronischen Format versenden.
3. Archivierung: Die Rechnung wird automatisch archiviert und ist jederzeit zugänglich.

Die neuen Fristen im Überblick:

• Bis 31.12.2024 ist die Erstellung von eRechnungen erlaubt, der Empfänger muss zustimmen
• Ab 01.01.2025 ist die Erstellung von eRechnungen erlaubt, der Empfänger muss die Rechnung annehmen
• Ab 01.01.2027 sind Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz zur eRechnung verpflichtet
• Ab 01.01.2028 gilt die eRechnungspflicht für alle Unternehmen

Die Lexware-Lösungen zur eRechnung im Überblick

Revisionssichere Archivierung mit Lexware

Zusätzlich zur eRechnung selbst gelten neue Aufbewahrungspflichten für Rechnungsbelege. So müssen elektronische Rechnungen über zehn Jahre im Originalformat unveränderbar vorgehalten werden. Eine simple Ablage in Desktop-Ordnern ist rechtlich nicht mehr zulässig.

Die Lösung von Lexware bietet eine revisionssichere, digitale Archivierung gemäß den GoBD-Vorschriften. Dank Aktivitätsprotokoll und Versionierung bleiben die Daten jederzeit verfügbar, nachvollziehbar und unveränderbar. Die Archivierung lässt sich nahtlos in den Rechnungsworkflow integrieren. Eine mobile App ermöglicht überdies den Zugriff auf Belege von unterwegs.

Die Vorteile der revisionssicheren Archivierung mit Lexware

• Automatische Belegarchivierung: Ihre Rechnungen werden automatisch archiviert und synchronisiert.
• Aktivitätenprotokoll: Alle Änderungen werden protokolliert und sind nachvollziehbar.
• Hohe Datensicherheit: Ihre Daten werden in deutschen Hochsicherheitszentren gespeichert.
• Volltextsuche und OCR: Schnelle und effiziente Suche nach archivierten Dokumenten.
• Mobiler Datenzugriff: Zugriff auf Ihre Daten von überall aus per App.

Intelligentes Dokumentenmanagement mit d.velop

Besonders komfortabel lässt sich die Belegablage und -archivierung mit der Software d.velop durchführen. Dank Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen und automatischer Dokumentenerkennung werden eingehende Rechnungen direkt zugeordnet und revisionssicher in der digitalen Aktenstruktur abgelegt. Ein besonderes Highlight sind die Workflows und Kollaborationstools zur papierlosen Belegbearbeitung im Team.

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