Microsoft Loop – Unsere Erfahrungen mit der neuen Kollaborationssoftware

Sie kennen Excel. Sie kennen Outlook. Und auch Teams hat unseren Arbeitsalltag fest im Griff.

Doch was ist Microsoft Loop eigentlich?

Im März 2023 kündigte Microsoft die Public Preview seiner neuen Kollaborationssoftware Loop an. Microsoft Loop ist eine Plattform, die nicht wie bisher üblich in einzelnen Dokumenten „denkt”, sondern einen standortunabhängigen und grenzenlosen Arbeitsbereich bietet. Es ist eine vernetzte Plattform für die teamübergreifende Zusammenarbeit, die schrittweise ausgebaut werden soll. Zukünftig könnte es so eine native Alternative für Kollaborations-Apps wie Notion oder Trello werden.

Wer sich bis jetzt ausschließlich im Microsoft-Ökosystem bewegt hat, dem wird die Funktionsweise von Notion und Trello zunächst einmal nichts sagen. Die Softwarelösungen verstehen sich als Informationsorganisationssysteme, die innerhalb einer App Text-Editor und Notizen mit Aufgaben- und Projektmanagement verbinden. Auch Wikis und ganze Datenbanken lassen sich damit abbilden.

Als Microsoft also Loop ins Rennen schickte, fragten sich daher viele, welchen Mehrwert es nun gegenüber den anderen Lösungen haben würde. Zugegeben: Wir haben uns das auch gefragt 😋

Wir haben uns also mal ein wenig in Loop umgeschaut und erste Erfahrungen mit der Software gesammelt. Mittlerweile können wir auf die ersten Wochen im Einsatz zurückblicken und möchten nun unsere Eindrücke teilen.

Was ist Microsoft Loop?

Die Arbeitsoberfläche von Loop besteht aus Arbeitsbereichen, die in Seiten unterteilt sind. Hier findet die Zusammenarbeit statt. Man kann Texte, Listen, Tabellen, Abstimmungen und mehr erstellen und bearbeiten.

Der Clou ist, dass jedes dieser Elemente mit nur einem Klick in eine “Loop-Komponente” verwandelt und über Apps hinweg geteilt werden kann. Die Empfänger können die Komponente dort bearbeiten, wo sie empfangen wird – zum Beispiel in Outlook oder Teams. Dabei sehen alle Beteiligten die Änderungen in Echtzeit.

Aufgabenlisten sind beispielsweise mit den Microsoft To Do-Listen verknüpft. Aufgaben aus Loop werden so auch in der vertrauten To Do-App angezeigt und Fristen bleiben im Blick. Team-Mitglieder lassen sich zudem mit „@“ ganz einfach ins Boot holen.

Fun Fact: Das Wort „Loop“ steht im Englischen für „Schleife“. Mit hübschen Dekoartikeln hat das Tool bekanntlich eher weniger am Hut. „To be in the loop“ ist eine englische Redewendung und bedeutet so viel wie „informiert oder eingeweiht sein“.

Mögliche Anwendungsszenarien für Microsoft Loop

Loop steckt noch in den Software-Kinderschuhen. Aktuell ist der Funktionsumfang noch begrenzt. Mit der Zeit ergeben sich aber sicherlich immer neue Anwendungsszenarien. Aktuell sehen wir die App besonders als Medium zum Brainstorming und als Rahmen für fokussierte Diskussionen. Weiterhin bewältigt es bereits einfachere Projektmanagement-Aufgaben erstaunlich gut. Als Informationsorganisationssystem kann es zudem für Datensammlungen oder Wikis eingesetzt werden.

Loop Vorteil #1 – Zusammenarbeit auf einem neuen Level

Einer DER Vorteile ist für uns die nahtlose Zusammenarbeit. Die live Bearbeitungsansicht ermöglicht die gemeinsame Erarbeitung von Ideen und Texten. Dank Erwähnungen und Kommentarfunktion lassen sich Rückfragen direkt klären, ohne in Chat- oder E-Mailprogramme wechseln zu müssen. Das spart Zeit und macht Entscheidungen für alle Mitlesenden transparent.

Loop Vorteil #2 – App-übergreifende Komponenten

Das System der Komponenten ist ziemlich praktisch. Benötigt man zum Beispiel den Input einer anderen Abteilung, muss man nicht ein riesiges – und zuweilen recht furchteinflößendes – Dokument zur Bearbeitung freigeben. Man kann einfach die entsprechende Komponente teilen und alle sehen sofort, was wichtig ist.

Informationen lassen somit deutlich besser herunterbrechen und sind damit besser lesbarer.

Die Komponenten lassen sich unter anderem in Teams-Chats oder Kanälen sowie in E-Mails einbinden: ganz gleich wo diese dann bearbeitet werden, alle Beteiligten sind stets auf dem gleichen Arbeitsstand.

Loop Vorteil #3 – Termine und Verantwortlichkeiten im Blick

Dadurch, dass Loop ebenfalls aus dem Hause Microsoft kommt, werden Aufgaben und Fälligkeiten direkt mit Tasks und To Do synchronisiert. Mitarbeiter können also nach wie vor ihre Aufgabenlisten dort verwalten, wo sie es bereits kennen. Loop ist lediglich eine neu angebundene Quelle.

„Die Deadline ist mir hinten runtergefallen“ dürfte daher der Vergangenheit.

Loop Vorteil #4 – Loop Komponenten werden auf der Office-Startseite angezeigt

Wie alle anderen Datei-Formate werden Loop Komponenten auch im Windows-Startmenü und auf der Office-Startseite angezeigt. Mit gesetztem Filter kann man sämtliche Loop-Inhalte überblicken, die in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen für einen selbst freigegeben sind.

Unser Fazit

Obwohl der Funktionsumfang und die Seitenvorlagen noch eingeschränkt sind (Kein Kanban oder Kalender möglich), macht Loop bereits vieles richtig. Vor allem Anwender, die ohnehin schon mit Tasks, To Dos und Planner arbeiten, profitieren von der gewonnenen Vernetztheit.

Für uns ist es vor allem eine tolle Alternative zu OneNote. Mit dessen etwas angestaubten Look im Hinterkopf erfreuen sich besonders visuelle Typen an der modernen Optik und den Gestaltungsmöglichkeiten.

Nichtsdestotrotz warten auch wir gespannt auf neue Funktionen, welche unsere Arbeit weiter vereinfachen.