Verloren gegangene Mails, Terminchaos und Verwirrung, mit wem man etwas vereinbart hatte – kennen Sie das? Dies sind nur einige der Stolpersteine, die uns im Berufsalltag das Leben erschweren. Dabei will man nichts mehr, als einfach produktiv zusammenzuarbeiten und alle wichtigen Informationen auf einen Blick zur Verfügung zu haben. Genau dafür möchten wir Ihnen einen praktischen und für uns unverzichtbaren Helfer vorstellen: Microsoft Teams.
Die App für Teamarbeit macht Ihnen das Vernetzen und Organisieren kinderleicht. Und das beste daran ist, dass Sie nicht von Programm zu Programm springen müssen, um alle relevanten Informationen zusammenzutragen.
Funktionen von Microsoft Teams:
Die wohl bekannteste Funktion von Teams ist der Chat. Egal ob in einer 1:1 Unterhaltung oder in der Gruppe, Sie können sich mit Ihren Kollegen jederzeit austauschen. Dem reinen Schreiben können Sie durch Emojis, Sticker und GIFs mehr Charakter verleihen. Auch Anhänge können schnell und einfach innerhalb von Teams versendet werden. Durch die chronologische Darstellung der Unterhaltung können Sie einfach zurückverfolgen, wer wann etwas geschrieben hat – egal wo Sie gerade sind.
Für uns ebenfalls ein Must-have: die Bearbeitung von Dokumenten in Teams. Wenn ein Dokument via Teams versendet wird, kann der Empfänger dieses direkt in der App bearbeiten und kommentieren. So wird automatisch die aktuelle Version gespeichert und es kommt nicht zu Verwechslungen, weil mehrere Versionen im Umlauf sind. Zudem wird angezeigt, wer die Co-Autoren des Dokumentes sind. Dies in besonders in Bezug auf eine weitere Funktion sehr nützlich: in Teams kann übergreifend nach Personen in Nachrichten, unter den Mitgliedern und in den Dateien gesucht werden. So findet man in Sekundenschnelle, wer an welchem Projekt beteiligt ist.
Besonders praktisch finden wir auch die Funktion, dass Dokumente angeheftet werden können. So kann beispielsweise auf häufig genutzte Dateien zugegriffen werden – schnell und ohne zu suchen. Die Einbindung von weiteren Apps steigert die Produktivität noch weiter. Insbesondere der Microsoft Planner und OneNote bilden eine sinnvolle Ergänzung innerhalb von Teams. Doch auch Apps von anderen Anbietern können eingebunden werden, sodass Sie Teams Ihren individuellen Anforderungen anpassen können.
Eine weitere Funktion, für die Teams spätestens seit dem Beginn der Pandemie bekannt ist, ist das Durchführen von Besprechungen, Liveereignissen und Anrufen. Durch die Integration des Kalenders, welcher mit Outlook synchronisiert wird, können online Meetings effizient geplant werden. Der Terminplanungsassistent informiert über die Verfügbarkeiten der Teilnehmer und erleichtert somit die Terminfindung ungemein.
Gründe für Teams:
Zusammenfassend möchten wir Ihnen unsere Top Gründe für die Verwendung von Teams präsentieren. Da wir dieses Tool jeden Tag für die Organisation im Unternehmen nutzen, haben wir es auf Herz und Nieren geprüft und können Ihnen versichern, dass es den Arbeitsalltag deutlich erleichtert!
- Zeitersparnis
- Schnelle, unkomplizierte Kommunikation
- Vereinfachte Abstimmung
- Enge und vielfältige Zusammenarbeit
- Übersichtlichkeit, da alles in einer App gesammelt ist
- Einfaches Teilen von Informationen und Dateien
- Sicherheit für die Daten durch hohe Datenschutzstandards von Microsoft
- Produktivitätssteigerung
Hat Ihnen dieser kleine Einblick gefallen? Dann halten Sie die Augen nach weiteren Beiträgen zu diesem Thema offen! Wir werden Sie zu den einzelnen Funktionen tiefergehend informieren und Ihnen aufzeigen, welchen Nutzen Sie aus einem modernen Arbeitsplatz ziehen können!
Übrigens: Mit premium technologies haben Sie die Möglichkeit auf eine 6-monatige kostenfreie Testlizenz von Teams!