Revisionssichere Archivierung: Mehr als nur Dokumente aufbewahren

Längst gehören Aktenschränke und physische Ordner einer aussterbenden Gattung an. Immer öfter werden Rechnungen per Mail versendet. Dabei reicht es nicht aus, Dokumente einfach nur zu speichern – sie müssen revisionssicher archiviert werden. Doch was bedeutet das genau, warum sind gängige Tools wie Word oder Excel dafür ungeeignet, und welche Lösung gibt es, die alle Anforderungen erfüllt? Außerdem schauen wir uns in diesem Beitrag an, wie die elektronische Rechnungsstellung – die eRechnung – in dieses Thema hinein?

Was ist eine eRechnung?

Die eRechnung (elektronische Rechnung) ist ein elektronisches Dokument, das strukturiert erstellt und übermittelt wird und alle relevanten Informationen für die Rechnungsstellung enthält. Im Gegensatz zu einem einfachen PDF oder einer gescannten Rechnung ist sie maschinenlesbar und liegt in einem standardisierten Format vor (wie ZUGFeRD oder XRechnung). Durch den strukturierten Aufbau kann sie automatisiert verarbeitet werden, was zu einer erheblichen Reduzierung von Fehlern und manuellem Aufwand führt.

Rechtliche Rahmenbedingungen für eRechnungen

Seit dem 27. November 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland auf Bundesebene verpflichtet, elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten. Ab dem 1. Januar 2025 wird diese Verpflichtung auf alle öffentlichen Auftraggeber der Länder und Kommunen ausgeweitet. Für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, bedeutet dies, dass sie in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen in diesen Formaten zu erstellen, zu versenden und revisionssicher zu archivieren.

Dabei müssen die eRechnungen den Anforderungen an die Revisionssicherheit und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entsprechen, um rechtskonform zu sein. Nur so ist sichergestellt, dass elektronische Rechnungen unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und sicher archiviert werden können.

Was bedeutet Revisionssicherheit?

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente so aufbewahrt werden, dass sie unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig, verfügbar und ordnungsgemäß sind. Diese Anforderungen sind essenziell, um rechtliche Vorgaben wie die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen. Eine revisionssichere Archivierung gewährleistet, dass Daten im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits jederzeit lückenlos und korrekt nachgewiesen werden können.

Warum sind Word oder Excel keine Lösung für revisionssichere Archivierung?

Viele Unternehmen setzen nach wie vor auf Office-Tools wie Word oder Excel für die Archivierung, was jedoch erhebliche Nachteile mit sich bringt:

Unveränderbarkeit der Dokumente:

• Problem bei Office-Tools: In Word oder Excel gespeicherte Dateien können jederzeit bearbeitet werden. Es gibt keine integrierte Mechanik, die Änderungen verhindert oder protokolliert.
• Anforderung: Dokumente müssen in einem Format gespeichert werden, das nachträgliche Änderungen verhindert oder zumindest erkennbar macht.

Vollständigkeit der Archivierung:

• Problem bei Office-Tools: Ohne ein systematisches Datenmanagement ist die Verwaltung großer Datenmengen fehleranfällig und zeitaufwendig. Das Risiko von Datenverlusten oder unvollständigen Archiven ist hoch.
• Anforderung: Alle relevanten Dokumente müssen lückenlos und in ihrer Gesamtheit archiviert werden.

Ordnungsmäßigkeit der Buchführung:

• Problem bei Office-Tools: Herkömmliche Office-Programme bieten keine spezifischen Funktionen zur Einhaltung buchhalterischer Vorschriften.
• Anforderung: Die Archivierung muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere im Hinblick auf steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorschriften.

Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge:

• Problem bei Office-Tools: Änderungen an Dokumenten werden nicht automatisch protokolliert. Somit fehlen wichtige Audit Trails, um im Nachhinein die Integrität der Dokumente zu überprüfen.
• Anforderung: Jeder Zugriff, jede Änderung und jede Aktion im Zusammenhang mit archivierten Dokumenten muss lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Datensicherheit:

• Problem bei Office-Tools: Die meisten Office-Dokumente sind nicht verschlüsselt und bieten nur begrenzte Zugriffskontrollen. Dadurch besteht ein erhöhtes Risiko für Datenverlust oder unbefugten Zugriff.
• Anforderung: Eine revisionssichere Archivierungslösung muss robuste Sicherheitsmaßnahmen bieten, einschließlich Verschlüsselung und granularer Zugriffskontrollen.

Anforderungen an eine professionelle Archivierungslösung

Aus den Betrachtungen der vorangegangenen Abschnitte lassen sich damit folgende Kriterien für ein professionelles Archivierungssystem ableiten.

1. Unveränderbarkeit der Dokumente
   • Sicherstellung, dass archivierte Informationen nicht bearbeitet oder gelöscht werden können.
2. Lückenlose Protokollierung
   • Dokumentation aller Zugriffe und Änderungen zur Gewährleistung der Datenintegrität.
3. Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
   • Flexibilität zur Berücksichtigung unterschiedlicher gesetzlicher und branchenspezifischer Vorgaben.
4. Langfristige Verfügbarkeit und Lesbarkeit
   • Sicherstellung, dass Daten über Jahrzehnte hinweg zugänglich und lesbar bleiben.
5. Schutz vor unbefugtem Zugriff
   • Implementierung robuster Verschlüsselungsmechanismen und granularer Berechtigungen.

Ergänzend zu diesen grundlegenden Anforderungen gibt es weitere Funktionen, die Unternehmen nutzen können, um ihre Archivierung noch effizienter und nachhaltiger zu gestalten:

1. Nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastrukturen
   • Möglichkeit der einfachen Anbindung an vorhandene Systeme.
2. Skalierbarkeit
   • Anpassungsfähigkeit an wachsende Datenmengen und sich ändernde Anforderungen.
3. Intuitive Benutzeroberfläche
   • Benutzerfreundlichkeit zur Förderung der Akzeptanz und Nutzung durch Mitarbeiter.
4. Automatisierte Prozesse
   • Effiziente Erfassung, Indexierung und Verwaltung von Dokumenten zur Minimierung menschlicher Fehler.

Hier kommt d.velop ins Spiel – ein führender Anbieter von Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen, der Unternehmen dabei unterstützt, ihre Daten sicher und gesetzeskonform zu verwalten. Die Lösungen von d.velop sind speziell dafür entwickelt, alle Anforderungen der revisionssicheren Archivierung zu erfüllen:

• Automatisierung von Archivierungsprozessen: d.velop ermöglicht eine automatisierte Speicherung von Dokumenten gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Manuelle Fehler werden minimiert, und die Compliance wird sichergestellt.
• Sichere Speicherung und Zugriffskontrollen: Durch moderne Verschlüsselungstechniken und detaillierte Zugriffsrechte wird gewährleistet, dass nur autorisierte Personen auf die archivierten Dokumente zugreifen können.
• Revisionssichere Protokollierung und Audit Trails: Jede Änderung und jeder Zugriff auf Dokumente werden lückenlos protokolliert. Dies ermöglicht eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten.
• Einfache Integration: d.velop lässt sich nahtlos in bestehende IT-Systeme wie ERP- oder CRM-Lösungen integrieren, sodass Ihre Mitarbeiter in der gewohnten Umgebung arbeiten können, während die Archivierung im Hintergrund automatisch erfolgt.

Mit d.velop setzen Sie auf eine bewährte Lösung, die nicht nur die rechtlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch benutzerfreundlich, flexibel und zukunftssicher ist.

Die Rolle der eRechnung in der revisionssicheren Archivierung

Die elektronische Rechnungsstellung fügt sich nahtlos in ein revisionssicheres Archivierungssystem ein, da eRechnungen durch ihre Struktur und Standardisierung bereits die Grundlage für eine automatisierte, sichere und gesetzeskonforme Archivierung bieten. Durch die Nutzung einer Lösung wie d.velop können Unternehmen eRechnungen effizient archivieren, ohne zusätzliche manuelle Arbeitsschritte. Dies sorgt für mehr Effizienz und Sicherheit in der Rechnungsverarbeitung.

Die Vorteile einer revisionssicheren Archivierung

Die Implementierung einer revisionssicheren Archivierungslösung wie d.velop bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Rechtssicherheit: Die Plattform gewährleistet die Einhaltung aller relevanten Compliance-Anforderungen.
• Effizienzsteigerung: Mitarbeiter können schnell und unkompliziert auf benötigte Dokumente zugreifen.
• Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung von Papierarchiven und manuellem Aufwand sinken die Betriebskosten.
• Zukunftssicherheit: Die Plattform passt sich an sich ändernde gesetzliche Vorgaben an, sodass Unternehmen stets auf der sicheren Seite sind.

Fazit und Handlungsempfehlung

Revisionssichere Archivierung ist für jedes Unternehmen ein Muss, das langfristig auf sichere, effiziente und rechtskonforme Datenverwaltung setzt. Die Nachteile herkömmlicher Tools wie Word und Excel sind eindeutig, und eine professionelle Lösung wie d.velop bietet die Sicherheit und Flexibilität, die Ihr Unternehmen braucht. Die Integration der eRechnung in eine solche Lösung ermöglicht zudem eine durchgängige Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsprozesse, was zusätzliche Effizienzgewinne und Rechtssicherheit bringt. Setzen Sie auf d.velop und sorgen Sie dafür, dass Ihre Daten revisionssicher und jederzeit verfügbar sind.

Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung oder besuchen einfach eine unserer Info-Veranstaltungen.