Revisionssichere Archivierung: Mehr als nur Dokumente aufbewahren

Aktenschränke gehören der Vergangenheit an. Die physische Ablage in entsprechenden Ordnern wurde weitgehend durch digitale Lösungen ersetzt. Doch um den gesetzlichen Vorgaben zu genügen, reicht es nicht, Dateien einfach auf einem Server oder in einem Ordner auf dem Desktop zu speichern – sie müssen revisionssicher archiviert werden.

Aber was bedeutet das genau, und warum ist das unverzichtbar?

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass digitale Dokumente so gespeichert werden, dass sie unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar sind. Das bedeutet, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind und die Dokumente bei Bedarf, beispielsweise während einer Prüfung, in ihrem Originalzustand vorgelegt werden können.

Warum ist revisionssichere Archivierung wichtig?

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente über festgelegte Zeiträume aufzubewahren. Eine revisionssichere Archivierung gewährleistet, dass diese Unterlagen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und bei Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen als Beweismittel dienen können.

Warum sind Word-, Excel- oder “normale” PDF-Dateien ungeeignet?

Word- und Excel-Dateien können nachträglich geändert werden, ohne dass diese Änderungen nachvollziehbar sind. Zudem bieten sie keine integrierten Funktionen zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit oder zur Protokollierung von Zugriffen und Änderungen. Auch PDFs lassen sich mit den entsprechenden Programmen einfach “ohne Spuren” verändern. Daher erfüllen sie nicht die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.

Welche Lösung erfüllt die Anforderungen der GoBD?

Spezialisierte Lösungen zum Dokumentenmanagement (d.velop) oder zur einfachen E-Mail- und Belegarchivierung (Lexware archivierung) bieten Funktionen, die eine revisionssichere Archivierung ermöglichen. Sie stellen sicher, dass Dokumente unveränderbar gespeichert werden, Zugriffe und Änderungen protokolliert sind und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

	Lexware archivierung	d.velop
Zielgruppe	Kleine bis mittelständische Unternehmen, insbesondere Nutzer von Lexware-Produkten	Mittelständische bis große Unternehmen in verschiedenen Branchen
Funktionalität	Fokus auf revisionssichere Archivierung von Belegen und Dokumenten	Umfassendes DMS mit Funktionen wie Dokumentenerfassung, -verwaltung, Workflows und Collaboration
Integration	Nahtlose Integration in Lexware-Softwareprodukte	Integration in diverse ERP-, CRM- und weitere Systeme; zahlreiche Schnittstellen verfügbar
Skalierbarkeit	Geeignet für kleinere Datenmengen; Erweiterungspotenzial begrenzt	Hoch skalierbar; geeignet für große Datenmengen und komplexe Unternehmensstrukturen
Benutzerfreundlichkeit	Einfache Bedienung, speziell für Lexware-Nutzer konzipiert	Intuitive Benutzeroberfläche; erfordert jedoch Einarbeitung aufgrund des umfangreichen Funktionsumfangs
Cloud-Fähigkeit	Primär lokale Installation; Cloud-Optionen begrenzt	Verfügbar als On-Premises, Cloud oder Hybrid-Lösung
Sicherheit & Compliance	Erfüllt GoBD-Anforderungen für revisionssichere Archivierung	Zertifiziert nach IDW PS880; erfüllt umfangreiche Compliance- und Sicherheitsstandards
Preisgestaltung	Kostengünstige Lösung, speziell für Lexware-Kunden	Preis variiert je nach Umfang und Anpassung; tendenziell höherpreisig aufgrund des erweiterten Funktionsumfangs

Wie passt die elektronische Rechnungsstellung (eRechnung) in dieses Thema?

Elektronische Rechnungen, kurz eRechnungen, sind digitale Rechnungen, die in standardisierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt werden. Sie ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und reduzieren Fehler sowie manuellen Aufwand. Seit dem 27. November 2020 sind öffentliche Auftraggeber in Deutschland auf Bundesebene verpflichtet, solche Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Verpflichtung zum Empfang von eRechnungen nun auch für einen Großteil der Unternehmen. Damit rückt auch die revisionssichere Archivierung in den Fokus vieler Akteure, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Einen ausführlichen Beitrag dazu finden Sie hier: Von der Papierrechnung zur revisionssicheren eRechnung

Zusammenfassung

Zusammenfassend ist die revisionssichere Archivierung ein unverzichtbarer Bestandteil des modernen Dokumentenmanagements. Sie stellt sicher, dass digitale Dokumente den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und bei Bedarf in ihrem Originalzustand verfügbar sind. Spezialisierte Lösungen wie die von d.velop unterstützen Unternehmen dabei, diese Anforderungen effizient umzusetzen.

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