Obwohl das Unterschreiben von Dokumenten nur eine kleine Formalität ist, wird gerade dieser letzte Schritt zu einem aufwändigen Kraftakt. Auch heute noch werden mancherorts digitale Dokumente ausgedruckt, von Hand unterschrieben und anschließend wieder eingescannt und per E-Mail verschickt. Dabei sind die eingescannten Dokumente dann oftmals nur noch schwer lesbar.
Der Status Quo: Sperrig und unsicher
Dieser sperrige Prozess ist unwirtschaftlich und innerhalb kürzester Zeit sieht man den Arbeitsplatz vor lauter Blättern nicht mehr.
Vielleicht klopfen Sie sich jetzt auch stolz auf die Schulter, weil Sie eben keinen Papierdschungel in ihrem Büro haben, sondern am Ende Ihrer PDF-Dateien einfach das Bild Ihrer Unterschrift einfügen. Hiermit sparen Sie sich zwar das Drucken und Scannen. Die E-Mails müssen trotzdem verschickt und Dokumente weitergeleitet werden, damit am Ende die richtige Unterschrift auch auf dem Dokument landet.
Doch können Sie sich wirklich sicher sein, dass die eingefügte Unterschrift wirklich von der unterschriftsberechtigten Person stammt und nicht von jemand anderem eingefügt wurde? Die Antwort ist so einfach wie ernüchternd: Nein! Damit sind solche Unterschriften, obwohl diese Methode vielerorts praktiziert wird, nicht rechtsverbindlich.
Schlank, nachhaltig und effizient – Unsere neue YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle
Die effizientere und nachhaltigere Lösung ist YOUSIGN, genauer genommen: Unsere YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle.
Mit der eSignature-Lösung von YOUSIGN können Sie Dokumente einfach digital unterzeichnen lassen. Hierfür geben sie kurz die Daten der Person ein, die das Dokument signieren soll. Diese erhält eine Mail mit einem Link zum Dokument. Sollen die Unterlagen nach eingehender Sichtung unterschrieben werden, wird ein spezieller Code ans Smartphone geschickt. Dieser muss nur noch in das entsprechende Feld eingegeben werden und das Dokument ist signiert. Anschließend kann es heruntergeladen werden.
Dank unserer YOUSIGN-AMAGNO-Schnittstelle lässt sich der gesamte Vorgang direkt innerhalb des Dokumentenmanagementsystems AMAGNO starten. Dort können Sie jederzeit den Bearbeitungsstand der Unterlagen einsehen. Sobald der Status von “In Bearbeitung” auf “Unterschrieben” wechselt, werden die signierten Dokumente automatisch in AMAGNO eingepflegt.
Die manuellen Arbeitsschritte werden so auf ein Minimum reduziert. Sie können sich ihre eigenen Workflows zusammenbauen und im Fall der Fälle sind die Signaturen rechtsverbindlich, revisionssicher und nachvollziehbar. Durch die Schnittstelle beseitigen Sie nicht nur den Dokumentendschungel auf ihrem Schreibtisch, sondern auch das Dateien-Wirrwarr, welches durch manuelle Dateiverwaltung schnell entstehen kann.
Neben dem intuitiven und effizienten Prozess sowie der Rechtsverbindlichkeit die YOUSIGN-Signaturen ermöglichen, müssen Sie sich auch beim Datenschutz keine Sorgen machen: YOUSIGN kommt aus Europa und ist DSGVO-konform.
Gerne zeigen wir ihnen die Funktionalität von YOUSIGN und unserer Schnittstelle in einem unverbindlichen Demo-Termin – damit die Signatur das bleibt was sie ist: eine kleine Formalität am Ende – fernab des undurchdringbaren Dschungels.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Workflow Integration: Signaturen können dank Schnittstelle direkt über AMAGNO angefordert werden und signierte Dokumente werden direkt in AMAGNO eingepflegt
- Schnelle, simple und sichere (rechtsverbindlich) Signaturen
- Unmittelbare Rückmeldung bei z. B. Angeboten, da das Dokument nicht gedruckt, händisch unterschrieben eingescannt und zugeordnet werden muss.
- Automatische E-Mail-Benachrichtigungen
- eIDAS-konform und zeitgestempelte Belegdatei
- DSGVO-konformer Schutz für Ihre Daten und die Ihrer Kunden
- Sicheres Hosting innerhalb der EU
- Geeignet für alle Branchen, Abteilungen, Teams und verschiedene Unternehmensgrößen
- Nachhaltig für Unternehmen und Umwelt
- Status der Unterschrift jederzeit abrufbar (“In Bearbeitung”, “Bestätigt” und “Abgelehnt”)
Buchen Sie direkt einen Präsentationstermin: www.prem-tec.de/consulting